淺析大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的全面到來深刻的改變了人們的工作和生活，在新時(shí)代下，檔案管理應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維方式，加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)手段的利用。本文首先對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響進(jìn)行分析，分別探討其帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在此基礎(chǔ)上，主要從四個(gè)方面探討檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變，包括網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維轉(zhuǎn)變、信息化管理思維轉(zhuǎn)變、效率化利用思維轉(zhuǎn)變以及共享化建設(shè)思維轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)視野；檔案管理；思維方式轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)具有5V特征，即大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣（Variey）、低價(jià)值密度（Value）和真實(shí)性（Veracity）。相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，全球數(shù)據(jù)量正在以超過50%的增長(zhǎng)率逐年遞增，接近80%的數(shù)據(jù)都是近今年產(chǎn)生的。預(yù)計(jì)到2020年，全球數(shù)據(jù)總量將達(dá)到44ZB，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在檔案管理信息化改革過程中，也應(yīng)密切關(guān)注于大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，并將其引進(jìn)到日常管理工作中，實(shí)現(xiàn)從管理思維到管理方法的深化改革。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響

1.1 大數(shù)據(jù)帶來的機(jī)遇

隨著全球數(shù)據(jù)總量的高速增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，人們?cè)谌粘９ぷ髦?，能夠明顯感受到大數(shù)據(jù)帶來的變化。對(duì)于檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)賦予了檔案資源全新的特征，檔案本身也是信息資源中的一種類型，具備當(dāng)下信息數(shù)據(jù)所具有的基本特征，與網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)擁有共同的發(fā)展趨勢(shì)。從目前國內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)資源增長(zhǎng)趨勢(shì)來看，其整體體量增長(zhǎng)速度較快，雖然單個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的資源總量很少能夠突破PB級(jí)，但各檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源總量已經(jīng)達(dá)到“海量”級(jí)別。大數(shù)據(jù)技術(shù)就是針對(duì)海量信息數(shù)據(jù)提出的一系列分析處理技術(shù)，能夠完成傳統(tǒng)信息技術(shù)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)難以完成的信息處理任務(wù)。因此，從檔案資源建設(shè)與利用角度來看，大數(shù)據(jù)技術(shù)為其發(fā)展提供了有力的技術(shù)支持。另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)也為檔案資源共享提供了實(shí)現(xiàn)途徑，可以對(duì)各檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合，打破以往檔案管理工作的局限性，進(jìn)一步提高檔案信息資源利用效率[1]。

1.2 大數(shù)據(jù)帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來也為各檔案機(jī)構(gòu)的檔案管理工作帶來了一系列挑戰(zhàn)，主要包括：1）對(duì)檔案機(jī)構(gòu)信息存儲(chǔ)能力帶來的挑戰(zhàn)，各檔案機(jī)構(gòu)都承擔(dān)著相應(yīng)的數(shù)據(jù)收集、整理、儲(chǔ)存、利用等管理任務(wù)，由于原始數(shù)據(jù)數(shù)量急劇增加，而傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫不能處理TB級(jí)數(shù)據(jù)，因此許多檔案機(jī)構(gòu)面臨著資源存儲(chǔ)挑戰(zhàn)；2）對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息安全提出的挑戰(zhàn)，檔案數(shù)據(jù)安全在檔案管理中占有重要地位，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，都需要以檔案數(shù)據(jù)安全為前提，而大數(shù)據(jù)技術(shù)極大的提升了信息共享程度，如果不能采取有效的信息安全保護(hù)措施，將使其面臨著更高的安全風(fēng)險(xiǎn)；3）對(duì)新型大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)提出的挑戰(zhàn)，隨著檔案管理信息化水平的提高，各檔案單位人才緊缺的問題也被暴露出來，特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，同時(shí)具備大數(shù)據(jù)分析處理能力和檔案管理知識(shí)技能的工作人員較少，需要人才培養(yǎng)方面加大力度[2]。

2 基于大數(shù)據(jù)視野的檔案管理思維方式轉(zhuǎn)變策略

2.1 網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案服務(wù)受時(shí)空局限性較高，各機(jī)構(gòu)所掌握的檔案信息資源，多數(shù)只能在本單位內(nèi)加以利用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，首先應(yīng)從思維方式上作出改變，樹立網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)性、整合性、模擬性、全球性等方面的關(guān)注，并積極在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展檔案管理與服務(wù)工作。從技術(shù)層面來看，要實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化變革，就是要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息挖掘技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，面向社會(huì)提供數(shù)據(jù)分析服務(wù)，同時(shí)提高信息服務(wù)效率。另一方面，也需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)用戶信息進(jìn)行挖掘，了解其具體的信息需求，從而為其提供精準(zhǔn)的推送服務(wù)。檔案部門應(yīng)通過管理思維方式的轉(zhuǎn)變，積極為用戶提供主動(dòng)性服務(wù)，建立以客戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)宗旨，不斷提高檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和智能化水平。最終實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)向數(shù)據(jù)服務(wù)的升級(jí)與改變，不局限與檔案資料的自身形式，以更加多元化的形式向用戶呈現(xiàn)信息數(shù)據(jù)，滿足其應(yīng)用需求。

2.2 信息化管理思維轉(zhuǎn)變

從現(xiàn)階段檔案管理改革的工作成果來看，目前國內(nèi)檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化管理水平已經(jīng)得到顯著提升，改變了以往圍繞紙質(zhì)檔案開展工作的方式，并初步建立了信息化檔案分析和利用視角，能夠利用信息化工具解決檔案管理中遇到的問題。但大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來意味著信息技術(shù)本身再次迎來了本質(zhì)性的變革，要繼續(xù)發(fā)揮信息化管理在檔案管理中的作用，就必須盡快引進(jìn)大數(shù)據(jù)的思維和技術(shù)手段。在用戶能接受的時(shí)間范圍內(nèi)，完成海量信息數(shù)據(jù)的篩選與提取工作，是大數(shù)據(jù)技術(shù)提出的基本要求。同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)對(duì)大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和統(tǒng)一利用，從而保障信息收集的全面性與完整性。要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)信息管理模式向大數(shù)據(jù)管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理必須關(guān)注于知識(shí)層面的管理，積極更新數(shù)據(jù)處理技術(shù)。通過引進(jìn)云計(jì)算和新一代數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)零散信息數(shù)據(jù)的收集和整理，并突破信息存儲(chǔ)限制，進(jìn)一步提高檔案管理工作覆蓋面。

2.3 效率化利用思維轉(zhuǎn)變

所謂效率化利用思維即以最佳效率為目標(biāo)的檔案資源利用管理，可以充分實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值，為人們的生產(chǎn)生活提供幫助。在此方面，需要對(duì)來自各個(gè)層面的異構(gòu)數(shù)據(jù)源進(jìn)行集成和抽取，并采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行存儲(chǔ)，為后續(xù)的分析處理提供方便。在此基礎(chǔ)上，通過利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和可視化技術(shù)等，將數(shù)據(jù)分析成果直觀的呈現(xiàn)在人們面前。許多檔案數(shù)據(jù)都具有極高的利用價(jià)值，大數(shù)據(jù)給現(xiàn)代檔案管理工作帶來的機(jī)遇首先表現(xiàn)為能夠加深檔案數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘的深度，快速從海量信息數(shù)據(jù)中，提取出有用信息，并對(duì)其展開深度分析和處理。在此方面，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)分析角度，利用人工智能、知識(shí)圖譜、語義分析和及機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)手段，提高檔案資源的利用

效率。

2.4 共享化建設(shè)思維轉(zhuǎn)變

資源共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代的顯著特點(diǎn)之一，長(zhǎng)期以來，檔案信息數(shù)據(jù)共建共享也是我國檔案管理工作的一個(gè)重要目標(biāo)。要在一定范圍內(nèi)，將檔案信息資源連接成為一個(gè)整體，提高各檔案機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作水平，建立更大范圍的檔案信息資源庫，才能滿足社會(huì)各方主體對(duì)于檔案信息利用的實(shí)際需求。為改變以往檔案數(shù)據(jù)孤立存在的現(xiàn)象，應(yīng)積極搭建檔案資源共享平臺(tái)，并在統(tǒng)一的平臺(tái)下，開展檔案安全管理等方面的工作。同時(shí)加快相關(guān)立法工作進(jìn)程，為檔案信息數(shù)據(jù)的共建共享提供法律保障。

3 結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來同時(shí)給檔案管理工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，通過積極改變檔案管理思維方式，可以最大化的發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，并盡快克服各檔案管理機(jī)構(gòu)存在的短板問題，從而進(jìn)一步提高檔案管理效率及其利用水平。在網(wǎng)絡(luò)化、信息化、共享化、效率化等思維的引導(dǎo)下，積極創(chuàng)新檔案管理工作方法，可以為當(dāng)下的檔案管理工作注入活力，實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的應(yīng)用轉(zhuǎn)化。

參考文獻(xiàn)

[1]侯衛(wèi)元.轉(zhuǎn)變思維，謀求創(chuàng)新——大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維轉(zhuǎn)變的“四核心”要素[J].科教文匯（下旬刊），2018（06）：191-192.

[2]喬麗.基于大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變初探[J].當(dāng)代教育實(shí)踐與教學(xué)研究，2018（05）：23-24.

作者簡(jiǎn)介顏克禮（1982-），男，湖南桃江，漢，大專，桃江縣科學(xué)技術(shù)和工業(yè)信息化局，人事教育股長(zhǎng)。