事業(yè)單位檔案管理中存在的問題與提升措施

楊健

摘 要：眾所周知，檔案管理工作一直都是事業(yè)單位實(shí)際工作中的重要組成部分，檔案管理工作和事業(yè)單位的有效運(yùn)行之間有著十分緊密的聯(lián)系。因此，要想不斷促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展，就要注重積極推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的管理性、服務(wù)性和政治性特征，在實(shí)際檔案管理過程中，不斷更新工作理念，優(yōu)化管理方法，保證其能夠更好地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理問題；提升措施

目前，事業(yè)單位正處在不斷的改革的過程中，在檔案管理中出現(xiàn)了大量的問題，為了保障事業(yè)單位健康有效可持續(xù)的發(fā)展，檔案管理有著舉足輕重的作用。因此，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展中的檔案管理的問題有著重要意義，先提出問題，在解決問題，這才是處理事情的好方法。

1 檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作的主要目的是將原本雜亂無(wú)章的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的歸納整理。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，常常要面臨工作量巨大、分類范圍模糊等問題，從而導(dǎo)致檔案管理工作難以高效地進(jìn)行?，F(xiàn)如今，社會(huì)對(duì)信息化的要求越來(lái)越高，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行優(yōu)化，從而適應(yīng)時(shí)代的要求。事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息收集、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)以及檔案保存管理等工作提出新標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息更加清晰明朗，為日后的查找、研究工作提供便利，在這一基礎(chǔ)上，事業(yè)單位在進(jìn)行其他工作時(shí)也能夠有效提高工作效率，從而推動(dòng)事業(yè)單位的良好發(fā)展。因此，提高事業(yè)單位檔案管理水平對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要影響。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理制度不健全

很多企事業(yè)單位目前因?yàn)槿狈n案管理相關(guān)的規(guī)范性制度，使得其檔案管理工作不夠規(guī)范，缺少相應(yīng)的設(shè)備和管理流程，員工做事散漫，甚至出現(xiàn)了檔案多處管理的情況，這使得檔案信息沒有準(zhǔn)確性和時(shí)效性，無(wú)法給予企業(yè)的工作、決策和發(fā)展提供有效的服務(wù)。雖然檔案管理人員的社會(huì)要求不斷提高，但是檔案管理人員的素質(zhì)還沒有普遍提高，部分事業(yè)單位檔案管理效率低下，使得檔案管理人員的素質(zhì)不能適應(yīng)檔案管理的要求。

2.2 檔案管理投入欠缺力度，檔案管理信息化程度不高

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，未來(lái)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，是一個(gè)必然的趨勢(shì)。就事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說，其本身涉及到大量的歷史資料、數(shù)據(jù)資料，各種檔案信息基數(shù)是十分龐大的，只有對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，才能有效推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。但實(shí)際上很多事業(yè)單位還在固守傳統(tǒng)的管理方式，缺乏對(duì)于檔案管理的投入，并沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理投入欠缺力度還表現(xiàn)在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育方面。有的事業(yè)單位一兩年培訓(xùn)一次，組織各個(gè)部門之間的學(xué)習(xí)交流活動(dòng)也相對(duì)較少，而很多從事檔案管理工作的人員缺乏對(duì)于信息技術(shù)的了解和運(yùn)用，無(wú)法靈活地應(yīng)用相關(guān)設(shè)備和軟硬件，這也是致使現(xiàn)代化信息技術(shù)得不到有效運(yùn)用的重要原因。

2.3 檔案管理人員專業(yè)水平不足

首先，管理人員職位不穩(wěn)定，由于很多事業(yè)單位對(duì)于檔案疏于管理，出于對(duì)這方面的認(rèn)識(shí)不足，使得檔案管理人員職位變動(dòng)頻繁，一月一換，相關(guān)檔案人員一直處于新人階段，對(duì)情況不清楚，造成了工作效率低下。同時(shí)任命到檔案管理的人員本身素質(zhì)不夠高，缺乏專業(yè)的辦公室技巧，這一點(diǎn)也是導(dǎo)致管理混亂的直接原因。

3 事業(yè)單位檔案管理提升措施

3.1 完善檔案管理的制度

首先，應(yīng)該完善整個(gè)檔案管理的制度。起點(diǎn)應(yīng)該站在事業(yè)單位的檔案管理工作的特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)需求上。以事業(yè)單位的立場(chǎng)思考問題，更加直觀的找到事業(yè)單位檔案管理的主要問題所在，通過制定完善相關(guān)的檔案管理制度，能夠讓檔案管理技術(shù)工作人員意識(shí)到專業(yè)性的重要作用，提升他們工作的認(rèn)真程度，同時(shí)增加了整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理的約束管理作用。

3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)提高工作質(zhì)量

檔案管理信息化程度提高的首要目的是為了合理利用資源、提高工作效率、方便檔案保存。新時(shí)代下對(duì)檔案管理的要求也相應(yīng)提高，為滿足這一需求，將先進(jìn)的電腦信息化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作中就顯得勢(shì)在必行了。因此，首先需要相關(guān)事業(yè)單位建立互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)信息化管理模式，及時(shí)準(zhǔn)確地更新檔案信息，保證檔案本身的時(shí)效性；其次，需要相關(guān)管理部門利用新型的儲(chǔ)存工具，例如掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)檔案資料進(jìn)行妥善保存，并且運(yùn)用先進(jìn)的相關(guān)技術(shù)處理，將相關(guān)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，方便信息的保存與備份；最后，完善信息處理技術(shù)，將信息化與管理創(chuàng)新對(duì)接，開發(fā)新型的檔案辦公軟件，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率，達(dá)到檔案信息資源的共享，極大地提高了檔案工作的效率，同時(shí)還方便了民眾的查閱檔案時(shí)的需求，一舉兩得。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

目前，檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)過低是阻礙檔案管理工作科學(xué)進(jìn)行的主要因素之一。事業(yè)單位往往忽略檔案管理部門的重要性，導(dǎo)致這一部門的專業(yè)人才需求無(wú)法得到滿足。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在其發(fā)展過程中所起到的重要意義，積極引進(jìn)專業(yè)性人才，從而提高檔案管理工作水平。在進(jìn)行人才招聘時(shí)，應(yīng)當(dāng)為檔案管理部門選擇對(duì)應(yīng)的高素質(zhì)專業(yè)性人才，從而確保檔案管理工作在進(jìn)行過程中有專業(yè)的人才帶領(lǐng)，減少人為事故的發(fā)生。

3.4 優(yōu)化檔案安全防控體系

在當(dāng)前新的時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作還要不斷加強(qiáng)安全防控體系建設(shè)力度，牢固樹立主動(dòng)預(yù)防的安全管理意識(shí)，積極規(guī)范檔案管理的秩序，及時(shí)優(yōu)化地方性的檔案管理工作保密制度。同時(shí)不斷加強(qiáng)對(duì)于檔案安全保管工作的宣傳教育力度，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案都要建立不同的信息安全體系，并優(yōu)化檔案安全應(yīng)急管理制度，保證能夠有效應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件的發(fā)生。并且還要加強(qiáng)對(duì)于各種珍貴、歷史性重要檔案的備份工作。通過這樣的方式，保證檔案管理工作的有效性。另外還要注重加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位檔案利用安全的保密制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案資料安全的保密建設(shè)和排查力度，從而更好地保證事業(yè)單位檔案信息的安全性，對(duì)于各種違法違規(guī)行為要進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。除此之外，還要注重積極優(yōu)化檔案保密硬件設(shè)施條件，通過建立對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案安全制度，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的安全保護(hù)工作，不斷優(yōu)化涉密計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與多媒體的安全保密機(jī)制，從根源上保障事業(yè)單位檔案信息的安全。

3.5 加大資金投入

檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金，建設(shè)的前提就是館藏檔案的數(shù)字化，檔案部門在硬件設(shè)備方面應(yīng)該積極引進(jìn)必需的應(yīng)用設(shè)備，通常工作人員應(yīng)該借助先進(jìn)科學(xué)的硬件設(shè)備，轉(zhuǎn)化、掃描、補(bǔ)充、整理館藏檔案資源，注重各環(huán)節(jié)的具體要求，利用各類文檔處理軟件來(lái)整理建立的數(shù)據(jù)庫(kù)，保障檢索服務(wù)的高效性；或者是建立各類網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，注重?cái)?shù)據(jù)信息的備份與加密等工作。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作本身是一項(xiàng)綜合性較高、系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作。檔案管理工作水平的高低，會(huì)直接影響到事業(yè)單位的價(jià)值體現(xiàn)和內(nèi)部的管理、發(fā)展。因此，相關(guān)人員就要提升對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的重視度，針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理過程中的問題，采取相應(yīng)的解決措施，不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力，從而更好地推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

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