加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的思考

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建設(shè)工程項(xiàng)目不斷增多，建設(shè)周期長(zhǎng)、投資大、環(huán)節(jié)多、要求高等是當(dāng)前工程項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展的顯著特點(diǎn)，因此，使得項(xiàng)目檔案的種類、數(shù)量增多、價(jià)值增重。做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，是項(xiàng)目管理中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是一個(gè)企業(yè)管理水平的重要體現(xiàn)，本文將對(duì)如何加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理，談一下筆者的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；項(xiàng)目檔案；管理

建設(shè)周期長(zhǎng)、投資大、環(huán)節(jié)多、要求高等是當(dāng)前工程項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展的顯著特點(diǎn)，因此，項(xiàng)目檔案的種類多、數(shù)量大、價(jià)值重。建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)資料記錄著整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的全過程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。在當(dāng)前的形勢(shì)下，加強(qiáng)對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作研究，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1 建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的意義

1.1 項(xiàng)目檔案的作用

項(xiàng)目檔案既是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄、也是全面鑒定工程建設(shè)質(zhì)量、檢查事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)；項(xiàng)目檔案為工程建設(shè)管理、運(yùn)行、維修、改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作決策服務(wù)，同時(shí)還起著重要的憑證和依據(jù)作用，對(duì)其他工程也起著借鑒與參考作用，為國家長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。其作用主要體現(xiàn)在以下幾方面：為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)；為本單位各項(xiàng)工作提供重要參考；為維護(hù)國家利益和現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)服務(wù)；為編史修志科研等提供第一手資料；為整個(gè)社會(huì)和民生服務(wù)。

1.2 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目管理工作的有機(jī)構(gòu)成部分，其直接反映了建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量，同工程使用和管理都有著密不可分的聯(lián)系，需要從檔案資料中得以充分展示。同時(shí)，項(xiàng)目檔案資料對(duì)于工程本身也有著巨大的指導(dǎo)作用，并對(duì)其他類似工程的開發(fā)建設(shè)具有一定的借鑒意義。建設(shè)項(xiàng)目檔案資料能夠多次再利用，充分體現(xiàn)出項(xiàng)目檔案資料的價(jià)值，也是建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，其重要程度不言自明。

2 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，提升項(xiàng)目檔案管理水平

2.1 建設(shè)項(xiàng)目從一開始就要進(jìn)行檔案管理工作

強(qiáng)調(diào)從項(xiàng)目的提出、論證初始，就要有專人對(duì)檔案工作進(jìn)行通盤考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，遵循工程建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步管理，即“同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔”，保證歸檔資料的“完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確”。

2.2 建設(shè)項(xiàng)目檔案要納入合同管理

合同是一切項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，是約束參建各方強(qiáng)有力的法律依據(jù)和紐帶，有了合同就有了工作的主動(dòng)權(quán)和法律保障。因此，在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理的合同時(shí)要設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交檔案的相關(guān)要求，如對(duì)檔案移交的范圍、整編質(zhì)量、套數(shù)、移交時(shí)間、歸檔載體形式等要有明確要求。

2.3 建設(shè)項(xiàng)目要?jiǎng)?chuàng)新管理模式

為更好地完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，必須要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，加強(qiáng)檔案工作的依法管理，這既是建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要內(nèi)容，也是協(xié)調(diào)檔案工作與其它工作關(guān)系的依據(jù)，更是做好檔案工作的重要保障。有了規(guī)章制度，就可以駕馭全局，統(tǒng)攬全局。而要落實(shí)好這一系列工作就要求相關(guān)技術(shù)人員以及資料管理人員必須要保證檔案資料的完整性、真實(shí)性和有效性，強(qiáng)化檔案管理責(zé)任意識(shí)和自覺性，規(guī)范檔案報(bào)送及編制程序。具體實(shí)施中，要不斷加強(qiáng)檔案資料管理工作的編制和檢查，指導(dǎo)基層業(yè)務(wù)有序開展，并做好相關(guān)業(yè)務(wù)的咨詢以及有關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)工作，有效落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制度。

1）強(qiáng)化工程施工現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)文件管理。工程施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各方形成資料管理，尤其是技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)資料進(jìn)行分類管理和監(jiān)督檢查，并做好與工程項(xiàng)目施工建設(shè)進(jìn)度同步的分類管理體系。

2）加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)。加強(qiáng)信息化建設(shè)是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平得以提高的有效手段和途徑。檔案信息是工程建設(shè)單位技術(shù)進(jìn)步的信息資源，同時(shí)也是提高建設(shè)單位市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的有力抓手。通過加強(qiáng)信息化建設(shè)和采用信息化技術(shù)措施，構(gòu)建科學(xué)高效的檔案管理平臺(tái)，對(duì)檔案信息進(jìn)行高質(zhì)量的匯總管理，從而提高檔案服務(wù)效率。

3）做好工程文件資料歸檔工作。工程施工項(xiàng)目檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)確保歸檔文件完整、齊全，能夠真實(shí)地反映出工程項(xiàng)目施工建設(shè)過程。同時(shí)，還要以歸檔范圍為參照，核對(duì)該文件材料歸檔完整性；各單位的文件材料歸檔，一定要完整；各階段、各工序文件材料歸檔，也應(yīng)當(dāng)保持完整。通過文件前后之間的聯(lián)系，核查歸檔完整與否。有了完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，才能為工程建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，是對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作最基本的、也是最重要的要求。

3 加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的新舉措

要提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，我們就必須要有新的舉措來促進(jìn)與保證其實(shí)現(xiàn)：

3.1 實(shí)行項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)制

建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)制，主持項(xiàng)目檔案形成、整理、移交等工作，實(shí)行全員管理、全過程管理和全方位管理，增強(qiáng)檔案意識(shí)，為檔案工作提供必要的工作條件，確保檔案工作正常開展。

3.2 成立工程項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組

由于建設(shè)工程項(xiàng)目檔案形成于工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程中，同時(shí)在收集整理時(shí)又涉及到多個(gè)參建單位。因此，為確保工程項(xiàng)目檔案得以完整、準(zhǔn)確、、系統(tǒng)、及時(shí)歸檔，需要建立一個(gè)工程項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組成員根據(jù)小組方案分工，落實(shí)分工計(jì)劃工作內(nèi)容，展開施工前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，履行小組成員職責(zé)，開始執(zhí)行項(xiàng)目檔案各項(xiàng)管理工作，最終確保工程項(xiàng)目的竣工資料得以準(zhǔn)確及時(shí)歸檔。

3.3 強(qiáng)化責(zé)任考核

建立健全工程項(xiàng)目檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制，將檔案管理工作納入到綜合考核的范疇中，做好考核激勵(lì)工作，強(qiáng)化考核力度，努力提升參建人員的檔案責(zé)任意識(shí)，全面推行檔案管理工作責(zé)任制。對(duì)不認(rèn)真履行責(zé)任的單位以及工程竣工驗(yàn)收備案后逾期不上交檔案的單位，要求立即整改。若依然不按時(shí)移交，則需要依據(jù)相關(guān)規(guī)定給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者，追究其相應(yīng)的責(zé)任。

3.4 加強(qiáng)崗位技能培訓(xùn)，提升人員綜合水平

采取多渠道、多方式的培訓(xùn)辦法，對(duì)參建單位的檔案人員開展相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，著重就檔案管理的重要性、相關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)管理制度、檔案的收集范圍、整編要求、移交時(shí)間、竣工檔案驗(yàn)收的具體要求等方面進(jìn)行培訓(xùn)。這樣一來，各個(gè)參建單位的檔案管理人員不僅能自覺強(qiáng)化檔案管理工作，同時(shí)也能以一個(gè)更專業(yè)的方式開展檔案管理工作，從而有助于檔案資料的安全規(guī)范收集整理。

3.5 提高建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理信息化水平

信息化時(shí)代的到來為檔案管理工作帶來了新的契機(jī)，因此建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的管理也應(yīng)該努力引入信息化技術(shù)。一是盡快落實(shí)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理；二是嚴(yán)格遵循國家相關(guān)電子文件歸檔和管理規(guī)范以及檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，積極構(gòu)建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，將檔案信息的歸檔存儲(chǔ)方式予以明確規(guī)定，以便于檔案資料得以及時(shí)有效歸檔，并利于查閱和保管。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也提出了更高的要求。對(duì)于施工企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、健全和完善工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度以及保密管理機(jī)制，加強(qiáng)信息化建設(shè)和檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，思想上保持與時(shí)俱進(jìn)，才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，才能實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[5]《檔案集息化建設(shè)實(shí)務(wù)》楊公之主編.

作者簡(jiǎn)介

侍莉莉，女，館員，從事科技檔案管理工作。