論檔案載體的變革對(duì)檔案管理工作的影響

趙云波

摘 要：檔案記載著歷史、記錄著文明，它可以讓歷史再現(xiàn)，讓文明傳承。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們生活水平的提高，人們對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)知發(fā)生了深刻變化，社會(huì)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，開(kāi)始投入到對(duì)檔案的利用中去，從此檔案開(kāi)始走進(jìn)人們的生活。

關(guān)鍵詞：檔案載體；變革；檔案管理；影響

1檔案載體的變革對(duì)檔案管理工作的影響

1.1檔案載體的變革對(duì)檔案保管的沖擊

檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，就其制成材料來(lái)說(shuō)，它又以一定的物質(zhì)形式而存在。同時(shí)，檔案的原始記錄性質(zhì)，賦予檔案重要的價(jià)值，使檔案成為國(guó)家的寶貴財(cái)富。然而檔案的壽命是有限的。檔案壽命的長(zhǎng)短與檔案存貯環(huán)境與保護(hù)條件有極為密切的關(guān)系。我國(guó)傳統(tǒng)的檔案保管的基本物質(zhì)條件，就是擁有一間庫(kù)房和檔案架（箱、柜），再配置溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)劑、除濕機(jī)、復(fù)印機(jī)、消防器材等設(shè)備。然而，面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，社會(huì)信息量的爆炸式增長(zhǎng)，應(yīng)運(yùn)而生的各種新型的檔案信息載體，傳統(tǒng)的保管方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代，無(wú)法安全有效的維護(hù)和延長(zhǎng)檔案的壽命。因?yàn)樾滦蜋n案信息載體的保管條件跟紙質(zhì)檔案相比有特別的要求。新型檔案載體的物理化學(xué)性質(zhì)很不穩(wěn)定，對(duì)溫濕度、塵埃、有害氣體、光線、磁場(chǎng)、機(jī)械磨損和震動(dòng)等非常敏感，稍有不慎就可能導(dǎo)致載體材料出現(xiàn)變形、斷裂、伸縮、折痕、生霉、粘連、退磁和磁粉脫落等，從而影響檔案信息的安全。改變新型檔案載體對(duì)現(xiàn)有保管條件的挑戰(zhàn)的現(xiàn)狀是當(dāng)務(wù)之急。首先，要迎接挑戰(zhàn)，應(yīng)該給檔案工作正確定位，樹(shù)立強(qiáng)烈的歷史責(zé)任感，解放思想轉(zhuǎn)變觀念，加大經(jīng)費(fèi)的投入，用于改善庫(kù)房的保管條件，添置先進(jìn)的設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)；其次，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理技術(shù)的運(yùn)用，增強(qiáng)技術(shù)含量；再次，更新檔案隊(duì)伍人員的結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力的現(xiàn)代化檔案專業(yè)人才，以提高檔案人員的綜合素質(zhì)。

1.2檔案載體的變革對(duì)檔案儲(chǔ)存容量帶來(lái)的影響

（1）首先儲(chǔ)存及表現(xiàn)形式多樣。其內(nèi)容包含文字、圖像、視頻、語(yǔ)音、三維立體模型等多媒體綜合信息。使用者在查閱、讀取的時(shí)候，可以很直觀的讀、看、聽(tīng)或者感受到作者的表達(dá)意圖。（2）儲(chǔ)存容量大。就前文提到的文字儲(chǔ)存為例，每百萬(wàn)字信息就需要使用A4紙2000張，通過(guò)電子存檔的手段只需打火機(jī)大小10GB的U盤(pán)就能做到。如果僅僅用來(lái)儲(chǔ)存文字信息，那將大約是相同紙質(zhì)重量?jī)?chǔ)存信息的一千萬(wàn)倍。由于儲(chǔ)存容量的增大，因此對(duì)空間的制作材料的使用將大幅減少。（3）此類載體儲(chǔ)存的檔案，可以由數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、搜索技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等進(jìn)行融合。一方面，對(duì)于檔案的整理、管理、排列、存儲(chǔ)、銷毀等過(guò)程，能夠大大提高其效率，減少人工投入；另一方面，對(duì)于傳輸、遠(yuǎn)程共享、更新、錄入等，不僅僅均可予以實(shí)現(xiàn)，而且能夠進(jìn)行良好管理。這些都是傳統(tǒng)紙張檔案無(wú)法可比的。檔案載體的變革的結(jié)果是檔案載體“百花齊放”的多元化，包括膠片、磁性材料以及光盤(pán)的現(xiàn)代檔案載體的形成，它打破了紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，產(chǎn)生了包括照片檔案、唱片檔案、影片檔案、縮微檔案、磁帶檔案、光盤(pán)檔案在內(nèi)的聲像檔案。以音頻、視頻的形式記載社會(huì)歷史的聲像檔案的出現(xiàn)，是檔案載體最劇烈的一次變革，特別是顛覆了工程檔案只有紙質(zhì)檔案的狀況，產(chǎn)生了能形象直觀再現(xiàn)城市建設(shè)過(guò)程、有聲有影的城建聲像檔案。所以，檔案載體的第二次變革，不僅對(duì)檔案的基本理論和傳統(tǒng)觀念帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，而且對(duì)城建聲像檔案產(chǎn)生了深刻的影響。

1.3檔案載體的變革豐富了利用服務(wù)方式

當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的巨大發(fā)展與科學(xué)技術(shù)進(jìn)步息息相關(guān)，檔案利用的方式也融入在時(shí)代的步伐當(dāng)中。除原有的檔案閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)外，面對(duì)新型檔案信息載體變革，必然出現(xiàn)新的服務(wù)方式。如：紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)化，檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳遞，人們可接受網(wǎng)上查詢服務(wù)；空間位置的傳送技術(shù)與地面上的光學(xué)纖維技術(shù)也使人們能方便利用高速數(shù)字通信線路。與此同時(shí)，電算系統(tǒng)或電纜、電視兩者的結(jié)合將使數(shù)字通信深入到千家萬(wàn)戶，檔案館（室）將會(huì)變成一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。顯然，新型檔案信息載體已向以往的載體提出了挑戰(zhàn)，但這決非意味著以往的檔案載體的主體—紙質(zhì)檔案使命的結(jié)束。考察人類社會(huì)實(shí)踐，我們很清楚，紙質(zhì)檔案仍是記錄與傳送信息的最重要的途徑。視聽(tīng)、機(jī)讀、縮微檔案等，終究不能取代紙質(zhì)檔案的作用或功能。我們的服務(wù)方式應(yīng)面對(duì)多種門類檔案的原始憑證功能、記錄與傳送信息功能更替運(yùn)用與協(xié)調(diào)。我們檔案人員也應(yīng)掌握現(xiàn)代化技術(shù)和專業(yè)的檢索知識(shí)，否則就不能勝任工作。

2加強(qiáng)電子檔案利用及安全技術(shù)防護(hù)措施

2.1網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使電子檔案在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸

時(shí)，具有極大的共享能力，也極易被黑客攻擊和破壞，急需加強(qiáng)電子檔案安全管理。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會(huì)《電子檔案安全管理辦法》、《綜合電子信息系統(tǒng)管理辦法》、《涉密電子信息檔案管理辦法》等法律法規(guī)，明確崗位職責(zé)，熟知工作流程，提高管理電子檔案應(yīng)用能力，確保電子檔案的真實(shí)性和原始性。

2.2學(xué)習(xí)現(xiàn)代聲像檔案技術(shù)，適應(yīng)聲像檔案的發(fā)展

聲像檔案已經(jīng)受到信息技術(shù)浪潮的激烈沖擊，正如馮惠玲教授所言“檔案既有的概念邊界和實(shí)務(wù)邊界正在破堤決口，檔案職能正在多向擴(kuò)展，廣泛的實(shí)質(zhì)性的跨界合作正在形成，一些全新的觀念和方法正在生長(zhǎng)。”現(xiàn)代聲像檔案技術(shù)已經(jīng)是涉及多學(xué)科、多種類技術(shù)的綜合體，包括數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)的需要的數(shù)字識(shí)別技術(shù)和影像技術(shù)，包括磁帶、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)及數(shù)據(jù)庫(kù)等使用的數(shù)字檔案存儲(chǔ)技術(shù)，包括智能檢索、圖像檢索等需要的聲像檔案檢索技術(shù)，包括數(shù)字簽名、數(shù)字加密等檔案信息安全技術(shù)。特別是隨著21世紀(jì)信息化浪潮的到來(lái)，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的不斷推陳出新，帶來(lái)嶄新的技術(shù)手段和運(yùn)作模式，人類社會(huì)的記憶方式進(jìn)入由圖文、視頻組成的多媒體聲像時(shí)代。借助移動(dòng)通訊、有線電視和互聯(lián)網(wǎng)的三網(wǎng)融合技術(shù)，改變了聲像檔案的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索和傳播方式，為聲像檔案資源的管理和利用提供非常有力的技術(shù)保障；借助手機(jī)、電視機(jī)、計(jì)算機(jī)的三機(jī)融合技術(shù)，可以全方位地展示聲像檔案內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程，全面提高聲像檔案管理水平；包括智能手機(jī)、移動(dòng)電視、平板電腦以及電子閱讀的移動(dòng)技術(shù)，聲像檔案系統(tǒng)向移動(dòng)終端的延伸，極大地拓寬聲像檔案的應(yīng)用平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息的無(wú)障礙傳播，實(shí)現(xiàn)能夠?qū)⑷魏温曄駲n案、在任何時(shí)間、傳遞到任何地點(diǎn)的任何人手中；包括虛擬終端、虛擬服務(wù)器、虛擬存儲(chǔ)等聲像檔案虛擬技術(shù)的普及和應(yīng)用，使虛擬檔案館建設(shè)向更加專業(yè)化、規(guī)?；透咝Щ姆较虬l(fā)展，形成更高效得聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。如果這些技術(shù)跟聲像檔案的資源整合得好，就能產(chǎn)生顯著的社會(huì)影響，給檔案事業(yè)發(fā)展提供廣闊的空間。因此，為了檔案事業(yè)的生存和發(fā)展，我們必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代聲像檔案先進(jìn)技術(shù)，跟上檔案信息化的步伐，這是聲像檔案能否發(fā)揮魅力的關(guān)鍵。

結(jié)語(yǔ)

紙質(zhì)文件與電子文件在一定時(shí)期，他們之間在某些方面存在不可替代性，在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，二者必將長(zhǎng)期并存，電子文件管理推動(dòng)紙質(zhì)文件管理改革。自從在文件和檔案領(lǐng)域?qū)嵭杏?jì)算機(jī)輔助管理以來(lái)，紙質(zhì)文件管理的方法就開(kāi)始發(fā)生變化，電子文件的管理對(duì)紙質(zhì)文件管理的影響更大、更深，從而引發(fā)的變化也更多、更明顯。它們二者沒(méi)有誰(shuí)取帶誰(shuí)的說(shuō)法，二者的使用將會(huì)一直發(fā)展下去。

參考文獻(xiàn)

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[3]楊劍云，郭燕，馬威.新型載體材料對(duì)檔案工作的影響[J].蘭臺(tái)世界，2010，25（5）：11-12.

（作者單位：石家莊市長(zhǎng)安區(qū)社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)事業(yè)管理局）