事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探究

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摘 要：檔案管理逐漸趨于信息化模式發(fā)展，剔除了傳統(tǒng)的勞動(dòng)力單向化信息記錄形式，不僅便于信息的檢查填補(bǔ)，使得一些有漏洞的信息得到完善，同時(shí)還能夠避免筆誤造成的手寫(xiě)信息失信、浪費(fèi)紙張等問(wèn)題，信息的收集更為便捷化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的遠(yuǎn)程終端軟件發(fā)放，就可以短時(shí)間的將檔案有關(guān)信息調(diào)查清楚，并做好檔案的安全留存，縮減了檔案歸納的空間，通過(guò)云端空間的保存，信息能夠大量的存儲(chǔ)，隨時(shí)通過(guò)查閱等形式調(diào)取信息，不必“大海撈針”式翻閱，節(jié)省了檔案管理的時(shí)間，使得檔案管理的效率大幅度提升，目前我國(guó)的事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)正在如火如荼的展開(kāi)，有關(guān)人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，掌握新時(shí)期的檔案管理措施，優(yōu)化管理流程， 使得檔案管理更具有效性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

新疆迎來(lái)了信息化的熱潮，各行各業(yè)都展開(kāi)了信息化的建設(shè)，針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理來(lái)說(shuō)，信息化的構(gòu)建已經(jīng)逐漸成型，傳統(tǒng)的人力信息收集形式已經(jīng)成為歷史，目前檔案管理采取電子化信息與紙質(zhì)版信息兩種形式，方便各類(lèi)的信息匯總，以電子信息為核心的處理模式，分門(mén)別類(lèi)的將有關(guān)的信息整合到一個(gè)文件夾中，便于保存與信息的傳輸，且提高了信息的安全性與保密性，可在移動(dòng)終端設(shè)計(jì)密碼保護(hù)系統(tǒng)信息，并將信息傳送到處云終端，避免受到設(shè)備的干擾造成信息的流失，信息化建設(shè)中還存在一定的問(wèn)題，可結(jié)合現(xiàn)有的建設(shè)情況進(jìn)行分析，綜合提高電子檔案管理的效率。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員的綜合能力有待加強(qiáng)

檔案管理人員需要具備較高的責(zé)任意識(shí)，甚至能夠不畏強(qiáng)權(quán)，在管理崗位上依照章程辦事，管理中無(wú)論是新老員工其管理能力與管理的責(zé)任意識(shí)都亟待提高，遇到一些領(lǐng)導(dǎo)人想要查閱資料，有時(shí)候沒(méi)有經(jīng)過(guò)流程記錄就允許其擅自翻閱，甚至將資料帶走復(fù)印，潛在較大的風(fēng)險(xiǎn)影響，管理人員的信息化處理能力還較為薄弱，僅會(huì)簡(jiǎn)單的打字是不夠的，應(yīng)具備各種辦公室軟件的數(shù)據(jù)計(jì)算能力、表格列舉能力、文檔傳輸能力等，由于他們對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不夠熟練，所以在運(yùn)用計(jì)算機(jī)的過(guò)程中總是出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題，不能夠利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，對(duì)于檔案資料的收集和整理過(guò)程還只是采用最原始的方法，既浪費(fèi)了大量的時(shí)間，也浪費(fèi)了檔案工作人員大量的精力。

1.2 檔案管理信息化制度不夠完善

由于事業(yè)單位的檔案管理工作一直采用的是原始的管理方法，因此，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)后，很多的制度沒(méi)有建立和完善，影響了檔案管理工作的進(jìn)行。檔案管理工作者在進(jìn)行信息化管理時(shí)沒(méi)有任何的參照物，只是按照原來(lái)的制度進(jìn)行管理，當(dāng)然會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題，導(dǎo)致很多的檔案資源沒(méi)有得到充分地利用，檔案資料的價(jià)值也沒(méi)有得到充分地發(fā)揮，影響了事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化策略

2.1 制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)要制定總體規(guī)劃時(shí)，應(yīng)該按照事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位的自身特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)基礎(chǔ)上，要深入調(diào)查研究和科學(xué)推理論證，制定一個(gè)可行的檔案管理信息化的長(zhǎng)期規(guī)劃和近期規(guī)劃，形成一個(gè)更大的網(wǎng)絡(luò)管理模型的檔案信息管理模式，促進(jìn)檔案信息的協(xié)調(diào)發(fā)展。同時(shí)，還應(yīng)注重檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果，高度重視系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位的信息服務(wù)目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)了系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，為檔案管理的未來(lái)發(fā)展道路，留下大量的可擴(kuò)展空間。

2.2 建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

在檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)中，首先，要選擇有升級(jí)能力、在開(kāi)發(fā)能力的檔案信息管理操作系統(tǒng)，用來(lái)適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理發(fā)展的日益更新的需求，突出檔案信息網(wǎng)站強(qiáng)大的檢索功能，發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理重要的優(yōu)勢(shì)；其次，在檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，要選擇標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。設(shè)備的選擇必須符合我國(guó)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是目前市場(chǎng)上的主流產(chǎn)品，或者和與國(guó)內(nèi)外實(shí)力雄厚的企業(yè)合作，為事業(yè)單位量身定制檔案文件管理部分的開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)操作，以此保障檔案信息化建設(shè)的良好開(kāi)展，提供一個(gè)確保文件管理可以安全有效的更新、升級(jí)，降低在未來(lái)的開(kāi)發(fā)成本。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)中選擇配置時(shí)應(yīng)充分考慮實(shí)際的網(wǎng)絡(luò)容量，響應(yīng)時(shí)間和傳輸速度。

2.3 在工作中加強(qiáng)滲透科學(xué)發(fā)展觀觀念

著重的將科學(xué)發(fā)展觀觀念徹底的落實(shí)到工作中的方方面面，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、在工作中嘗試進(jìn)行超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)等等，深入單位、社會(huì)去調(diào)查，充分了解人們對(duì)信息的需求，從而整合、優(yōu)化檔案內(nèi)容，充實(shí)檔案資源，充分體現(xiàn)檔案資源的作用和價(jià)值。同時(shí)，作為事業(yè)單位的檔案管理人員還應(yīng)加強(qiáng)信息安全意識(shí)，做好檔案信息公開(kāi)以及檔案信息保密工作，正確處理兩者之間的關(guān)系，維護(hù)個(gè)人或者單位或者國(guó)家的穩(wěn)定以及人民的合法權(quán)益等等。在工作過(guò)程中結(jié)合科學(xué)發(fā)展觀的觀念，適當(dāng)?shù)膶?duì)統(tǒng)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)墨守成規(guī)的思想和做法，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.4 加快事業(yè)單位檔案管理模塊建設(shè)

現(xiàn)如今，我國(guó)事業(yè)單位檔案數(shù)字化主要是通過(guò)先進(jìn)的信息手段，在檔案部門(mén)各種材料的載體形式上，處理成數(shù)字信息模式，建立一個(gè)系統(tǒng)、規(guī)范、便于查找的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并在互聯(lián)網(wǎng)上對(duì)資源隨時(shí)更新發(fā)布新信息，提供高質(zhì)量，快速的檔案信息服務(wù)工作。現(xiàn)如今，我國(guó)館藏檔案的全文數(shù)字化，不是對(duì)館藏的所有檔案進(jìn)行數(shù)字化，而是對(duì)館藏檔案資源數(shù)字化進(jìn)行全面分析，突出重點(diǎn)，逐步解決。在檔案數(shù)字化管理模式建立的同時(shí)，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)建立數(shù)字檔案并不意味著傳統(tǒng)的檔案管理模式、檔案載體的消亡，而是要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，形成一種長(zhǎng)期共存，相互補(bǔ)充的合作。

2.5 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)

在事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運(yùn)行工作中，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)尤為重要。加強(qiáng)培養(yǎng)工作人員的專(zhuān)業(yè)能力，能夠有效提高事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展。因此事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)信息化的過(guò)程中，應(yīng)注重對(duì)相關(guān)工作人員專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，使工作人員能夠?qū)π畔⑵脚_(tái)的使用技能不斷提升，滿足靈活使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需求，從而有效的促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

2.6 增強(qiáng)檔案信息化設(shè)備的置辦工作

檔案信息化建設(shè)工作屬于是系統(tǒng)工程，涉及信息的收集、保管、利用等內(nèi)容，同時(shí)，這幾個(gè)內(nèi)容之間都是環(huán)環(huán)相扣，缺一不可的。這也就預(yù)示著檔案設(shè)備在置辦過(guò)程中需要齊全、充足，符合規(guī)范化、信息化的要求，進(jìn)而將不同類(lèi)、不同載體的檔案信息有序的進(jìn)行保管，便于日后的查找。促使檔案信息逐漸實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化管理，推動(dòng)檔案信息的全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，置辦多媒體設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的電子化，全文信息的電子化查詢等等，提升數(shù)字檔案綜合業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的先進(jìn)性，還可以將建立的電子信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行發(fā)布，拓寬檔案部門(mén)的服務(wù)途徑。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)，事業(yè)單位必須要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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