文件歸檔的問(wèn)題和建議

李潔

摘要：以設(shè)計(jì)資料歸檔為主題展開(kāi)論述，全文主要包括兩個(gè)部分的內(nèi)容：第一部分，重點(diǎn)對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析探討；第二部分，在上述分析的基礎(chǔ)上針對(duì)問(wèn)題的解決策略提出了建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 設(shè)計(jì)資料歸檔 工作制度

一、設(shè)計(jì)資料歸檔工作存在的不足

（一）設(shè)計(jì)資料歸檔不齊全

在設(shè)計(jì)資料歸檔工作中，資料信息收集屬基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)工作的不完善，會(huì)直接影響到整個(gè)設(shè)計(jì)資料歸檔工作效果。在歸檔工作中，很多單位只重視紙質(zhì)資料的收集，對(duì)電子資料沒(méi)有進(jìn)行全面的收集和存儲(chǔ)。認(rèn)識(shí)不到電子資料的保存價(jià)值，在信息收集過(guò)程中，沒(méi)能按照要求進(jìn)行及時(shí)歸檔，致使所收集的資料達(dá)不到永久保存的目的。這一問(wèn)題的出現(xiàn)，一方面是任務(wù)分工不明確，責(zé)任落實(shí)不到位，導(dǎo)致部分人員沒(méi)能夠按照要求完成相應(yīng)的資料收集工作；另一方面則是由于歸檔制度的不完善，無(wú)法以制度的形式對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作予以明確，進(jìn)而導(dǎo)致資料歸檔工作不規(guī)范，在具體工作中出現(xiàn)漏洞。

（二）電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔不完善

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其在檔案管理中的應(yīng)用不斷深入，很多機(jī)構(gòu)的檔案資料主要是紙質(zhì)文件，而且電子文檔案管理已成為很多機(jī)構(gòu)檔案管理的重點(diǎn)。具體而言，這一問(wèn)題首先表現(xiàn)為被動(dòng)收集電子檔案難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。針對(duì)設(shè)計(jì)工作的開(kāi)展，主要精力被放在了趕時(shí)間、趕任務(wù)、趕工期完成任務(wù)方面，工作精力限制了電子檔案歸檔工作，只有在驗(yàn)收時(shí)才會(huì)意識(shí)到電子檔案設(shè)計(jì)歸檔的重要性。所以，電子檔案的歸檔工作處于一種被動(dòng)進(jìn)行狀態(tài)，而且，在這一狀態(tài)下，設(shè)計(jì)資料、原始的圖像資料信息未進(jìn)行系統(tǒng)的數(shù)字化處理，進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)計(jì)資料歸檔工作成效不明顯。其次，這一問(wèn)題表現(xiàn)為云計(jì)算服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施緩慢。目前，電子檔案利用處于被動(dòng)狀態(tài)。

（三）專(zhuān)業(yè)化檔案管理人員的缺乏

管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行主體，因此檔案管理人員的自身素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作成效，但是目前來(lái)看，針對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作的開(kāi)展，很多相關(guān)單位忽略了專(zhuān)業(yè)化檔案管理人員的培訓(xùn)，致使工作人員自身素質(zhì)水平無(wú)法滿足實(shí)際工作需求，在設(shè)計(jì)資料歸檔工作的具體實(shí)施過(guò)程中，很多環(huán)節(jié)的工作處理質(zhì)量不高，從而對(duì)整體工作成效的提升造成巨大的負(fù)面影響。

二、設(shè)計(jì)資料歸檔工作完善策略探討

（一）明確分工，完善制度

為了盡可能減少設(shè)計(jì)資料歸檔工作中的漏洞，首先要在前期的資料收集中進(jìn)行明確分工，將責(zé)任落實(shí)到位，促使每一環(huán)節(jié)的工作都能夠高質(zhì)量完成。針對(duì)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料歸檔工作的開(kāi)展，可以將前期的資料收集工作劃分為紙質(zhì)資料收集和電子資料收集，不同的資料收集任務(wù)安排特定的工作小組，然后工作小組還可以將紙質(zhì)資料收集進(jìn)一步劃分為勘察資料收集、批準(zhǔn)文件資料收集、來(lái)往文件資料收集、工作記錄信息收集，將電子資料收集進(jìn)一步劃分為設(shè)計(jì)圖資料收集、音頻資料收集、視頻資料收集等，并且針對(duì)不同的細(xì)化工作安排不同的人員。其次，加強(qiáng)設(shè)計(jì)資料歸檔制度的建設(shè)。制度建設(shè)的主要目的之一就是對(duì)行為主體的工作進(jìn)行約束，使其規(guī)范化開(kāi)展各項(xiàng)工作，針對(duì)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料歸檔工作的開(kāi)展工作，相關(guān)單位所建立的歸檔制度需執(zhí)行我國(guó)檔案部門(mén)所頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，制定適合本單位的制度體系。例如，所建設(shè)的設(shè)計(jì)資料歸檔制度體系中，可以建立相應(yīng)的責(zé)任追究制，以制度的形式明確不同部門(mén)及人員的責(zé)任，通過(guò)這種方式，對(duì)工作人員進(jìn)行有效的約束，使其嚴(yán)格按照規(guī)章制度完善設(shè)計(jì)資料歸檔中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，進(jìn)而不斷推動(dòng)資料歸檔工作的完善。

（二）開(kāi)創(chuàng)電子檔案歸檔利用新局面

為了充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的作用，并不斷完善設(shè)計(jì)資料歸檔工作，首先，要提升工作主動(dòng)性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)和完善。具體而言，要對(duì)分布式文件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)系統(tǒng)進(jìn)行充分利用，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)功能，將多個(gè)服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備組合成一個(gè)整體，在通過(guò)集合體存儲(chǔ)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)訪問(wèn)接入網(wǎng)絡(luò)客戶端程序，實(shí)現(xiàn)云服務(wù)系統(tǒng)。其次，要注重成果信息資料的研發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。設(shè)計(jì)資料歸檔工作的主要目標(biāo)之一就是完成檔案的開(kāi)發(fā)利用，為此，針對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作的開(kāi)展，工作人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的信息開(kāi)發(fā)意識(shí)，在資料歸檔中對(duì)檔案信息進(jìn)行必要的加工，針對(duì)系統(tǒng)中具有價(jià)值的信息，要有針對(duì)性的進(jìn)行深度挖掘，并從中提煉出更具價(jià)值的信息資料，通過(guò)這種方式，使得檔案資料得到高效利用，進(jìn)而充分發(fā)揮資料歸檔的作用。另外，還應(yīng)該對(duì)設(shè)計(jì)資料的電子圖像信息進(jìn)行全面整合，利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，建立電子圖像檔案信息庫(kù)，并且對(duì)圖像信息進(jìn)行分類(lèi)保存，逐步實(shí)現(xiàn)電子圖像檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)一化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

（三）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)

針對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作的開(kāi)展，相關(guān)單位必須認(rèn)識(shí)到專(zhuān)業(yè)化人才的作用，必須加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化檔案權(quán)力工作人員的培訓(xùn)，具體而言，整個(gè)培訓(xùn)工作可以分三階段進(jìn)行。在第一階段，主要引導(dǎo)工作人員對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作環(huán)境進(jìn)行全面熟悉，了解整體工作流程，并完成對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作的初步認(rèn)識(shí)。在第二階段，重點(diǎn)針對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進(jìn)行技能培訓(xùn)，這是整個(gè)培訓(xùn)工作的重中之重，通過(guò)這一階段培訓(xùn)工作的開(kāi)展，促使工作人員能夠熟練掌握設(shè)計(jì)資料歸檔工作中的各項(xiàng)技能，并高效參與到具體工作的實(shí)施過(guò)程中。第三階段為查漏補(bǔ)缺階段，在這一階段中，要通過(guò)全面的觀察和了解，查找工作人員在具體工作執(zhí)行過(guò)程中仍然存在的不足之處，并有針對(duì)性進(jìn)行在此培訓(xùn)，強(qiáng)化技能，進(jìn)而不斷提升其工作效率。

檔案管理人員應(yīng)具有超前意識(shí)和高效攝取信息的能力，在檔案管理中，要主動(dòng)的、深入的調(diào)查編研電子技術(shù)檔案資料，既懂專(zhuān)業(yè)技術(shù)，又懂計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理知識(shí)，熟悉設(shè)計(jì)領(lǐng)域的電子檔案存儲(chǔ)保管業(yè)務(wù)。

三、總結(jié)

綜上所述，資料歸檔是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，就目前的情況來(lái)看，資料歸檔工作仍然存在不完善的地方，為此，相關(guān)單位，必須對(duì)存在的問(wèn)題有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，并從多個(gè)層面入手予以完善。