檢察院檔案信息管理質(zhì)量研究

王晨 鮑旭東 喻先花

進(jìn)入21世紀(jì)后，世界正式走向信息化和數(shù)字化。隨著云技術(shù)的不斷發(fā)展，其在各行各業(yè)的應(yīng)用越來越廣泛。那么在這個時代背景下，檔案信息的管理也需要進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化提高，認(rèn)真分析云時代下檢察院檔案管理風(fēng)險，提高檔案信息質(zhì)量安全管理。云時代下，在對檔案信息安全管理質(zhì)量進(jìn)行提高的同時，也要對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新，以能夠滿足當(dāng)今時代對檔案信息管理系統(tǒng)的需求，從根本上對檢察院檔案信息管理質(zhì)量進(jìn)行提高，其中新型檢察院檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以從以下幾方面著手：

一、完善檔案管理體系

針對檢察院檔案管理體系的缺陷，需要從增強(qiáng)檔案管理意識、強(qiáng)化檔案管理制度、加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)三方面完善檢察院檔案管理體系。

在檔案的信息化管理中，管理人員要樹立“服務(wù)至上、以人文本”的意識和觀念。同時可以定期開展檔案知識學(xué)習(xí)活動，讓工作人員認(rèn)識到檔案管理的重要性；也可以定期參觀在檔案管理方面成績較好、技術(shù)較為先進(jìn)的檢察院，提高工作人員的積極性；同時還要定期對工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，提高他們的責(zé)任心。

檔案管理制度是整個檔案信息化管理的重要綱領(lǐng)，在優(yōu)化檔案制度管理的過程中，檢察院要結(jié)合自身的發(fā)展特點，制定合理有效的管理制度。比如設(shè)置一些考核制度，對業(yè)績優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎勵；設(shè)置某些標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范員工的管理工作。另外在制定好制度之后，檔案管理部門的各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該帶頭遵守這些制度和章程，工作人員要認(rèn)真執(zhí)行制度，提高管理的水平和質(zhì)量。

人員的素質(zhì)是構(gòu)建新型檢察院檔案管理信息系統(tǒng)的重要條件。檢察院檔案部門可以通過兩種方式提高檔案管理人員的素質(zhì)。一種是直接招聘專業(yè)的檔案信息管理人員，另一種是選取業(yè)績較為優(yōu)秀、素質(zhì)相對較高的人員，對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平和素質(zhì)，通過這兩種方式，都能夠增強(qiáng)檢察院檔案管理部門的后備人員素質(zhì)。

二、豐富檔案資源

為了彌補(bǔ)檢察院檔案資源信息量小的缺陷，需要采取一定的措施豐富檢察院的檔案資源。比如，增加檢察院老師的招聘，盡量達(dá)到3個老師共同輔導(dǎo)一個學(xué)生的要求，專職老師負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)習(xí)，輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)學(xué)生的生活，而第三個老師負(fù)責(zé)學(xué)生的心理思想等，保證學(xué)生信息的完整性。

另外，也可以在各個院校中專門設(shè)置心理咨詢室、職業(yè)生涯規(guī)劃指導(dǎo)中心，通過記錄心理咨詢室的數(shù)據(jù)可以在一定程度上了解學(xué)生的心理思想狀況，而通過職業(yè)生涯規(guī)劃中心的指導(dǎo)，可以了解學(xué)生對于未來的憧憬、對于自身發(fā)展的看法。

三、數(shù)字化保存檔案

在數(shù)字化出版發(fā)展的情況下，單純的紙質(zhì)檔案保存方式已經(jīng)過于單調(diào)和落后。所以需要增強(qiáng)檔案的數(shù)字化保存。比如檢察院檔案館藏中存在著大量的早期檔案，這些檔案破損和丟失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，而其修復(fù)和補(bǔ)救工作又較為困難。那么就可以采用數(shù)字化方式，將這些檔案編輯成電子書進(jìn)行保存，這樣既能夠提高檔案保存的質(zhì)量，也能夠提高檔案保存的時間。同時對于一些面積較大的建筑圖紙，可以采用縮微機(jī)將它制作成微型膠卷進(jìn)行保存。

四、提高檔案的信息化管理

提高檔案信息化管理重點要做到兩點，一是使用信息化的系統(tǒng)和技術(shù)；二是保證信息的安全性。

在使用信息化技術(shù)對檢察院檔案進(jìn)行管理的過程中，要使用一定的多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?？梢耘渲脙膳_服務(wù)器，之后將它們組裝成雙擊后備系統(tǒng)，之后采用Client/Server結(jié)構(gòu)和TCP/IP技術(shù)、通信協(xié)議技術(shù)、Oracle 大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、Un5X操作系統(tǒng)、300GB容量 的HP磁光盤庫、MPEGZ壓縮系統(tǒng)、專業(yè)的錄像播放編輯機(jī)等技術(shù)，完成上機(jī)檢索的過程。

在建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，還要設(shè)置一定的加密技術(shù)、安全通信技術(shù)、驗證用戶信息、限制訪問等提高檔案信息的安全性。當(dāng)出現(xiàn)非法訪問、惡意攻擊、病毒感染等安全隱患時，可以使用密碼技術(shù)對這些進(jìn)行限制和制止，保護(hù)數(shù)據(jù)安全。

當(dāng)然，構(gòu)建檢察院檔案信息管理系統(tǒng)的方式還有很多，通過信息管理系統(tǒng)，能夠顯著提高信息管理的質(zhì)量，維護(hù)隱秘和私人信息的安全，提高檔案管理的技術(shù)，保證檢察院檔案管理工作的正常有序運行。

（作者單位：南京市浦口區(qū)人民檢察院）