合同全業(yè)務生命周期管理研究

牛旭

摘 要：合同全業(yè)務生命周期管理是近些年國有企業(yè)在合同管理中提出的新的管理模式，即改變原有的合同管理重視文本審核，輕視合同前期項目立項、談判和后期合同履行的管理模式，將合同的前期準備階段到終止階段的全部業(yè)務囊括到合同管理的整個過程，達到全業(yè)務生命周期閉環(huán)管理的效果。本文通過深入分析B企業(yè)在合同管理制度、管理環(huán)節(jié)的分工合作、合同管理人員的業(yè)務水等方面存在的問題，提出通過完善合同管理制度，明確各管理環(huán)節(jié)職責權(quán)限；合理配置合同管理流程，加強各管理環(huán)節(jié)協(xié)同配合；提高合同管理人員及審核人員業(yè)務水平的方式，探索提升合同管理水平的方法和途徑。

關(guān)鍵詞：合同全業(yè)務生命周期；合同管理

一、B企業(yè)合同管理基本情況

B企業(yè)是一家國有企業(yè)，呈現(xiàn)集團化的運營管理模式。B企業(yè)作為母公司（總公司），下轄4個子公司、3個分公司，鐵路運營里程750公里，公司注冊資本100億元人民幣。B企業(yè)合同管理歸口部門設在企業(yè)管理部，負責全集團合同管理制度的制定與落實、合同管理流程的設計、合同管理系統(tǒng)的調(diào)試與應用、合同統(tǒng)計與分析及合同授權(quán)與合同印章管理等的日常工作。企業(yè)管理部還兼具法律事務管理職能，因此合同的法律審核工作也由企業(yè)管理部具體負責。

在B企業(yè)最初的合同管理概念中，合同管理主要是指“合同審核”過程。合同管理過程相對是靜態(tài)的，僅由合同審核部門、相關(guān)業(yè)務領導對合同起草部門提出的合同文本進行匯簽審批，即完成了合同管理的主要工作。但合同前期立項、定價，后期履行、風險救濟等工作，并不屬于合同管理的范圍。

2009年B企業(yè)引入了電子化合同審批系統(tǒng)，稱為合同管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)預先確定了合同審核流程及每一審核環(huán)節(jié)所對應的審核人員，合同起草部門需通過系統(tǒng)起草合同文本，審核部門、相關(guān)業(yè)務領導可以對合同文本進行審核、修改和批示。系統(tǒng)基本可以滿足合同無紙化審核的要求，提高了合同審核的效率和透明度。

2015開始，B企業(yè)在合同管理中引入了“合同全業(yè)務生命周期管理”模式。合同全業(yè)務生命周期管理的主要含義即是主張對合同管理要實行前期、中期、后期全過程動態(tài)管理，包含前期項目的立項、定價、潛在簽約方的資信審查，中期合同審核、后期合同履行、風險救濟等環(huán)節(jié)的系統(tǒng)、持續(xù)、完整全過程閉環(huán)管理。B企業(yè)合同起草部門、履行部門一般根據(jù)業(yè)務管理情況劃分，并不固定。審核階段的常規(guī)審核部門是固定的，目前為企業(yè)管理部、財務部、內(nèi)控審計部。企業(yè)管理部負責合同全面審核和專業(yè)法律審核；財務部門負責審核資金計劃、關(guān)聯(lián)交易情況等財務制度審核；內(nèi)控審計部門負責合同的合規(guī)性審核。審核部門完成審核后，提交相關(guān)業(yè)務領導進行最后的審批。B企業(yè)現(xiàn)有合同全業(yè)務生命周期管理流程如下：

二、管理中存在的問題

合同全業(yè)務生命周期管理模式使合同管理過程更為公開、透明，有效地降低了合同管理各環(huán)節(jié)的所面臨的風險。但隨著管理的進一步延伸和向前推進，也發(fā)現(xiàn)了一些管理中的問題。

1.合同管理制度不完善

B企業(yè)現(xiàn)行合同管理制度雖然是基于合同全業(yè)務生命周期管理模式設計和制定的，但是其管理的核心內(nèi)容仍集中合同中期即“合同審核、簽訂”階段的管理，對合同前期及合同后期的具體工作及職責權(quán)限未作明確規(guī)定。

現(xiàn)有制度中明確規(guī)定了合同審核部門在合同審核過程中的職責權(quán)限、工作內(nèi)容和工作流程，要求從各自業(yè)務分工入手開展合法性、合規(guī)性審核。但是，對合同的立項、定價、履行、救濟等環(huán)節(jié)的職責權(quán)限、管理方法、處置方式均沒有十分明確的規(guī)定，也未設定專門的管理流程。實際上形成了重視“合同審核”、輕視“合同前期”與“合同履行”的局面。對于合同前期缺乏管控，合同起草部門在立項、定價、資信審查過程中缺乏監(jiān)督，容易造成合同項目立項與公司生產(chǎn)經(jīng)營實際不符、定價過程不公開透明、簽約方資質(zhì)不足等問題。同樣，合同進入審核環(huán)節(jié)后，合同審核部門對合同立項、定價過程不了解，審核部門無法僅從合同文本中了解到合同立項、定價的相關(guān)情況，無法滿足合法性、合規(guī)性的審查要求。在合同履行管理中，發(fā)生合同異常履行，如合同變更、解除、終止等情況，因為沒有明確處置相關(guān)問題的責任部門、處理方式、處置流程，在實際管理中各類異常履行的情形僅有合同履行部門掌握情況，合同起草部門、審核部門、相關(guān)業(yè)務領導對合同變更、解除、終止等情況并不知情，相關(guān)部門或財務部門仍會按照原合同履約，B企業(yè)喪失了合同履行階段風險防控的機會，給企業(yè)帶來一定的法律風險和經(jīng)濟損失。

2.各管理環(huán)節(jié)缺乏協(xié)同配合

合同全業(yè)務生命周期管理，強調(diào)合同前期、中期、后期各管理環(huán)節(jié)緊密銜接、相互配合、相互制約?，F(xiàn)在存在的管理誤區(qū)是：合同起草部門、審核部門、履行部門普遍認為這三個階段的工作是相互獨立的，所有人員只對其處理的某一環(huán)節(jié)的工作具體負責。合同起草部門認為只要做好立項、定價、資信審查、合同主要條款起草等合同前期工作就已經(jīng)盡到職責，合同審核、防控合同風險工作等與自己關(guān)系不大；合同審核各部門認為只要各自業(yè)務范圍的內(nèi)容就完成了審核工作；合同履行部門認為合同按實際業(yè)務情況履行即可，變更或解除合同只要合同雙方協(xié)商一致，既能實現(xiàn)合同目的、滿足公司經(jīng)營需求，又未給公司造成損失就不需要再知會其他部門。

割裂各管理環(huán)節(jié)的結(jié)果是合同風險的不斷升高。合同起草部門在定價和合同主要條款談判時，法律管理部門、財務部門、內(nèi)控審計部門未參與和把關(guān)，容易出現(xiàn)為了追求經(jīng)濟效益而違反國家法律、行業(yè)規(guī)定和企業(yè)制度的問題。進入合同審核階段后，各審核部門僅能從各自業(yè)務角度提出審核意見，但是對于合同的專業(yè)條款、技術(shù)條款合同審核部門缺乏審核能力，同時對合同實施的具體條件和要求并不清楚，因此不可能提出專業(yè)的意見，審核部門有可能為了片面追求降低合同風險導致合同實施的具體條件和要求過于苛刻，合同根本無法履行。履行階段如發(fā)生異常履行情況，僅有履行部門知曉，財務部門、其他部門仍按原計劃履約，有可能給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失和法律風險。合同前期、中期、后期“各管一段”缺乏有效溝通、配合，相互的監(jiān)督制約，從企業(yè)內(nèi)部來看，容易造成各管理環(huán)節(jié)權(quán)力尋租，合同管理的內(nèi)部控制存在漏洞；從對外風險管控來看，管理環(huán)節(jié)的漏洞導致合同條款瑕疵明顯或存在較高的法律風險。

3.合同管理人員數(shù)量不足，合同管理水平有待提高

2017年度，整個集團對外簽訂合同數(shù)量為1406份，合同總金額約34.6億元人民幣，涉及合同類別大致可以分為運輸類、購銷類合同、工程類合同、金融類合同、土地房屋礦權(quán)類合同、辦公類合同、中介服務類合同和其他類合同。上述數(shù)據(jù)可以看出，B企業(yè)合同的數(shù)量、金額都是比較大的。但是，與之相匹配的合同管理人員的數(shù)量及合同管理水平卻十分有限。

一是合同管理人員數(shù)量不足。B企業(yè)專職合同管理人員僅1人，配置在集團母公司，7家子分公司、14個部門、4個中心機構(gòu)合同管理人員各配置1名兼職人員。B企業(yè)的合同管理制度中明確規(guī)定“合同管理員職責是：（1）組織合同的流轉(zhuǎn)、審批；（2）負責合同編號和歸檔工作；（3）對合同履行情況進行跟蹤登記；（4）編制有關(guān)合同臺賬、報表；（5）合同管理的其他工作”。除了負責上述日常合同管理工作，有時還要承擔合同法律審核、合同系統(tǒng)的管理、合同業(yè)務培訓等工作。專、兼職合同管理人員工作任務重，精力有限，疲于應付合同管理中的各項任務。

二是合同管理水平較低，主要體現(xiàn)在合同法律審核水平、風險防控意識、責任意識不強。首先是合同法律審核水平較低。2014年開始，B企業(yè)合同管理中明確規(guī)定必須包含法律審核環(huán)節(jié)，集團母公司（總公司）和各子分公司的合同審核流程中都相應的增加了合同法律審核環(huán)節(jié)和審核人員。這一環(huán)節(jié)的設置，雖然在一定程度上提高了合同風險的早期防控能力，但就配置的合同法律審核人員來看，截止2017年年底，B企業(yè)僅有企業(yè)管理部專職合同管理員具有法律職業(yè)資格證書和企業(yè)法律顧問資格，其他法律審核人員均不具有法律類資格證書。其次是風險防控意識和責任意識不強。起草部門認為合同審核工作全權(quán)由審核部門負責，而常規(guī)審核部門則認為僅在各自業(yè)務范圍內(nèi)開展審核工作，起草部門與審核部門沒有形成統(tǒng)一的風險防控意識，因此合同條款極易出現(xiàn)瑕疵、漏洞。審核人員責任心不強，審核工作互相依靠甚至互相推諉，合同審核流于形式。

三、提升合同管理水平的幾點建議

通過分析B企業(yè)合同管理中存在的問題，提出如下幾點建議，以期提高企業(yè)合同管理水平和合同風險防御的能力。

1.完善合同管理制度，明確各管理環(huán)節(jié)工作職責

完善合同管理制度，是提升合同管理水平的關(guān)鍵一步。真正落實合同全業(yè)務生命周期管理要求，將三個管理階段、各管理環(huán)節(jié)的職責權(quán)限、工作內(nèi)容梳理細化，并通過制度加以固定下來。一是在合同前期，明確合同起草部門在開展合同立項審查、定價、合同主要條款起草工作時，法律管理部門、財務部門、內(nèi)控審計部門、相關(guān)業(yè)務部門需要參與其中，在各自業(yè)務范圍內(nèi)發(fā)表意見，并將參與情況形成紀要、備忘等文件。二是在合同審核階段加入合同起草部門初審和合同相關(guān)業(yè)務部門專業(yè)審核兩個環(huán)節(jié)。起草部門初審主要審查合同文本是否與合同管理前期工作的結(jié)果一致；相關(guān)專業(yè)部門專業(yè)審核主要審查合同的專業(yè)條款、技術(shù)條款是否符合國家、行業(yè)規(guī)范，是否滿足企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否表意準確清晰，具有現(xiàn)實的可操作性。三是明確合同履行階段履行部門的職責權(quán)限和工作流程。在合同異常履行時，合同履行部門要在規(guī)定的時間內(nèi)將相關(guān)情況反饋合同起草部門、審核部門、業(yè)務分管領導，多部門聯(lián)動配合確定處置方案，與合同簽約方積極協(xié)商并通過采取簽訂補充合同、變更合同等方式及時修正合同履行中的相關(guān)問題。四是完善合同管理制度中管理考核和獎勵的相關(guān)規(guī)定，按季度考核與年度考核相結(jié)合的方式，對相關(guān)人員進行獎懲。

2.加強各管理環(huán)節(jié)協(xié)同配合

合理配置管理流程，各管理環(huán)節(jié)緊密銜接、協(xié)同配合是合同，讓合同管理流程始終高效服務于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，同時還要滿足國有企業(yè)關(guān)于風險管控和合規(guī)管理的相關(guān)要求是全業(yè)務生命周期管理的目的。為了解決各管理階段、管理環(huán)節(jié)“各管一段”的局面，就要建立各環(huán)節(jié)間的鏈接點、打通彼此管理壁壘，串聯(lián)合同前期、中期、后期各管理階段。串聯(lián)各管理階段主要從以下幾個方面入手：

一是為滿足合同審核階段合法性、合規(guī)性、合理性的工作要求，合同審核階段加入合同前期過程性文件審核。在合同起草時，合同起草部門要將立項、定價階段形成的紀要、備忘等文件作為合同審核的附加材料，一并上傳到合同管理系統(tǒng)，上述文件將與合同文本一并進行審核。在合同審核階段，審核部門通過審閱合同前期過程性文件，了解合同立項、定價等環(huán)節(jié)的基本情況，在此基礎上進行合同審核，能更好地理解合同訂立目的，有的放矢的審核、調(diào)整合同條款，同時也可以審核起草環(huán)節(jié)是否符合法律、行業(yè)規(guī)則、公司制度的規(guī)定，真正實現(xiàn)合法性、合規(guī)性的審核要求。通過這樣的設計，串聯(lián)起合同前期與中期，前期的立項、定價、合同起草環(huán)節(jié)受合同審核階段的監(jiān)督和制約，避免違法、違規(guī)問題的出現(xiàn)。

二是針對合同異常履行僅由履行部門單獨管理這一問題，合同后期的履行階段加入合同異常履行處置環(huán)節(jié)，實現(xiàn)合同異常履行多部門聯(lián)動管理。一旦發(fā)生合同異常履行，合同履行部門需要通過企業(yè)內(nèi)部正式溝通渠道如請示、報告、通知等方式，在規(guī)定時間將變更事項、擬采取的處理措施、可能存在的風險等情況告知合同起草部門、各審核部門、相關(guān)業(yè)務領導。在收到相關(guān)通知后，各部門通過召開聯(lián)合會議、文件匯簽等方式，確定處置方案和應對策略，上述過程均應形成正式文件材料，作為簽訂補充合同的附件材料。最終由合同履行部門負責辦理變更后的相關(guān)手續(xù)。如需要簽訂補充、變更、終止等形式的合同時，由履行部門負責在合同管理系統(tǒng)中起草合同，合同審核部門需對變化后的合同進行重新審核。這樣的設計彌補了合同履行階段缺少監(jiān)管和控制的管理漏洞，加強各部門之間的協(xié)作與監(jiān)督，在合同異常履行時，能及時處理相關(guān)問題，避免因合同履行引發(fā)的各類風險。

三是完善合同統(tǒng)計及經(jīng)驗反饋應用。提升管理需要不斷總結(jié)經(jīng)驗，并將好的經(jīng)驗和做法加以應用。管理中加入合同統(tǒng)計與經(jīng)驗反饋環(huán)節(jié)，使合同業(yè)務權(quán)生命周期管理形成了一個完整的閉環(huán)。通過統(tǒng)計每一年度合同立項、簽訂、實際履行的情況，了解各類型合同在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中所占比例，為下一年度制定計劃提供參考；通過統(tǒng)計、分析，梳理出最常見的合同類型與合同文本，編寫合同標準化范本并推廣應用，降低合同風險，提高合同審核效率，同時也為合同起草部門、審核部門和履行部門來年處理類似業(yè)務積累相關(guān)經(jīng)驗。通過總結(jié)、分析合同履行階段出現(xiàn)的各類異常履行的情況，建立成熟的應急處理機制，提高該類問題的處理效率，降低合同履行階段的涉訴風險。

3.增加合同管理人員數(shù)量，提高合同管理業(yè)務水平

隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，B企業(yè)越來越多的參與到開放的市場競爭當中。而合同管理水平的高低，也在一定程度上影響到企業(yè)市場競爭能力，增加合同管理人員數(shù)量，提高合同管理業(yè)務水平勢在必行。

一是要根據(jù)公司體量及生產(chǎn)經(jīng)營實際，適當增加合同管理人員數(shù)量。在集團母公司（總公司）的合同歸口管理部門即企業(yè)管理部內(nèi)配置2-3名專職合同管理人員，分別負責合同日常事務管理、合同審核及合同風險防控工作。合同管理員各司其職，相互配合，精心做好業(yè)務工作，避免因合同管理人員過少、合同業(yè)務過多造成的工作質(zhì)量低下。各子分公司要不斷提高對合同管理工作的重視程度，配置專職合同管理人員，并盡量保證管理人員的穩(wěn)定性。在選配人員時相應選擇具有一定法律知識、熟悉公司管理制度、具有合同管理經(jīng)驗、責任意識較強、學習能力優(yōu)秀的骨干型業(yè)務人員，讓專職管理人員深入理解公司合同管理制度、管理要求，熟練使用管理系統(tǒng)，處理好合同管理相關(guān)工作。

二是提高合同審核人員，特別是法律審核人員的業(yè)務水平。企業(yè)管理部應對合同審核人員的職責權(quán)限進行詳細的制度宣貫，強調(diào)合同初步審核、專業(yè)審核、法律審核與常規(guī)業(yè)務部門審核并重、并舉，審核內(nèi)容、審核角度雖各有不同，但缺一不可。確立審核反饋與追責機制，做到每一環(huán)節(jié)責任到人，從根本上避免合同審核流于形式，逐步提高合同審核人員的合同風險防范意識和責任意識。審核部門還應該通過業(yè)務培訓等方式，提高本部門審核能力。提高法律審核人員的業(yè)務水平，首先鼓勵法律審核人員學習合同法律審核的相關(guān)知識，考取相應的法律從業(yè)資格；其次對法律審核人員定期開展合同審核及法律風險防范的專業(yè)培訓，拓寬眼界，提高法律審核業(yè)務水平；再次制定相應的管理制度，對在一定時間內(nèi)無法取得法律從業(yè)資格或勝任法律審核工作的人員及時調(diào)整崗位，選聘能夠勝任相關(guān)工作的管理人員；最后，有目的的招錄法律專業(yè)人員或具有法律從業(yè)資格作為后備合法律人員培養(yǎng)，逐步提高合同法律審核的業(yè)務水平。

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