中小型制造企業(yè)內(nèi)部采購信息流管理及相關(guān)工具設(shè)計

付敏 吳艷 張偉娜

【摘 要】論文分析了采購業(yè)務(wù)在企業(yè)中扮演的角色，根據(jù)國內(nèi)中小企業(yè)的實際情況指出了采購在組織內(nèi)部存在一個突出的問題即采購信息處理與共享傳遞問題，論文通過實際需求設(shè)計不同的采購輔助工具，通過數(shù)據(jù)的對比顯示出使用工具前后的工作效率提升比率，采購中工具使用對采購信息流的管理起著重要作用。

【Abstract】The paper analyzes the role of purchasing business in enterprises. According to the actual situation of small and medium-sized enterprises in China， it points out that there is a prominent problem in purchasing within the organization， that is， the processing and shared transfer of procurement information. Based on the actual demand， different procurement aids are designed. The comparison of the data shows the efficiency improvement rate of the work before and after the use of the tool. The use of tools in purchasing plays an important role in the management of purchasing information flow.

【關(guān)鍵詞】采購；信息處理；共享；輔助工具

【Keywords】 procurement； information processing； shared； support tools

【中圖分類號】F273 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）11-0038-02

1 采購業(yè)務(wù)在企業(yè)內(nèi)部扮演的角色

采購業(yè)務(wù)在企業(yè)中是保證企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，保持企業(yè)持續(xù)成本化，確保企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量滿足客戶需求，實現(xiàn)企業(yè)存貨投資和損失的最小化，提高公司的盈利水平和競爭地位的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點。采購工作涉及收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進貨檢收，整理付款等，這些采購工作過程正是與企業(yè)內(nèi)部需求部門以及外部的供應(yīng)商共同合作而滿足各方需要的過程，那么作為一個企業(yè)內(nèi)外部溝通的樞紐，采購信息流的正確順暢傳遞顯得尤其重要，若信息傳遞過程中存在斷點信息，必然會出現(xiàn)組織間矛盾重重，影響項目進度，信息無法溯源，產(chǎn)生大量的核對工作。

2 中小型制造企業(yè)采購組織內(nèi)部信息傳遞過程存在的問題

沒有適合企業(yè)的軟件工具。隨著供應(yīng)鏈管理被國內(nèi)各大企業(yè)青睞，有些企業(yè)已開始購買并使用ERP系統(tǒng)，MDM公共數(shù)據(jù)編碼平臺等物流信息系統(tǒng)，起到了一定的信息化管理作用，但受各種條件的制，這些系統(tǒng)也存著不同的問題。比如有些大型企業(yè)引進了管理系統(tǒng)軟件，軟件的設(shè)計是站在集團的高度進行設(shè)計，而每個成員公司因業(yè)務(wù)不同存在著個體差異，加之平臺使用上存在人工配合的問題，使得軟件平臺使用的模塊并不能惠及所有成員公司的所有采購業(yè)務(wù)，某些工作還必須維持原有的工作模式，這樣就造成了信息共享不完全，不徹底的現(xiàn)狀。而有些中小企業(yè)由于資金問題無法引入這些軟件實現(xiàn)信息共享。

采購工作運轉(zhuǎn)效率低，對于采購品種繁多，采購頻率高，數(shù)量大的制造型中小企業(yè)，經(jīng)常發(fā)生原材料不能及時供應(yīng)容易出現(xiàn)整臺設(shè)備等個別零部件的停工待料現(xiàn)象，這種情況很難提前預警。由于原材料供應(yīng)不上造成拖期不僅使中小企業(yè)遭受拖期罰款的經(jīng)濟損失，而且給中小企業(yè)的聲譽造成很嚴重的影響。在采購信息的傳遞上存在拖延現(xiàn)象，各部門間存在溝通壁壘，扯皮現(xiàn)象嚴重。

3 企業(yè)內(nèi)部采購信息流整合

企業(yè)內(nèi)部的信息流主要包括企業(yè)內(nèi)原材料、半成品、產(chǎn)成品物流以及生產(chǎn)過程物流和與之相關(guān)的物流成本核算所產(chǎn)生的信息流動；企業(yè)間的信息流主要包括企業(yè)間訂貨、收貨、發(fā)貨、中轉(zhuǎn)、代理以及核算等活動所產(chǎn)生的物流信息。企業(yè)內(nèi)部采購整合的信息是采購業(yè)務(wù)連接各組織和供應(yīng)商各方的溝通載體，采購物項就是通過信息流這條紐帶將供應(yīng)商和企業(yè)內(nèi)部各組織集成起來，供應(yīng)鏈中各個階段準確的信息是企業(yè)決策的有力支持和依據(jù)，能有效降低企業(yè)運作中的不確定性，提高采購過程中的反應(yīng)速度。

本文所述的企業(yè)內(nèi)部信息流主要是以項目采購訂單為驅(qū)動，刺激采購、入庫、制造、倉儲、對賬等一系列動作并如實記錄其相關(guān)信息的過程，實現(xiàn)信息流的不間斷流動，同時保證企業(yè)資金良性運轉(zhuǎn)。企業(yè)內(nèi)部采購信息流整合正是指將企業(yè)內(nèi)部的信息和部分外部可用信息串聯(lián)在一起為公司內(nèi)部各部門共享。

4 設(shè)計適合企業(yè)的信息共享工具

在中小企業(yè)中的采購工具無論是大型還是小型，無論是購買還是自行設(shè)計均需以不增加工作量，適合企業(yè)自身業(yè)務(wù)，直觀發(fā)現(xiàn)問題等為原則開展，這樣鏈條上各種角色的人員才能夠積極配合，達到共同加快采購生產(chǎn)速度的目的。同時，為了規(guī)避大型軟件系統(tǒng)中存在的使用上的問題，需要對中小型企業(yè)內(nèi)部的采購流程，庫房入庫流程，支付流程，程序規(guī)定均有清晰的了解并能站在整個信息鏈路角度思考工具設(shè)計問題。本文提出了一種用VBA編程的方式設(shè)計EXCEL表格工具，該工具不僅可以減少每個環(huán)節(jié)的工作量，而且可以使信息流鏈條上每個人均能時時清晰獲知自己想要的信息，僅僅需要鏈條上各角色的人員配合使用。

4.1 物料信息工具設(shè)計

為了保證采購信息流中的組織和個人能夠直觀時時得到想要的信息，需要將時間信息轉(zhuǎn)換成直觀的文字信息，并組織信息流上的相關(guān)人員共同維護基礎(chǔ)信息，用excel編程的方式轉(zhuǎn)換成文字信息。在進行信息維護時需要人員進行錄入，為了減少錄入的工作量，本文用VBA編程的方式設(shè)計excel，使得維護人員僅需一個按鍵就可以完成相關(guān)工作。

按實際到貨及入庫情況進行信息維護后，在另一個sheet頁面可非常直觀地查看物料位置，跟催狀態(tài)，物料在采購組、在供應(yīng)商處、到貨在庫房停留的時間等信息.

4.2 支付環(huán)節(jié)的信息流工具設(shè)計

采購組還有一項工作就是支付環(huán)節(jié)，采購組每天均會接收很多發(fā)票，按照企業(yè)內(nèi)部要求，同一物項的資金支付需要發(fā)票和入庫文件，合同文件等文件信息同時具備時方可開展支付流程，而且每一個項目均在不同的時間點出現(xiàn)，這就造成了采購組每天都會接收到毫無關(guān)聯(lián)的碎片信息，為了更快速和直觀地發(fā)現(xiàn)哪些訂單滿足支付條件并快速定位該訂單的位置，本文提出了一種快速整理碎片信息的方法和使用工具。即接收到發(fā)票和支付文件時均對其進行編號，并將信息錄入到excel表格中，以共有信息為基準公式自動找出發(fā)票對應(yīng)的文件信息。

4.3 BOM表統(tǒng)計與跟蹤工具

為項目物料統(tǒng)計工具，庫房管理人員可以在接到項目上確認的全部物料下單完成的通知，一鍵完成項目物料的統(tǒng)計，工具上可直觀地看到項目中任何一項物料是在采購階段還是在庫房，若在庫房，那么這項物料所在的位置號可直接顯示出來。最終可實現(xiàn)項目從BOM到產(chǎn)品的自動流轉(zhuǎn)。

5 結(jié)論

通過調(diào)研，我國中小生產(chǎn)企業(yè)數(shù)量眾多，采購物項存在種類繁雜、批量小、多批次等特點，若要提高企業(yè)的經(jīng)營效益，增強中小企業(yè)的市場競爭力，勢必需要提高采購效率，共享采購信息，達到企業(yè)快速運轉(zhuǎn)并滿足客戶的需求。適當?shù)墓ぞ呤沁_到這一效果的有效途徑，工具的引進與設(shè)計因企業(yè)而異，不可一概而論，還需要從企業(yè)的實際情況出發(fā)來考慮。