試析檔案管理存在的問題與對策

康光英

摘 要：檔案作為信息的主要載體，其涉及的領域非常廣泛，不僅包含專業(yè)研究的資料信息，同時還包含國家的政治以及軍事機密等各種重要信息。檔案是直接形成的歷史記錄，繼承了文件的原始性。也正因如此，檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。所以，必須要對檔案管理工作給予足夠的重視。研究和分析檔案管理工作中存在的主要問題，并采取有效的對策進行積極應對，提升檔案管理水平，使其作用得到全面的發(fā)揮。

關鍵詞：檔案管理；存在的問題；對策

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展以及科學技術的不斷提升，電子信息技術也獲得了極大的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)逐漸的被現(xiàn)代化的檔案管理手段所取代。而且在現(xiàn)代檔案管理工作中汲取了先進的檔案管理思想，融入了科學系統(tǒng)、民主的管理制度。使我國的檔案管理工作有了極大的提升。檔案管理工作也獲得了很好的發(fā)展，成為了一個企業(yè)，一個單位的重要基礎保障。但是就目前的檔案管理工作而言，還存在很多問題亟待解決。下文筆者結(jié)合自己的工作實踐，對檔案管理工作存在的問題進行探討，并提出有效的對策。以供參考。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員對檔案的重視程度不夠

就目前的檔案管理工作而言，檔案管理人員的管理意識缺乏是非常重要的問題，很多管理人員對檔案管理的重要性缺乏足夠認識，更甚者一些單位領導也未充分認識到檔案管理工作的重要性。誤以為檔案工作無非是抄抄寫寫，就是一些保管的事務性工作。由于領導的不重視，給相關工作人員也造成很大影響，一些人員覺得檔案管理就是為了應付檢查，只要不丟失、不泄密，能應付外調(diào)、查檔就可以了。這些不利思想的存在，給檔案工作的發(fā)展造成很大影響，無法滿足現(xiàn)代檔案管理的要求。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

從我國檔案管理人員的知識水平來看，部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解。相關領導不夠重視，對檔案人員的工作安排往往將檔案管理視為附屬性的工作，這造成檔案工作人員工作精力投入不足，工作馬虎敷衍了事，對材料的整理歸檔沒有及時完成，嚴重影響了檔案管理水平。甚至部分歸檔的材料沒有經(jīng)過嚴格的審查和核實，導致資料不夠真實和準確，為檔案管理工作造成很多

困擾。

1.3 檔案室的環(huán)境、硬件設施不夠先進和齊全

由于檔案管理人員的思想以及相關部門的不夠重視，造成檔案管理工作的必需設備不夠齊全，工作的環(huán)境質(zhì)量很差，部分單位更是沒有單獨的資料管理部門，對于資料室的環(huán)境很多人深有感觸，陰冷，潮濕，狹窄，防范工作一點也不到位，這直接導致用戶不愿意走進這樣的環(huán)境眼中影響檔案管理工作發(fā)揮應有的作用，因此，相關部門必須給檔案管理工作以足夠的重視，保證檔案管理工作發(fā)揮應有的

作用。

2 檔案管理發(fā)展的對策

2.1 提高檔案管理人員的全面素質(zhì)

發(fā)展要以人為本，檔案管理工作的發(fā)展也要以人的發(fā)展為根本，要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，檔案工作相對是保密性要求很高的工作，要注意對檔案管理人員的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。保證檔案管理工作的順利

進行。

檔案管理工作的質(zhì)量在很大程度上取決于檔案工作人員，作為相關部門的檔案管理人員，除了外在的要求，也要注重自身的發(fā)展，通過相關部門的教育與培訓的方式，提升相關的專業(yè)知識，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

2.2 健全完善檔案管理制度以及法規(guī)

我國的檔案管理工作已經(jīng)出現(xiàn)很久，但是相應的法律規(guī)范仍有待完善，健全。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，檔案管理工作的規(guī)章制度必須要體現(xiàn)合理性、科學性。同時，要結(jié)合自身的特點建立屬于自己的規(guī)章制度，根據(jù)要求建立符合單位自身的檔案實際管理工作，以適應單位檔案管理的需要。第二，規(guī)章制度通俗易懂，簡明實用。規(guī)章制度的出臺是為了讓工作人員遵守，因此制度必須具有可操作性，其建立應以簡單易懂，方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，檔案管理工作的規(guī)范要堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工。檔案管理工作不是一個人可以完成的，領導是至關重要的一環(huán)，他們的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

2.3 對檔案功能進行充分的完善和改進

檔案功能是隨著社會的進步不斷改進的，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)，保證隨時的更新。當社會出現(xiàn)變化的時候，檔案的功能就會隨之而變化，檔案的功能就需要重新的定位，一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

2.4 引進先進的電子信息化管理手段

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，各行各業(yè)都已經(jīng)引進了信息化管理，信息化也對各行各業(yè)的發(fā)展提出了新的要求，檔案管理工作也不例外，因此，檔案管理要盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理已經(jīng)引進先進的電子信息化管理方式，我國很多地方也已經(jīng)使用計算機輔助管理檔案的工作，因此，實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

2.5 做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的

檔案管理工作嚴格劃分的應該屬于服務業(yè)，只是相較于一般的服務業(yè)身份特殊，檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。并在工作中不斷地以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質(zhì)量。檔案管理工作人員服務的好壞是衡量職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

3 結(jié)語

在信息化不斷發(fā)展，國際化腳步不斷加快的今天，知識經(jīng)濟社會的新的歷史條件下，檔案工作必須要緊緊跟隨時代發(fā)展的腳步，滿足時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，從根本上改變對檔案管理工作的認識，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

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