高校二級學院辦公室工作存在的問題之我見

文/長安大學經(jīng)濟與管理學院 王菁

辦公室是一個單位對外的窗口，對內(nèi)協(xié)助領(lǐng)導工作的機構(gòu)。高校二級學院辦公室既是學院領(lǐng)導指導下的綜合管理和辦事機構(gòu)，又是面對學院領(lǐng)導、學校各主管單位、全院師生的服務部門。它是高校不可或缺的銜接機構(gòu)，但又往往缺乏來自學校的頂層設計，因此其發(fā)展步伐很難與時俱進，在推進和深化高校綜合改革的進程中或?qū)⑿纬勺璧K，基于此，本文就高校二級學院辦公室工作存在的問題進行分析，希望得到高校有關(guān)方面的重視，排除阻礙，發(fā)揮辦公室的正常作用。

一、工作“雜”“繁”“細”與人手不足間產(chǎn)生矛盾

近年來，我國高等教育迅速發(fā)展，黨的十九大報告著眼于實現(xiàn)中華民族偉大復興的中國夢，聚焦新時代社會的基本矛盾，提出了建設教育強國新目標，對教育發(fā)展作出了一系列新的戰(zhàn)略部署和安排。高校二級學院辦公室居于學院管理系統(tǒng)的中心地位，在高校管理中起到橋梁作用，密切聯(lián)系二級學院和學校各職能處室，負責聯(lián)絡上下左右，協(xié)調(diào)校、院內(nèi)外。學院辦公室要傳達學校出臺的各項規(guī)章制度，完成各職能部門通知的各種事務，配合學校落實人才引進、專家評估事項，組織教師申報科研項目、安排教學計劃，完成學校、學院下達的公務接待、負責學院安全、環(huán)境治理、甚至黨務、財務、工會工作等。而近幾年，教育部相關(guān)規(guī)定限制了高校管理人員的數(shù)量和編制，隨著學院專任教師的增加、各類人才的引進以及專業(yè)學位碩士人數(shù)的逐年增加，二級學院辦公室的管理人員壓力驟增。學校管理成“鞭打快牛”，最終會導致“快?！睕]了心力和動力，變成“慢?！薄?/p>

二、工作時效性強與一崗多責之間產(chǎn)生矛盾

為響應國家優(yōu)化高等教育戰(zhàn)略布局加快“雙一流”建設，高校搶抓機遇，超前布局，對工作的時效性要求越來越高。目前的情況是，學校機關(guān)職能部門下達給學院任務時部門之間互不通氣，經(jīng)常會有多個部門的任務紛至沓來，且每項任務都明確規(guī)定了完成時間，而學院的辦公室工作人員往往是一崗多責，要對應多個不同的校職能部門，同樣的情況在二級學院還會因為一個辦公室同時面對多個院領(lǐng)導而加劇。在這種情況下，學院辦公室人員只能加班加點，犧牲休息時間保證工作按時完成。有時，一項工作還需要學院辦公室多個部門協(xié)作完成，工作人員常常遇到自己崗位職責內(nèi)的工作非常急迫，需要協(xié)作的工作更加急迫，有些時候連吃飯的時間都要擠出來工作。疲于應對的場面好像家常便飯。

三、工作要求高與人員專業(yè)性欠缺之間產(chǎn)生矛盾

學院辦公室的工作除了常規(guī)性工作，還有很多是其他部門都不管的事務，可以說是多向性與多功能的結(jié)合。辦公室成了解決疑難雜癥的機構(gòu)，而無論面對什么樣的工作任務，領(lǐng)導都希望辦公室人員有“兵來將擋、水來土掩”的本事，十八般才藝樣樣精通，協(xié)助學院工作的順利開展。但是辦公室人員人數(shù)少，個人知識和技能結(jié)構(gòu)都有欠缺，很難在短時間內(nèi)形成一個“多面手”或“專業(yè)人士”，只能通過不斷學習，在實踐中培養(yǎng)各種專業(yè)技能。

四、學習緊迫性與工作時間缺彈性間產(chǎn)生矛盾

學院辦公室人員要想成為多面手、能夠與時俱進跟上學校的步伐，跟隨領(lǐng)導的眼光，以及伴隨高校管理權(quán)的下放，要求學院辦公室人員要有多方面的能力和技能，如應具備管理學、心理學、計算機技術(shù)與法律等相關(guān)專業(yè)技能。這些都使得系統(tǒng)性、持續(xù)性地為學院辦公室人員提供多種專業(yè)培訓成為迫在眉睫的一項任務。但學院辦公室人員不同于專任教師，上班時間要求嚴格，領(lǐng)導要求辦公室不能離人，能夠及時上傳下達，人手少輪不開崗，時刻進行日常事務的處理等，造成辦公室人員很少有機會和時間參加提高自身業(yè)務能力的學習，這就使得辦公室人員自我提升受到很大限制。

五、激發(fā)工作熱情與晉升通道窄之間產(chǎn)生矛盾

面對繁雜的工作，要想提高學院辦公室管理成效，當然離不開激發(fā)每一位辦公室管理人員的工作熱情、提高管理人員自身的思想認識，轉(zhuǎn)變工作作風和認識，樹立良好的服務意識和管理思維，激勵高校辦公室管理人員積極主動地投入到相關(guān)的工作中去。但是目前有些高校不允許管理人員評職稱，職務晉升制度也不完善，同級職稱的管理人員與教師的待遇存在差距，尤其二級學院話語權(quán)比不了學校職能部門，使得二級學院辦公室管理人員很難有獲得感、存在感，面對繁雜的工作難以激發(fā)工作熱情。

綜上所述，要想改善高校二級學院辦公室的工作狀態(tài)，提高辦公室管理質(zhì)量，需要學校高度重視辦公室管理隊伍的建設和發(fā)展，深刻認識到二級學院辦公室在校院兩級管理工作中的重要作用，做好學校方面的頂層設計，及時增補二級學院辦公室缺編崗位，不定期組織各類崗位培訓和專題講座活動，為管理崗教師提供繼續(xù)深造且獲得學歷學位的機會，盡快打通管理人員晉升通道，科學制定考核模式，以此激發(fā)二級學院辦公室管理人員的工作熱情，積極投身到中國高等教育蓬勃發(fā)展的進程之中。