企業(yè)員工手冊的實踐研究

文/上海民航新時代機場設(shè)計研究院有限公司 申梅驊

新員工來公司報到的第一天，往往會首先領(lǐng)到一本《員工手冊》，里面涵蓋了公司管理的方方面面。員工手冊作為企業(yè)重要的管理規(guī)范，不僅是員工的行動指南，也是公司企業(yè)文化的載體。

一、企業(yè)員工手冊存在的常見問題

（一）內(nèi)容不合法。員工手冊制定的條款違背國家、當?shù)胤煞ㄒ?guī)。比如上海市規(guī)定男員工享受配偶陪產(chǎn)假10天，而公司員工手冊卻規(guī)定3天，這種內(nèi)容不合法很容易給公司帶來法律風險。

（二）未經(jīng)法定程序。不少公司制定員工手冊未經(jīng)過民主和公示程序。如果一旦根據(jù)員工手冊的規(guī)定對員工的違紀行為進行處罰，公司無法對員工手冊的合法性進行舉證。

（三）等于企業(yè)規(guī)章制度匯編。有的公司將員工手冊等同于制度匯編，完全就是一本公司規(guī)章制度的大拼盤。員工手冊可以來源于制度，但不應(yīng)該是公司規(guī)章制度的簡單復(fù)制粘貼。

（四）未實時更新。公司員工手冊一成不變，多年不更新。比如公司之前在員工手冊中要求員工上班著正裝，后來在實際操作中逐漸放寬到職業(yè)休閑裝，但并未對員工手冊中相應(yīng)條款進行調(diào)整，一直還是沿用老版本。這樣就會給員工在執(zhí)行層面造成困擾，也會給員工手冊的權(quán)威性大打折扣。

（五）缺乏實操性。員工手冊中條款不具備可操作性。例如規(guī)定“員工嚴重曠工將予以辭退”，但對“嚴重曠工”未明確界定，這樣在實際操作中肯定會遇到問題。

二、員工手冊的作用

一是幫助員工快速了解公司，掌握行為準則和工作規(guī)范。二是向員工展示企業(yè)形象，明確企業(yè)核心價值觀，傳播企業(yè)文化。三是強化公司的管理要求，防范勞動用工風險。

三、員工手冊制定原則

（一）合法。員工手冊制定要做到主體合法、內(nèi)容合法、程序合法。1.主體合法：員工手冊的制定主體應(yīng)與《勞動合同》主體保持一致?，F(xiàn)實中經(jīng)常存在一種現(xiàn)象，就是集團公司、關(guān)聯(lián)公司之間的員工手冊互為使用的問題。員工如果在子公司上班（與子公司簽署勞動合同），一旦發(fā)生違紀事實，應(yīng)按照子公司員工手冊進行處理，而不能照搬母公司的員工手冊。2.內(nèi)容合法：員工手冊的內(nèi)容必須符合國家及當?shù)胤煞ㄒ?guī)的要求。有的公司在員工手冊中限定員工上洗手間的時間，對員工基本生理需求進行限制是對人權(quán)的侵犯。3.程序合法：《勞動合同法》第四條明確要求，“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定”以及“用人單位應(yīng)當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者”。員工手冊涉及員工切身利益，在制定時要履行民主程序，制定完成后要履行公示或告知程序。

（二）實用有效。面面俱到的員工手冊是不存在的，要篩選出“公司最想讓員工掌握”以及“員工最常用”的內(nèi)容，切忌一味追求大而全。在編制時要體現(xiàn)員工手冊的工具性，便于員工遵守和對照執(zhí)行，只有具備實操性的員工手冊才能真正執(zhí)行到位。

（三）實時更新。員工手冊應(yīng)保持與時俱進，要與公司發(fā)展現(xiàn)狀和管理要求相適應(yīng)，不斷地修訂和完善。

四、員工手冊內(nèi)容設(shè)計

員工手冊通常應(yīng)包括如下幾個模塊的內(nèi)容：

（一）總則。明確員工手冊編制目的、政策依據(jù)、適用范圍以及使用要求。員工手冊屬于公司內(nèi)部資料，要說明知識產(chǎn)權(quán)和保密的要求。

（二）公司簡介。向員工展示企業(yè)發(fā)展以及企業(yè)價值觀，包含公司概況、企業(yè)發(fā)展的歷程、企業(yè)愿景、組織架構(gòu)和公司核心價值體系等。

（三）員工行為規(guī)范。本公司員工應(yīng)該具有的共同的行為特點和工作準則。舉個例子，員工手冊要求“在未經(jīng)公司授權(quán)的情況下，員工不得超越本職業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍從事相關(guān)活動”，為便于理解和操作，這里最好要寫明相關(guān)活動具體是指哪些（如以公司名義進行考察、談判、簽約、招投標、競拍、技術(shù)咨詢等）。

（四）獎懲條例。主要是告知員工“哪些行為會得到獎勵，哪些行為會受到處罰”，對員工的行為起到導(dǎo)向性和約束性的作用，體現(xiàn)出企業(yè)的核心價值觀，最好能夠?qū)l款進行細化和量化。例如員工有突出業(yè)績和重大貢獻應(yīng)當給予獎勵，即取得國家級及省部級科技進步獎、自然科學獎、技術(shù)發(fā)明獎主要貢獻者，具有個人證書；作為項目負責人完成了省部級以上重點攻關(guān)項目或高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化項目?！秳趧雍贤ā芬?guī)定，勞動者嚴重違反用人單位的規(guī)章制度的，用人單位可以解除勞動合同。因此，在獎懲條例中可以對嚴重違紀行為進行界定，比如“連續(xù)曠工達三個工作日或當年內(nèi)累計曠工達五個工作日者，屬于嚴重違紀行為，予以開除，公司隨時單方面解除勞動關(guān)系”。

（五）人力資源。人力資源覆蓋招聘及入離職、考勤休假、工資福利、績效考核、培訓、員工關(guān)系（勞動合同、社保、公積金、戶籍居住證、人事檔案、出國、各類證明）等各方面。這里呈現(xiàn)原則性規(guī)定即可，無需大篇幅堆砌人力資源相關(guān)制度，因為員工如需了解細則可從公司知識庫查詢，再者制度可能會做調(diào)整，而且有的制度（如工資）是保密的不適合公開。以考勤休假為例，可在手冊里體現(xiàn)工作時間、考勤方式、假期類型、請假流程；績效考核方面可體現(xiàn)考核目標、組織機構(gòu)、考核對象、考核周期、考核方式；工資方面可體現(xiàn)發(fā)放日期、發(fā)薪賬戶變更、工資條獲取方式。

（六）綜合辦公。選取員工經(jīng)常會接觸到的辦公事項，如報銷、公文、印章、會議、對外接待、采購、安全、宣傳等方面。以用印為例，寫明在辦公系統(tǒng)哪個模塊即可進行申請操作，如沒有實現(xiàn)信息化的公司，可以用流程圖簡明扼要進行說明。

（七）經(jīng)營。列舉公司合同管理、質(zhì)量管理、項目管理、保密管理的框架性要求。

（八）附則。主要是兜底條款，可注明“手冊中涉及到內(nèi)容如與國家、當?shù)噩F(xiàn)行法律法規(guī)相抵觸的，按現(xiàn)行法律法規(guī)執(zhí)行”“未盡事宜，按國家、當?shù)丶肮镜挠嘘P(guān)制度和規(guī)定執(zhí)行”。此外，還應(yīng)說明員工手冊制定、解釋及修訂權(quán)歸屬部門。最后附上員工簽收回執(zhí)。

五、員工手冊制定流程

（一）成立項目組。員工手冊的制定是一項系統(tǒng)性的工作，單靠一己之力是難以完成的，應(yīng)成立專門的項目組，由公司高層擔任項目負責人，各職能部門和產(chǎn)研銷業(yè)務(wù)部門分別派專人參與，各司其責，推動員工手冊制定工作順利進行。如果是集團公司還需考慮讓分（子）公司人員加入項目組，以便推動適合分（子）公司的不同版本員工手冊的制定。

（二）內(nèi)部意見征詢。項目組將初步擬定的員工手冊進行內(nèi)部意見征詢，經(jīng)過內(nèi)部反復(fù)討論對員工手冊進行優(yōu)化。此流程一般會需要較長時間，集體協(xié)商達成共識是員工手冊制定的必經(jīng)階段。

（三）職工（代表）大會審議。將員工手冊提交職工代表大會或者全體職工大會進行審議，應(yīng)當采取無記名投票方式進行表決，獲得全體職工代表半數(shù)以上贊成票方視為通過。

（四）手冊下發(fā)?？紤]企業(yè)員工人數(shù)和成本，員工手冊可選擇紙質(zhì)印刷或者電子版。對于中小企業(yè)，可以將印刷的員工手冊下發(fā)，保留好員工簽收回執(zhí)的原件。對于大企業(yè)，可將電子版的員工手冊在公司內(nèi)網(wǎng)進行公布。

（五）培訓宣貫。有條件的公司可以通過現(xiàn)場宣貫會、互聯(lián)網(wǎng)等方式對員工手冊進行宣導(dǎo)。同時將員工手冊作為新人培訓教材，納入新員工崗前培訓考核體系。

六、結(jié)語

2016年全國共受理勞動爭議案件82.87萬件。由于員工手冊引發(fā)的勞動爭議屢見不鮮。員工手冊貫穿企業(yè)管理的各個方面，是企業(yè)核心價值觀在執(zhí)行層面的體現(xiàn)，為企業(yè)創(chuàng)建和諧勞動關(guān)系、穩(wěn)定高效運營提供了制度保障，有利于提升企業(yè)的核心競爭力。