文書檔案管理問題及對策探討

摘 要：文書檔案管理體現(xiàn)著一個單位或者企業(yè)的管理水平，對檔案資料的質(zhì)量和完整性有著重要影響，它的重要性越來越受到人們的關(guān)注。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作也在不斷進步，但是依然存在一些問題需要解決，本文分析了文書檔案管理工作的重要作用，以及文書檔案管理中存在的問題和具體解決策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問題；對策

隨著科技的飛速發(fā)展，文書檔案管理已經(jīng)成為了各大單位或企業(yè)工作中的重要內(nèi)容。文書檔案管理工作屬于單位或企業(yè)管理中最根本的一項服務(wù)工作，記錄了單位或企業(yè)各項活動的內(nèi)容，體現(xiàn)了單位或企業(yè)的管理水平。

1 文書檔案管理工作的重要作用

文書檔案是機關(guān)、團體或者企事業(yè)單位進行行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，其中包含有命令、指示、決定、布告、請示、報告、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等等各項內(nèi)容。因此，文書檔案管理工作屬于一項政策性、專業(yè)性、保密性比較強的工作。身為文書檔案管理人員一定要意識到其重要性，尤其是在新時代背景下，書檔案工作的順利進行和企事業(yè)單位的長遠發(fā)展有著直接影響。這是因為文書檔案通具有真實性、客觀性以及法律效應(yīng)的特點。文書檔案和其他各種文獻資料的區(qū)別就在于它的歷史憑證效用是在自身形成過程中的各種因素。同時，文書檔案能準確的反應(yīng)事業(yè)活動的記錄，保存形式可以是紙質(zhì)或者電子形式。文書檔案能為企事業(yè)單位以后工作的開展提供豐富的經(jīng)驗，因此，文書檔案管理工作對于企事業(yè)單位有著重要作用。

2 目前文書檔案管理工作中存在的一些問題

1）企事業(yè)單位各個部門之間沒有形成良好的配合關(guān)系。企事業(yè)單位在進行管理工作過程中，如果各個部門之間沒有協(xié)調(diào)好關(guān)系，互相配合，就會嚴重影響文書檔案管理工作。比如在文書檔案的歸檔這一過程中，需要收集各個部門的文件資料，但是有些部門為了自己的利益或者受其它原因的影響，致使資料收集工作不順利，或者放棄文件資料的收集。因此，很多單位的重要文件都沒辦法找回來，對單位造成了一定的損失。

2）文書檔案管理工作缺乏規(guī)范化管理。目前大多數(shù)大中型企事業(yè)單位的文書檔案管理工作沒有形成系統(tǒng)規(guī)范的體系，例如文件檔號、卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范、一些檔案文件內(nèi)部缺少目錄、卷宗組卷不規(guī)范等等。另外，文件檔案檢索效率較低是也是當(dāng)前文書檔案管理工作存在的重要問題之一，當(dāng)前多數(shù)單位使用人工檢索和電子檢索另種方式，但是人工檢索方法依然是多數(shù)單位的主要選擇，一些書檔案管理工作人員通過工作實踐也研究出了很多檢索工作，但是他們卻認為檢索工作的使用能提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3）文書工作和檔案工作連接不緊密。文書和檔案管理工作相輔相成、密不可分的。因此，要想提高文書檔案管理工作效率，可以使用分體式管理模式來進行，才能保證二者都能有層次合理開展。但是目前有一些企事業(yè)單位進行文書檔案管理工作的過程中仍然按照分塊式管理模式來進行管理，這種管理方法在傳統(tǒng)的工作中具有一定的優(yōu)勢，然而這種做法也會讓文書工作和檔案工作之間的距離更大。另外很多文書人員對檔案管理認識不足，檔案管理人員對文書方面的工作了解也不深刻，長此以往就會導(dǎo)致二者在管理過程中出現(xiàn)很多矛盾。

4）企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)階層管理人員不重視文書檔案管理工作。一些單位中的領(lǐng)導(dǎo)階層沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，對此項工作不夠重視。一些管理人員認為文書檔案管理只是進行資料采集、保存、管理，雖然目前很多單位在一定程度上給予文書檔案管理工作大力支持，但依然會因為管理意識的問題而達不到最終的管理效果，也不能給企事業(yè)的單位帶來經(jīng)濟利益。有著單位的領(lǐng)導(dǎo)管理人員只是要求工作人員簡單的收集和保存了文件資料，沒有對其進行其他規(guī)范化的要求，致使文書檔案管理工作在實際工作中得不到重視。

5）文書檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)有待提高。當(dāng)前大多數(shù)檔案管理人員都是考取證件以后才勝任工作，但是真正掌握熟悉檔案管理知識的人員卻非常少，特別是對于文書檔案管理中關(guān)于檔案的立卷、分類等都不夠了解，這會造成在工作中出現(xiàn)很多問題，例如檔案信息的丟失、檔案資料的保存不合理等現(xiàn)象，致使檔案管理工作不能順利進行。隨著社會快速發(fā)展，檔案管理工作也進行了一些改革，但是仍然有許多檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)依然沒有進行更新，企事業(yè)單位也沒有對他們進行合理系統(tǒng)的培訓(xùn)，這都會影響檔案管理工作的開展。

3 提高文書檔案管理工作水平的具體策略

1）增強各部門之間的配合工作。任何一個單位都是由不同的基層部門組成的，文件資料的主要獲取方法就是從這些不同的部門中進行采集，檔案管理工作者需要把握好各個部門之間的聯(lián)系，做好各部門之間聯(lián)系的樞紐角色，才有利于文件資料的采集。在實際管理工作中，文書檔案管理人員一定要積極主動的去了解每個部門的情況，并且研究采集文件資料的具體方法。

2）促使文書檔案管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。要想使文書檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化，就要對現(xiàn)有的文件資料仔細查閱，刪除一些陳舊失效的卷宗，防止以后使用電腦管理的時候出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象，影響工作效率。另外，需要對文書檔案資料進行重新組合，特別是一些比較混亂的卷宗，一定要進行重新編排，編排過程中要盡量把那些有聯(lián)系的檔案重新組合，對于一些沒有頁碼和標題的檔案資料重新填寫，最大程度上確保檔案資料的規(guī)范化。

3）處理好文書工作和檔案管理的關(guān)系，增強它們之間的連接。檔案管理是在文書工作的基礎(chǔ)上進行的，因此，文書工作水平的高低直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。所以，文書工作人員要不斷提高自己對檔案管理工作的認識，保證文書資料能及時歸檔。在具體工作中一定要處理好二者的關(guān)系，增強文書工作和檔案管理的連接，科學(xué)合理的限制好檔案管理質(zhì)量。

4）單位領(lǐng)導(dǎo)階層要提高對文書檔案管理工作的重視。領(lǐng)導(dǎo)階層的重視程度直接影響著文書檔案管理工作質(zhì)量，因此，檔案管理工作人員要積極主動的向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報當(dāng)前的工作情況，，使用多種匯報方式，使領(lǐng)導(dǎo)者意識到文書檔案管理的重要性，盡最大程度得到他們的大力支持。同時，單位的領(lǐng)導(dǎo)者人員更要把文書檔案管理規(guī)劃到單位的重點工作之中，加強對文書檔案工作的支持力度，促使文書檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

5）建立一支高素養(yǎng)的文書檔案管理隊伍。文書檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)是影響文書檔案管理工作的主要因素之一。文書檔案管理工作人員不僅僅是對文件資料進行分類，因此，工作人員的專業(yè)知識不但要扎實，更要廣泛。企事業(yè)單位要重點培養(yǎng)這方面的人才，為他們提供專業(yè)知識和技能學(xué)習(xí)的平臺，定期開展一些文書檔案管理知識交流會，增強他們的專業(yè)素養(yǎng)。處于新時代信息社會背景下，文書檔案管理工作也在朝著信息化方向發(fā)展，企業(yè)對此項工作人員的要求越來越高，只有具備更加專業(yè)的知識和技能，提高管理人員的整體素養(yǎng)，才能保證企業(yè)的文書檔案管理順利進行。

4 結(jié)語

文書檔案管理工作在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要作用，它能為單位提供豐富的管理經(jīng)驗，提高單位的管理水平。處于新時代背景下文書檔案管理工作人員更要不斷學(xué)習(xí)，提高自身整體素養(yǎng)，使用現(xiàn)代化管理方法，提高文書檔案管理工作效率。企事業(yè)單位也要充分認識到文書檔案管理工作的重要性，建立科學(xué)合理的管理體系，提高對此項工作的支持力度，促使文書檔案管理工作朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化方向不斷發(fā)展。

參考文獻

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[2]杜躍光.文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J].魅力中國，2016.48.

作者簡介

岳曉偉（1970-），女，漢族，河南偃師，大學(xué)本科，館員，研究方向：檔案管理。