把好“三關(guān)” 提高公文質(zhì)量和處理效率

文/華電章丘發(fā)電有限公司 王慎貞

公文一般由辦公室負(fù)責(zé)制發(fā)和處理，辦公室一名文書，一名文牘秘書，負(fù)責(zé)單位所有公文的核稿、制發(fā)和流轉(zhuǎn)，還要負(fù)責(zé)單位其他文字材料的起草，工作量非常大。如何提高單位公文處理水平，提高工作效率，讓秘書從重復(fù)、繁重的工作中解脫出來(lái)，有更多的時(shí)間去學(xué)習(xí)提升自己，寫出更好的文字材料，是當(dāng)前面臨的一大難題。

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的思索和實(shí)踐，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面做好工作，把好公文起草關(guān)、審核關(guān)和辦理關(guān)，大大提高公文的辦理效率。

一、把好起草關(guān)

作為工業(yè)生產(chǎn)企業(yè)，單位文筆好的并不多，各部門公文起草的質(zhì)量更是良莠不齊。格式錯(cuò)誤、語(yǔ)句不通、層次混亂等問(wèn)題經(jīng)常發(fā)生，有的文件改好多次仍然不合格。辦公室核稿工作量很大，但實(shí)際上掌握了公文的基本格式，基本的公文寫作方法，這些問(wèn)題就能很大程度上得到改變。關(guān)于核稿，我經(jīng)歷了三個(gè)階段：

第一階段：包辦。各部門發(fā)來(lái)的文件，我都一一改過(guò)，然后送下一步處理。這樣其實(shí)效率還蠻高的，但擬稿人認(rèn)識(shí)不到問(wèn)題在哪里，下次起草，依然錯(cuò)誤頻出。

第二階段：一對(duì)一輔導(dǎo)。文件有問(wèn)題，我不再代替修改，而是指出問(wèn)題，退回?cái)M稿人修改。但這樣一來(lái)工作量更大，有的擬稿人這次改對(duì)了，下次舊病復(fù)發(fā)，挑戰(zhàn)你的耐心！

第三階段：微信群通報(bào)。建立單位公文微信群，核稿中遇到的問(wèn)題，截圖說(shuō)明發(fā)到群里，擬稿人明白問(wèn)題出在哪里，其他人也跟著接收教訓(xùn)。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的熏陶，單位擬稿質(zhì)量大大提升，低級(jí)問(wèn)題發(fā)生的頻率大幅下降。

同時(shí)，就一些常用文種的寫法，好的公文范本在群里與大家一起賞析，讓大家知道好的公文是怎么寫出來(lái)的。這種交流方式簡(jiǎn)潔明快，受到大家的普遍歡迎，簡(jiǎn)潔明快的圖片說(shuō)明，讓大家一目了然，公文寫作不再神秘。

二、把好審核關(guān)

核稿，是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。按照公文處理流程，擬稿人擬稿完畢，送部門負(fù)責(zé)人審核。目前存在的主要問(wèn)題是部門負(fù)責(zé)人把關(guān)不嚴(yán)，直接通過(guò)。一是增加了辦公室核稿的難度，二是擬稿對(duì)公文的起草不夠重視。畢竟部門負(fù)責(zé)人對(duì)部門人員崗位的升遷有著很大的決定作用。而辦公室的核稿環(huán)節(jié)，最多只能是考核一次而矣。為此辦公室多次在公文中強(qiáng)調(diào)，部門負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門公文質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，同時(shí)設(shè)置部門兼職文書，對(duì)本部門公文進(jìn)行初步審核。這樣一來(lái)，撰稿人對(duì)擬稿質(zhì)量的重視程度大大提升，報(bào)送公文質(zhì)量也有了很大的提升。在辦公室核稿階段，對(duì)每個(gè)存在的問(wèn)題都與擬稿人進(jìn)行交流，確保同樣的問(wèn)題不再重復(fù)發(fā)生。

三、把好流轉(zhuǎn)關(guān)

公文流轉(zhuǎn)是公文處理的重要環(huán)節(jié)，流轉(zhuǎn)是否順暢直接影響公文處理效率和工作效率。公文流轉(zhuǎn)包括登記、批示、傳閱、分辦、催辦及歸檔工作。

第一，及時(shí)流轉(zhuǎn)。“及時(shí)”是確保公文處理工作時(shí)效性的基本前提。要及時(shí)認(rèn)真做好文件的簽收登記和傳閱工作，隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，提高文件管理效率。來(lái)文較多時(shí)，先處理與本單位有直接關(guān)系的文件。如果領(lǐng)導(dǎo)出差或者忙于其他事項(xiàng)忘記批閱文件時(shí)，要適時(shí)委婉地予以提醒。在處理過(guò)程中，要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)批示意見，凡是批示意見中涉及到的領(lǐng)導(dǎo)和部門一一傳閱到位。

第二，適時(shí)催辦。文件進(jìn)入分辦階段，要跟蹤文件的落實(shí)情況，可采用靈活多樣的形式，主動(dòng)聯(lián)系對(duì)方，不能將領(lǐng)導(dǎo)批示的文件送達(dá)具體承辦部門就萬(wàn)事大吉、不管不問(wèn)，而要定期對(duì)所辦的文件進(jìn)行核查，跟蹤督查落實(shí)情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時(shí)限內(nèi)落實(shí)承辦事項(xiàng)。對(duì)于緊急重要文件，必須確保事事有結(jié)果、件件有回音。

第三，分類做好歸檔和保密。公文辦完后，要分類存放，方便取用。年底時(shí)立卷、歸檔。公文運(yùn)行中，若涉及秘密事項(xiàng)，要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個(gè)環(huán)節(jié)工作，嚴(yán)格按照保密要求和閱知范圍辦事，并在運(yùn)行和處理中妥善保管。

四、結(jié)束語(yǔ)

提高公文處理水平，需要在實(shí)踐中不斷摸索，要多總結(jié)、多鍛煉。通過(guò)以上三點(diǎn)的實(shí)踐，目前各部門上報(bào)的公文質(zhì)量得到很大改進(jìn)，流轉(zhuǎn)效率得到提升，有效地促進(jìn)了單位各項(xiàng)工作的高質(zhì)量開展。