推進(jìn)高校檔案管理電子化探討

李榕

摘 要：檔案是對(duì)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，具備社會(huì)性、價(jià)值性，管理檔案對(duì)高校而言至關(guān)重要。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展，電子信息技術(shù)在高校檔案管理中得到了較為廣泛的運(yùn)用，極大地改變高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方式和手段，促使高校檔案管理步入電子化時(shí)代。本文在此針對(duì)當(dāng)前高校檔案管理電子化中存在問(wèn)題進(jìn)行論述，并提出幾點(diǎn)推動(dòng)高校檔案管理電子化建設(shè)的針對(duì)性對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；電子化；建設(shè)措施

檔案資源電子化作為信息技術(shù)檔案管理領(lǐng)域的一種發(fā)展趨勢(shì)，主要是利用電子技術(shù)與系統(tǒng)加工及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與傳輸完成檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等過(guò)程，實(shí)現(xiàn)管理手段的電子化、信息化及現(xiàn)代化，保證檔案資源合理配置及有效開(kāi)發(fā)利用，達(dá)到檔案信息資源共享。近兩年，高校檔案管理電子化建設(shè)被提上日程，且取得了一些成果，推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展。高校檔案管理應(yīng)如何進(jìn)行管理理念、方式手段等創(chuàng)新，促其更滿足今后檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，使檔案電子化管理工作更規(guī)范，成為當(dāng)前備受關(guān)注的課題。

1 高校檔案管理電子化存在問(wèn)題

1.1 高校領(lǐng)導(dǎo)電子化建設(shè)未重視

一是領(lǐng)導(dǎo)層面重視程度不夠。沒(méi)意識(shí)到檔案管理電子化的重要性和潛在價(jià)值，在政策、財(cái)務(wù)預(yù)算中扶持力度不夠。另外，檔案管理人員整體意識(shí)淡薄，沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，觀念傳統(tǒng)落后，認(rèn)為檔案管理工作只需保證檔案歸檔、完整，保障高校教學(xué)、科研正常運(yùn)轉(zhuǎn)就行。此外，高校檔案自身特殊性要求檔案電子化管理人員必須成為具備相應(yīng)的管理理論、檔案管理法律法規(guī)和電子化管理的復(fù)合型人才，而高校由于未重視因而在人才方面較為欠缺。

1.2 檔案管理電子化機(jī)制不健全

電子化管理相比傳統(tǒng)人工管理屬于新生事物，盡管很多高校走在了技術(shù)、知識(shí)、科研的前列，但是在檔案管理方式的創(chuàng)新方面也是近年來(lái)開(kāi)始著手的，對(duì)這一方式的認(rèn)識(shí)依然處于完善過(guò)程中[1]。制度機(jī)制的建立和完善是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，這就導(dǎo)致在實(shí)際操作的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)缺少指導(dǎo)、規(guī)范的情況，特別是在遇到問(wèn)題的時(shí)候，工作人員會(huì)出現(xiàn)不知道怎么辦的情況。若是出現(xiàn)錯(cuò)誤，也不能及時(shí)處理，減少錯(cuò)誤做法帶來(lái)的損失。因此，高校檔案管理電子化服務(wù)首先需要給予制度規(guī)定做保障。

1.3 檔案管理電子化安全度不高

高校檔案管理電子化是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行，缺乏行之有效的網(wǎng)絡(luò)安全保障，涉及的安全隱患很多。目前，高校缺乏專門(mén)的人才維護(hù)和管理檔案局域網(wǎng)管理，直接影響著高校檔案安全。高校檔案管理信息化主要依靠局域網(wǎng)、電子檔案管理系統(tǒng)、客戶云端等。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)受到攻擊將使整個(gè)系統(tǒng)癱瘓，在暴露檔案信息的同時(shí)影響檔案管理正常運(yùn)行。另外，檔案管理電子化軟件更新速度快，人為非法篡改檔案管理信息更方便，這些都嚴(yán)重威脅到高校檔案管理電子化的安全。

1.4 檔案管理人員能力有待提升

目前依舊有很多高校檔案工作人員在上崗之前并未經(jīng)過(guò)專門(mén)的崗前培訓(xùn)，在工作過(guò)程中也不重視自我學(xué)習(xí)和提升，加之部分高校檔案管理人員年齡層次偏高，學(xué)習(xí)新知識(shí)的能力不強(qiáng)，在檔案管理電子化進(jìn)程中無(wú)法確保自身專業(yè)素質(zhì)能力緊跟工作需求。與此同時(shí)，部分檔案工作人員缺乏工作責(zé)任心，不能夠及時(shí)準(zhǔn)確找出檔案管理電子化建設(shè)中存在的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理電子化建設(shè)效率遲遲難以提升。在這一情況下，要進(jìn)一步推進(jìn)檔案電子化，必須要大力引入與培育更多的專業(yè)人才。

2 推動(dòng)高校檔案管理電子化建設(shè)的對(duì)策

2.1 加大檔案管理電子化建設(shè)的重視

高校領(lǐng)導(dǎo)人員及檔案管理工作人員應(yīng)真正認(rèn)識(shí)到檔案電子化建設(shè)對(duì)高校自身未來(lái)發(fā)展的重要意義，將其放在重要位置。第一，應(yīng)當(dāng)擬定較為隱蔽且安全的位置當(dāng)作是檔案管理室，同時(shí)對(duì)檔案室的門(mén)窗予以加固，在外部環(huán)境上提高檔案管理工作的安全性；第二，應(yīng)當(dāng)委任專人進(jìn)行檔案管理活動(dòng)，未經(jīng)允許禁止單位其他職工私自進(jìn)入檔案室，必須通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能進(jìn)入，同時(shí)做好登記工作；第三，對(duì)內(nèi)部在崗的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)組織進(jìn)行定期培訓(xùn)，促進(jìn)其專業(yè)素質(zhì)水平的不斷提升，讓他們能夠更好適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需求。

2.2 完善制度確保電子化建設(shè)持續(xù)性

高校要注意保障檔案信息安全的持續(xù)性，要注意建立制度化、程序化的檔案管理信息化建設(shè)模式并加強(qiáng)落實(shí)。高校檔案部門(mén)要建立網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)、應(yīng)用等的規(guī)范化制度，規(guī)范檔案管理電子化建設(shè)操作流程[2]。一是高要基于自身特征，遵守開(kāi)放性、兼容性、系統(tǒng)性以及前瞻性等原則建立健全檔案管理電子化建設(shè)制度體系，將定義、鑒別、儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)以及查閱等納入規(guī)范化范疇，保證高校檔案管理電子化建設(shè)的快速健康發(fā)展；二是基于檔案信息安全級(jí)別以及保密程度，注意分門(mén)別類制定管理規(guī)范，保證高校檔案數(shù)據(jù)信息的組織與存儲(chǔ)；三是規(guī)范高校檔案管理電子化建設(shè)操作，制定確保高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、服務(wù)器、交換機(jī)、主機(jī)房等支持高校檔案管理電子系統(tǒng)運(yùn)行安全性的管理制度以及操作規(guī)范，切實(shí)有效加快高校檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)程。

2.3 重視檔案管理電子化建設(shè)安全性

檔案安全是高校檔案電子化建設(shè)中不可忽視的，也是非常重要的一環(huán)。若原件被破壞，丟失、信息遭刪除、篡改等均會(huì)威脅到檔案信息資源的安全。故而，應(yīng)堅(jiān)決做好失密、泄密工作，保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。高校檔案管理電子化建設(shè)安全性保障一方面可以借助防火墻、殺毒軟件以及入侵檢測(cè)系統(tǒng)的安裝，采取漏洞掃描技術(shù)、簽署技術(shù)等方式來(lái)保證檔案資源安全性；對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息實(shí)施加密，制定科學(xué)的密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料根據(jù)公開(kāi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密等級(jí)別實(shí)施界定，對(duì)檔案信息的使用人員實(shí)施網(wǎng)絡(luò)身份驗(yàn)證，針對(duì)各種不同身份的檔案使用者給予相應(yīng)的查詢權(quán)限，避免無(wú)關(guān)人員非法侵入系統(tǒng)進(jìn)行信息訪問(wèn)，保障信息安全性。另一方面，還可以使用U盤(pán)、磁盤(pán)等進(jìn)行信息備份，以便于在檔案信息受損后無(wú)法恢復(fù)的情況下可使用備份檔案資料。此外，在高校檔案管理電子化建設(shè)中，檔案人員還要建立評(píng)價(jià)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的工作體系，通過(guò)有效的方法與措施對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，提前建立完善的檔案管理安全防范體系，致力于維護(hù)高校檔案電子化管理中信息安全。

2.4 加強(qiáng)檔案電子化建設(shè)的人才培養(yǎng)

先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備需要配套專業(yè)人員保障技術(shù)的有效運(yùn)行，人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)技能決定著高校檔案管理電子化建設(shè)的速度和質(zhì)量[3]。目前我國(guó)高校中傳統(tǒng)檔案管理人員年齡層次偏大、文化層次偏低，缺乏計(jì)算機(jī)操作理論和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，面對(duì)電子化建設(shè)僅僅局限在保管和查閱上。但檔案管理電子化需要高層次的復(fù)合型人才以確保運(yùn)行的有效性和安全性。這要求他們既能熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，也能精通檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。一是鼓勵(lì)高校檔案管理人員走出去，加強(qiáng)知識(shí)理論儲(chǔ)備。實(shí)現(xiàn)全員計(jì)算機(jī)熟練操作，熟悉國(guó)家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，掌握數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等電子化基礎(chǔ)。二是采取引進(jìn)來(lái)戰(zhàn)略。嚴(yán)格把控檔案管理人員入口關(guān)，引進(jìn)一批與時(shí)俱進(jìn)、適應(yīng)電子化管理的新型檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)高校檔案電子化研究型、管理型人才隊(duì)伍建設(shè)，為高校檔案管理電子化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，高校檔案管理電子化建設(shè)屬于長(zhǎng)期且艱巨的任務(wù)，屬于一項(xiàng)系統(tǒng)工程，內(nèi)容多，涉及面廣，除了要注重規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定，還應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，結(jié)合高校具體發(fā)展情況，從多方著手，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，注重檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，樹(shù)立全新觀念，投入更多資金，必然能確保檔案管理電子化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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