水利工程檔案管理的創(chuàng)新方式分析

朱君

摘 要：建設(shè)與管理水利工程的整個過程需要以水利工程檔案進行體現(xiàn)，水利工程檔案屬于水利工程整個過程中決策、規(guī)劃的根據(jù)或憑證，其有著體現(xiàn)水利工程的效益以及運行安全性的作用。而水利工程檔案管理工作十分系統(tǒng)，在水利工程管理中的地位舉足輕重。為此，本文在分析水利工程檔案重要性的基礎(chǔ)上，提出了水利工程檔案管理存在的問題和水利工程檔案管理的創(chuàng)新方式。

關(guān)鍵詞：水利；工程；檔案管理；問題；創(chuàng)新

近年來，基于國內(nèi)重視水利工程的影響下，水利工程質(zhì)量管理越來越規(guī)范。然而，隨著水利工程檔案管理要求和標準的不斷提升，水利工程檔案管理依舊存在不少問題和缺陷。鑒于此，下面筆者主要對水利工程檔案管理的創(chuàng)新方式問題進行了簡要地分析。

1 水利工程檔案的重要性

對水利工程從開始至結(jié)束的全程進行記錄的是其檔案，因而水利工程檔案是其它項目的決策標準。一是水利工程檔案有助于水利工程建設(shè)的規(guī)范化，在水利工程施工者根據(jù)之前的數(shù)據(jù)開展設(shè)計、施工、維護、運行等一系列工作的情況下，水利工程建設(shè)能夠獲得科學(xué)、真實的數(shù)據(jù)信息，從而提供水利工程決策和發(fā)展的參考。二是水利工程檔案有利于避免盲目地開展工程建設(shè)工作，對之前建設(shè)信息和方案的參考，能夠降低一些建設(shè)費用，從而降低水利工程建設(shè)費用的同時實現(xiàn)理想的效益?？傊こ虣n案有著非常大的價值和意義。

2 水利工程檔案管理存在的問題

2.1 忽視了水利工程檔案管理工作

當今，通常水利部門設(shè)置檔案室，然而一些水利部門的檔案室缺少經(jīng)費、人員的支持，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也不重視，較難對移交的檔案進行整理、分類、輸入計算機等，進而難以執(zhí)行《檔案管理責任制》的一系列制度和要求，這樣的檔案室變得形式化。需要在水利工程建設(shè)的整個時期滲透水利工程檔案管理工作，可是不少監(jiān)理單位、施工單位在建設(shè)水利工程中忽視管理工作、重視建設(shè)工作，未曾根據(jù)相應(yīng)的要求實時搜集水利信息資料，且未曾移交和整理水利工程檔案，常常在竣工驗收或臨時檢查的情況下才組織人員進行整理和歸檔，這樣一來，非常容易導(dǎo)致水利工程檔案的缺失或不規(guī)范管理現(xiàn)象。

2.2 水利工程檔案管理制度缺少

不少檔案管理部門未曾在工作過程中堅持因地制宜的原則，沒有結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀制定一套可執(zhí)行性強、屬于自身單位的檔案管理手段，要么是缺少系統(tǒng)化的管理流程、要么是照搬其它的一些管理機制。并且，也不具備成型的搜集和保存檔案的管理體系，這導(dǎo)致檔案管理制度缺少中心支持。盡管一些單位根據(jù)怎樣實現(xiàn)檔案的高效化管理問題制定了相應(yīng)的管理制度，可是依舊缺少健全的管理和監(jiān)督手段，而缺少監(jiān)督制度則難以體現(xiàn)檔案管理的有效價值。對于工作者的管理上，缺少真正可行的激勵政策，難以為其以后的發(fā)展方向做出一個清晰的規(guī)劃。這樣一來，檔案管理者難以明確自身的前景和發(fā)展前途問題，因此常常形成一些消極的心理，工作態(tài)度也逐步變得不嚴謹，以及缺少責任心等，這都對檔案管理工作的成效形成不利影響作用。

2.3 水利工程檔案管理者的素質(zhì)比較低

通常而言，水利工程檔案管理中的專業(yè)檔案管理者缺少，特別是一部分單位因為受到編制的影響，往往由其它的部門抽調(diào)人員充當檔案管理者或者是人員兼任檔案管理工作。因為他們的檔案管理工作經(jīng)驗缺少，不具備良好的專業(yè)訓(xùn)練，也不懂得檔案管理的專業(yè)內(nèi)容，一些人員膚淺地表示檔案管理工作即保管、整理文件，缺少工作的熱情與創(chuàng)新能力。還存在一部分檔案管理者不了解水利方面的知識，不具備實際工程經(jīng)驗，不明白建設(shè)水利工程全程的各個時期形成的文件、資料，進而之后監(jiān)理單位、施工單位進行交接的情況下遺漏資料、丟失信息等。除此之外，監(jiān)理單位和施工單位的檔案管理者也基本都是暫時調(diào)配，他們的管理能力較低、學(xué)歷水平不高，從而不利于交接工作的順利、規(guī)范進行。

2.4 水利工程檔案管理的信息化水平比較低

傳統(tǒng)水利工程檔案的歸檔載體是紙質(zhì)形式，然而紙質(zhì)檔案非常容易受到自然災(zāi)害的損壞、潮濕環(huán)境下破壞等，這會降低紙質(zhì)檔案的保存質(zhì)量。因為電子存檔形式的水利資料缺少，所以基層水利部門設(shè)置了計算機，然而水利工程檔案的管理主導(dǎo)依舊是人工，這難以提高檔案管理的信息化水平。與此同時，一部分開發(fā)的水利應(yīng)用軟件未曾跟水利檔案綜合管理系統(tǒng)相同步，要么是沒有普及應(yīng)用購買的檔案管理軟件，這都導(dǎo)致水利工程檔案管理的信息化水平較低。

3 水利工程檔案管理的創(chuàng)新方式

3.1 遵循分級管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則

水利工程的一系列參建單位由分管領(lǐng)導(dǎo)實現(xiàn)檔案的綜合管理，創(chuàng)建與完善領(lǐng)導(dǎo)參與的責任制，不但將兼職或?qū)Ｂ毜臋n案管理者配置到檔案室及其它業(yè)務(wù)部門，而且對檔案室及其它業(yè)務(wù)部門的檔案管理進行有效監(jiān)督。本級水利單位不但實現(xiàn)行政部門檔案的統(tǒng)一管理，而且實現(xiàn)監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工單位、其它參建單位檔案的統(tǒng)一管理。持續(xù)健全水利檔案行政部門領(lǐng)導(dǎo)為主、各方參與為輔的工作體系，保障清晰分工、配合密切、各負其責，有效地激發(fā)檔案管理者的聰明才智，一起擔負建設(shè)水利工程檔案的職責。

3.2 創(chuàng)建與健全水利工程檔案管理制度

在檔案管理工作中，健全的檔案管理制度至關(guān)重要。倘若不具備健全的檔案管理制度，那么丟失檔案的現(xiàn)象會形成，究其原因，或者是由于檔案管理者找不到存放檔案的位置，或者是缺少完善的檔案借還記錄信息（借出之后未曾及時歸還），或者是未曾實時發(fā)現(xiàn)損壞的檔案等等。因此，在檔案管理機制中務(wù)必健全檔案管理制度。像是要求借閱的檔案設(shè)置借閱登記表，防止歸還之后檔案管理者沒有實時發(fā)現(xiàn)損壞或借閱者未曾及時歸還的情況出現(xiàn)，從而明確責任人；還應(yīng)注意讓檔案管理者每一天歸納檔案管理工作，且在其工作考核中納入，這就需要監(jiān)管者事先設(shè)計考核指標，且設(shè)計相應(yīng)的懲罰與獎勵策略。

3.3 注重水利工程檔案管理者的選拔與培養(yǎng)

各單位務(wù)必選擇好水利工程檔案管理的合適人才，創(chuàng)建和健全人才選拔體系，以責任意識、工作經(jīng)驗、專業(yè)素質(zhì)、綜合能力等視角進行系統(tǒng)的考核，不但要求檔案管理者掌握相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)知識，明確檔案的工作要求，而且應(yīng)掌握水利專業(yè)的內(nèi)容，明確水利工程資料的整理標準、歸檔范圍。并且，一致規(guī)劃與統(tǒng)籌組織檔案管理者的選拔任用、人員教育或培訓(xùn)等，實現(xiàn)檔案管理者綜合素質(zhì)的提升。將有組織力的領(lǐng)導(dǎo)班集體配置于檔案管理者，真正地處理其存在的一系列問題與隱患。作為檔案管理者，還應(yīng)積極主動地學(xué)習(xí)檔案管理的新要求，實現(xiàn)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的持續(xù)提升，并且增強檔案服務(wù)觀念。

3.4 提高水利工程檔案管理的信息化能力

在不斷發(fā)展和推廣信息技術(shù)的影響下，水利工程檔案管理工作應(yīng)優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行，即結(jié)合計算機檔案管理技術(shù)實現(xiàn)檔案管理流程的規(guī)范，根據(jù)水利工程管理單位信息化管理的現(xiàn)狀，研發(fā)相應(yīng)的檔案管理軟件，確保檔案管理的統(tǒng)計、分類檢索、計算機儲存等，從而使網(wǎng)絡(luò)化管理水利工程檔案的作用切實實現(xiàn)。并且，確保電子化檔案的保管歸檔、搜集整理，以及創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，以使水利工程檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量大大提升。

4 結(jié)語

總而言之，在新的歷史時期，水利工程管理部需要根據(jù)新情況、新問題、新特點，有目的性地實現(xiàn)水利工程檔案管理方式的創(chuàng)新，以使檔案管理工作的高效性、先進性逐步提升，從而奠定水利工程檔案信息應(yīng)用價值提高的良好基礎(chǔ)。

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