三力合一 齊抓檔案源頭工作

文/江西省人防指揮信息保障中心 張國鳳

筆者在整理機關(guān)年度文書檔案時，發(fā)現(xiàn)移交進庫的文件在收集工作中存在一些問題，不符合文件歸檔要求，主要表現(xiàn)在：有的只存有擬稿而沒有正式文件；有的只存有紅頭文件而缺、漏文中所指附件；有的只存有領(lǐng)導(dǎo)簽批單位或者文件所附內(nèi)容不完整等。

收集工作和提供利用是檔案工作的兩個重要環(huán)節(jié)，檔案的收集工作是提供利用的基礎(chǔ)，是做好提供利用工作的切實保證，而檔案的提供利用工作直接反映收集工作的成果，所以，檔案收集這項源頭工作必須抓好抓實。筆者以上述問題為導(dǎo)向，以檔案利用為落腳點，鎖定文件擬制到文件暫時保管再到檔案整理三個環(huán)節(jié),集文件擬制人員、文秘人員和檔案員三股力量，齊力做好檔案收集工作。

一、文件擬制人員要繃緊意識

隨著辦公自動化的普及，很多單位不再單設(shè)文印室，文件由擬稿者自行編制、打印，再按慣例存檔。

通常情況下，擬稿者會主動把統(tǒng)一編了文號且加蓋單位公章的文件及時存檔。但對待一事一報的文件，有些擬稿者就會缺少檔案意識，認為這是個短效工作文件，沒什么用，不須存檔。也常有人問筆者：這份文件，你要不要存檔？本人認為，一份文件需不需要存檔，不是檔案人員說了算，主要還得由擬稿者立足本專業(yè)、從檔案利用角度用長遠的眼光來綜合分析。

首先，各業(yè)務(wù)部門移交進庫的文件是經(jīng)過初步整理的。檔案人員的首要職責(zé)是對這些文件再進行規(guī)范化、系統(tǒng)化歸檔，保證長期、隨時可用。而多數(shù)檔案利用者查閱的內(nèi)容都跟本專業(yè)有關(guān)，某份文件是否重要、將來是否會被利用的主要話語權(quán)還在專業(yè)人員。

其次，判斷文件有無價值要有長遠的眼光。業(yè)務(wù)工作尤其是重大項目具有連續(xù)性，包括好多個流程，各流程之間環(huán)環(huán)相扣，一份回函、一個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)或許都會成為日后工作查考的依據(jù)。所以，每個業(yè)務(wù)人員都應(yīng)把自己辦理的文件、資料收集完整，及時做好存檔工作，為自己也給他人的工作帶來便利。舉個例子，比如要求本系統(tǒng)各相關(guān)單位填報項目建設(shè)基本情況，理論上，這是個數(shù)值疊加的工作，一個項目在同一時期所填報的數(shù)值應(yīng)該是一致的。事實上，總有那么幾個單位，報一次一個樣，每一次的數(shù)值都不完全相同。為什么會出現(xiàn)這種情況？從檔案管理的角度上看，就是辦文者檔案意識不夠，在文件辦理后，自認為這只是反映某階段的數(shù)據(jù)，沒什么價值，可能不會再利用，隨手一放，也不保存，下次再用時則成睜眼瞎。反之，如果擬稿者有根深蒂固的檔案意識，隨時按要求做好每次文件的收集和整理工作，那么相關(guān)內(nèi)容隨時可查，拿來就用，即使是換人來填復(fù)雜的同類表格，工作效率也肯定是杠杠的。

二、文秘人員要細心把關(guān)

大部分單位的通常做法，即本年度的文件、資料的集中保管工作，由辦公室（文秘部門）指定專人負責(zé)，次年統(tǒng)一移交進檔案室。因此，相關(guān)文秘人員要把好檔案收集質(zhì)量的第一關(guān)，對擬稿者交來存檔的文件（資料）是否連貫和完整進行必要的檢查，若有遺漏，及時提醒。遇有針對同一件事情反復(fù)辦理的情況，事情辦結(jié)后，文秘人員要協(xié)助擬稿者進行有效處理，以便檔案人員進行重點整理。比如，去年召開的全省人民防空工作會議，省人防辦5月份開始行文請示省委、省政府，幾經(jīng)協(xié)調(diào)，最后會期定于當(dāng)年8月11日。期間，省人防辦根據(jù)省委、省政府各有關(guān)部門要求，在行文編號不變的情況下，對文件內(nèi)容、發(fā)文日期等不斷進行調(diào)整，造成多份文件一個編號的情況。這種情況下，在最后一份文件定稿后，負責(zé)收集當(dāng)年文件的文秘人員應(yīng)協(xié)同擬稿者對前期所存的幾個版本稿件及時進行初步整理，可直接銷毀也可繼續(xù)留存。若需將各版本集中保存反映該事件的動態(tài)信息的話，擬稿者務(wù)必對這些版本進行有效排序，并進行標(biāo)注，同時簡要說明辦文流程，為檔案人員整理工作掃清障礙，打好基礎(chǔ)。

三、檔案整理人員要查漏補缺

檔案整理環(huán)節(jié)，通常是收集文件的收尾階段，檔案人員在整理文件時，務(wù)必要仔細翻閱每一份文件是否完整、是否符合檔案要求，若有遺漏件，要及時追補，提高檔案的完整率。查找已歸檔的文件是否完整可采用兩種方法：一種是返查法，這種方法適用于編有文號的單位發(fā)文。檔案員在對上一年度文件全部整理歸檔后，把歸檔文件目錄和本單位發(fā)文登記本結(jié)合對比，若有缺號現(xiàn)象，根據(jù)發(fā)文登記本信息即可向有關(guān)擬稿者追存。第二類是即查法，這種方法適用于歸檔文件整理時。檔案員在對歸檔文件進行整理時，應(yīng)細心檢查正文、領(lǐng)導(dǎo)的簽批單和擬稿是否齊全，文內(nèi)標(biāo)注的附件是否齊全，若有缺失，根據(jù)發(fā)文單信息即時要求擬稿者進行補存。如遇特殊情況可視本單位檔案情況而定。比如，在整理省人防辦向省財政廳報送《關(guān)于XXXX項目竣工決算送審的報告》文件時，筆者發(fā)現(xiàn)文中所列附件沒有歸檔，經(jīng)咨詢文件擬稿者得知，此文附件包括施工圖紙和項目建設(shè)各類資料，得裝一麻袋。類似這種情況，如果非得把相關(guān)附件與該文件整理成一件存入文書檔案，顯然有點教條主義。我認為可以特例特辦，實行分類整理：加蓋了公章的紅頭文件、領(lǐng)導(dǎo)簽批的辦文單和擬稿按要求歸入文書檔案并備注說明；而整套附件要按項目檔案管理要求歸檔。這樣，既確保了檔案的完整性，做到有據(jù)可查，又有效節(jié)約了資源。