談人事檔案歸檔材料的鑒別

文麗華

摘 要：檔案管理在企事業(yè)單位、政府部門、學(xué)校等均具有重要作用，而人事檔案歸檔材料的鑒別工作，會對檔案的日常管理產(chǎn)生較為直接的影響，并決定著人事檔案資料的有效使用率。因此在實(shí)際工作中，應(yīng)提高對人事檔案歸檔材料的鑒別工作的重視，從而使歸檔材料的鑒別工作更具科學(xué)性、合理性和可靠性。從而保障檔案的質(zhì)量，利于檔案管理工作的正常開展。

關(guān)鍵詞：檔案歸檔；堅(jiān)持原則；嚴(yán)格審查

對人事檔案進(jìn)行兼?zhèn)鋵儆谡吖ぷ?，該工作的進(jìn)行會對人事材料的取舍產(chǎn)生一定的影響，使人事檔案的完整性和可靠性得到有效保障。在日常進(jìn)行人事檔案的鑒別工作時，應(yīng)對組織負(fù)責(zé)、對個人負(fù)責(zé)，在進(jìn)行材料的審核工作時，應(yīng)結(jié)合相應(yīng)的原則，避免按個人意愿進(jìn)行材料的處理。

1 人事檔案的收集

1.1 人事檔案的歸檔

人事檔案材料的歸檔范圍做好收集工作，首先應(yīng)明確收集什么。人事檔案材料的歸檔范圍包括：調(diào)配、任免、考察考核材料，錄用材料，辦理出國、出境材料，各種代表會材料，工資待遇材料，學(xué)歷和評定崗位技能材料，職稱材料，加入黨團(tuán)組織材料，政審、考核材料，獎勵與處分材料，履歷、自傳、鑒定材料，科研材料， 殘疾材料，其他材料。

1.2 人事檔案材料的收集渠道

通過組織、人事、勞動及其他人員管理部門，收集各種履歷表、簡歷表、登記表、自傳、鑒定、考核、考績、任免、招聘、錄用、招工；評聘、晉升、套改專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱和評定工人崗位技能的材料；授予學(xué)位、學(xué)銜、軍銜的材料；審計(jì)工作中形成的有關(guān)材料；出國、出境、辦理工資、調(diào)整級別待遇、離休、退休的材料，以及其他的材料。

2 對人事檔案進(jìn)行鑒別的標(biāo)準(zhǔn)

2.1 鑒別原則的堅(jiān)持

在進(jìn)行人事檔案的鑒別工作時，保障工作順利完成的基礎(chǔ)便是堅(jiān)持鑒別的原則。人事檔案鑒別應(yīng)堅(jiān)持的原則即為將黨的利益、國家的利益作為立足點(diǎn)，考慮問題時應(yīng)用全面的綜合性的眼光和發(fā)展性的眼光，對檔案資料存在的價值進(jìn)行客觀的評判。該原則與鑒定人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)相符合，鑒別人員在日常工作時，應(yīng)嚴(yán)格按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)對辯證唯物主義的觀點(diǎn)、歷史唯物主義觀點(diǎn)進(jìn)行堅(jiān)持，從而在日常工作時，根據(jù)具體情況和問題的不同，選擇不同的鑒別方法開展工作。在判斷材料是否需要?dú)w檔時，應(yīng)根據(jù)該份材料形成的背景、材料內(nèi)容、作用等決定。在進(jìn)行材料鑒別時，相關(guān)的人員應(yīng)逐個審核，并對材料熊不同的方面進(jìn)行深入研究，如材料的可靠性、內(nèi)容等，避免側(cè)重標(biāo)題做決定。

2.2 對需要鑒別的主要內(nèi)容進(jìn)行了解

對鑒別的人事材料，首先應(yīng)明確該材料是人事檔案還是其他檔案。在人事活動、組織活動等過程產(chǎn)生的檔案，也屬于人事檔案的范圍內(nèi)。僅有極小部分歸于其他檔案的范圍中。因此在日常鑒別檔案時，應(yīng)先區(qū)分材料屬于人事檔案還是非人事檔案，將其中混雜的非人事檔案篩選出來。對入黨檔案、入團(tuán)檔案、獎勵檔案、紀(jì)律檢查檔案等應(yīng)加強(qiáng)注意。在材料鑒別時，對材料是否為本人的檔案也應(yīng)加強(qiáng)重視，在日常檔案的管理時，會將干部的姓名作為某種特征，從而方便整體和保存。因此在材料鑒別時，應(yīng)確保該份材料為本人檔案。在進(jìn)行檔案的歸檔前，對該檔案的歸屬者進(jìn)行明確，以免出現(xiàn)張冠李戴的問題，避免出現(xiàn)一人多名的現(xiàn)象，進(jìn)而增加檔案的分散性。在進(jìn)行人事檔案的鑒別工作時，應(yīng)更具嚴(yán)謹(jǐn)性，避免因失誤將某人的檔案放入他人的檔案袋內(nèi)。嚴(yán)重影響到工作的有序開展，是工作流程受到破壞，還會影響到該名員工日常的使用等。因此在日常工作時，應(yīng)對歸檔的材料的性別、職務(wù)、工作單位等相關(guān)信息進(jìn)行仔細(xì)的核查。從而將同名員工的檔案進(jìn)行有效的區(qū)分，并進(jìn)行標(biāo)注，避免將其混淆。對同名異姓、同音異名等情況也應(yīng)進(jìn)行綜合考慮。避免因工作人員的個人行為，導(dǎo)致檔案混淆、錯亂等問題。

2.3 鑒別材料是否完成處理

檔案材料應(yīng)先完成處理，才可以劃分進(jìn)人事檔案中。在進(jìn)行日常的檔案材料的鑒別工作時，應(yīng)將未處理完、未決定的檔案材料篩選出來，繼續(xù)處理直至完成后才劃分進(jìn)人事檔案范圍。部分已經(jīng)申請但是未獲取批準(zhǔn)的資料，將其篩選出來并打回原工作單位，處理完成后方方可再次申請，并進(jìn)行歸檔。

2.4 鑒別材料的可靠性

根據(jù)人事檔案的內(nèi)容，可對相關(guān)干部進(jìn)行有效了解，進(jìn)而決定是否采用其作為干部。因此人事檔案的準(zhǔn)確性和可靠性十分重要。在進(jìn)行日常鑒別工作時，應(yīng)對出現(xiàn)與實(shí)際內(nèi)容不符合、觀點(diǎn)過于模糊、觀點(diǎn)矛盾的內(nèi)容等的檔案，打回原工作單位經(jīng)過嚴(yán)格的審查核實(shí)，保障材料內(nèi)容的可靠性，進(jìn)而發(fā)揮檔案的作用。

2.5 鑒別材料是否全面

在鑒別人事檔案的過程中，應(yīng)該認(rèn)真判斷材料的全面性。注意每份檔案資料的完整與全面，保證成套的資料不缺份，單份材料頁數(shù)完整。對于一些來源模糊、日期不明、頭尾不全的檔案，應(yīng)該經(jīng)過仔細(xì)調(diào)查后，才能歸檔。如果仍然有一些無法查清的資料，不能進(jìn)行歸檔。對于缺少的材料，應(yīng)該進(jìn)行全面的記錄，同時想辦法進(jìn)行彌補(bǔ)，盡快收集完整的資料。

2.6 鑒別材料是否出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象

在鑒別過程中，應(yīng)該避免出現(xiàn)重復(fù)的內(nèi)容。不管資料屬于哪種類型，只需要將正本與副本分別保存一份即可。如果出現(xiàn)無法解釋問題，或者沒有多少價值的資料，也應(yīng)該適當(dāng)刪減，這樣可以保證人事檔案的使用效率提高。

2.7 鑒別材料的字跡是否具備耐久性

在鑒別過程中，需要重視材料字跡的檢查工作，觀察其是否具有耐久性。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，人事檔案的資料需要長久的保存。如果材料是關(guān)于知名人士的，更應(yīng)該永久保存。因此，需要格外重視字跡的耐久性。管理人員應(yīng)該嚴(yán)格監(jiān)督，如果發(fā)現(xiàn)不符合標(biāo)準(zhǔn)的材料，應(yīng)該返回進(jìn)行重新書寫。

3 對于不歸檔材料的處理方式

可以借助鑒別的方式來排除不歸檔的材料，并且按照不同的要求來處理。通常情況下，包括以下幾種方法：

3.1 轉(zhuǎn)出

只要不是本人的檔案，或者不屬于人事檔案范疇的材料，不應(yīng)該隨意處理。而應(yīng)該轉(zhuǎn)人有關(guān)單位保存或處理。轉(zhuǎn)出時，還應(yīng)填寫轉(zhuǎn)遞材料單，以便查詢。

3.2 退回

對屬于個人保存的材料，應(yīng)退回本人保管；對于手續(xù)不完備，或內(nèi)容需要核實(shí)的材料，應(yīng)提出具體意見，退回有關(guān)單位進(jìn)行處理，待補(bǔ)充或完備手續(xù)后收回歸檔。

3.3 銷毀

經(jīng)鑒別后，對那些沒有保存價值的材料，應(yīng)該按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。需要銷毀的材料，也要認(rèn)真審查，逐份登記，寫明銷毀理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

4 結(jié)束語

人事檔案是對相關(guān)人員的經(jīng)歷和個人信息等進(jìn)行較為詳細(xì)記錄的重要介質(zhì)，并具有真實(shí)性和可靠性。人事檔案是各個企業(yè)、學(xué)校、政府等必不可少的檔案，是對人員進(jìn)行有效管理的重要工具。因此應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案的重視，在進(jìn)行日常的人事檔案管理工作時，一項(xiàng)重要的工作便是對歸檔材料的鑒別工作。在進(jìn)行鑒別時，應(yīng)區(qū)分人事檔案與非人事檔案。并對檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)鑒別，從而保障檔案材料的真實(shí)性和可靠性。對于不符合相應(yīng)要求的檔案應(yīng)及時退回原工作單位，待改正、完善且符合相應(yīng)的要求后，在進(jìn)行歸檔。

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