企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制問題淺析

張轉(zhuǎn)玲

（山西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 太原 030031）

〔企業(yè)經(jīng)營(yíng)與管理〕

企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制問題淺析

張轉(zhuǎn)玲

（山西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 太原 030031）

貨幣資金在企業(yè)中是流動(dòng)性最強(qiáng)、控制風(fēng)險(xiǎn)最高的流動(dòng)資產(chǎn)，是企業(yè)生存與發(fā)展的保障。企業(yè)在監(jiān)督其使用合理性、提高其使用效益、保護(hù)其安全等方面也具有重大的意義。現(xiàn)大多數(shù)貪污、詐騙、挪用公款等違紀(jì)行為都與貨幣資金有關(guān)。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)管理，建立健全內(nèi)部控制體系來保證它的安全和完整。對(duì)貨幣資金被非法侵占、貪污等現(xiàn)象的發(fā)生進(jìn)行有效的防治，可以有效地降低企業(yè)資金使用成本和企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

貨幣資金；內(nèi)部控制；流動(dòng)性；管理

一、企業(yè)貨幣資金控制概述

（一）企業(yè)貨幣資金的概念及貨幣資金內(nèi)部控制

貨幣資金是指資金循環(huán)周轉(zhuǎn)過程中停留在貨幣形態(tài)的資金，是流動(dòng)性最強(qiáng)的一種資產(chǎn)。按貨幣資金的用途和存放地點(diǎn)的不同，分為庫存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金?，F(xiàn)金是指企業(yè)擁有的由出納人員保管的貨幣，即庫存現(xiàn)金；銀行存款是指企業(yè)存放在開戶銀行的可隨時(shí)支用的貨幣資金；其他貨幣資金是指除庫存現(xiàn)金和銀行存款以外的貨幣資金，包括企業(yè)的外埠存款、銀行本票存款、銀行匯票存款、信用卡存款、信用證存款、在途貨幣資金等。

（二）企業(yè)貨幣資金的特點(diǎn)

貨幣資金具有流動(dòng)性強(qiáng)、涉及面廣的特點(diǎn)。任何企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都必須持有一定數(shù)額的貨幣資金，持有貨幣資金是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的必要條件。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程，實(shí)際上是企業(yè)貨幣資金的收支過程，貨幣資金收支業(yè)務(wù)是企業(yè)發(fā)生最頻繁的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

（三）貨幣資金內(nèi)部控制的內(nèi)容

1.職務(wù)分工制度

貨幣資金業(yè)務(wù)需要分離的不相容職務(wù)的人員分擔(dān)：授權(quán)進(jìn)行人員和執(zhí)行人員的職務(wù)要分離，如有權(quán)決定或?qū)徟牧喜少?gòu)的人員不能同時(shí)兼任采購(gòu)員職務(wù)；執(zhí)行人員和審核業(yè)務(wù)人員的職務(wù)要分離，如填寫銷貨發(fā)票的人員不能兼任審核人員；執(zhí)行業(yè)務(wù)人員和記錄業(yè)務(wù)人員的職務(wù)要分離，如銷貨人員不能同時(shí)兼任會(huì)計(jì)記賬工作；實(shí)物保管人員與記錄人員職務(wù)要分離，如會(huì)計(jì)部門的出納員與記賬員要分離，不能兼任。

2.現(xiàn)金管理與控制。

（1）現(xiàn)金使用范圍：根據(jù)國(guó)家現(xiàn)金管理制度和結(jié)算制度的規(guī)定，企業(yè)支出的各種款項(xiàng)必須按照國(guó)務(wù)院頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》的規(guī)定執(zhí)行，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用現(xiàn)金。

（2）庫存現(xiàn)金限額：?jiǎn)挝粦?yīng)當(dāng)加強(qiáng)現(xiàn)金庫存限額的管理，超過庫存限額的現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)繳存銀行。庫存現(xiàn)金限額由開戶銀行根據(jù)開戶單位的實(shí)際需要和距離銀行遠(yuǎn)近等情況核定，其限額一般按照開戶單位3-5天日常零星開支所需現(xiàn)金確定，最多15天。限額一經(jīng)確定，必須嚴(yán)格遵守，不得隨意超過。

3.授權(quán)批準(zhǔn)控制

明確審批授權(quán)批準(zhǔn)的方式、權(quán)限、程序、責(zé)任。規(guī)定經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求。

4.監(jiān)督檢查

明確機(jī)構(gòu)及人員的職責(zé)權(quán)限，定期和不定期地進(jìn)行檢查。定期檢查相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況；定期查授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況；定期檢查印章保管情況；定期查票據(jù)保管情況。

5.票據(jù)控制

明確各種票據(jù)的購(gòu)買、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、保管、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序，防止空白票據(jù)遺失和被盜。單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算紀(jì)律，不準(zhǔn)簽發(fā)空頭支票或遠(yuǎn)期支票，套取銀行信用；不準(zhǔn)簽發(fā)、取得和轉(zhuǎn)讓沒有真實(shí)交易的票據(jù)，套取銀行和他人資金；不準(zhǔn)無理拒付款項(xiàng)，任意占用他人資金。

二、貨幣資金控制的意義及環(huán)境

（一）加強(qiáng)資金控制對(duì)保證貨幣資金的安全性具有重大意義

1.貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。它在企業(yè)會(huì)計(jì)核算中占有主要地位，是企業(yè)的重要支付手段。它與其他所有循環(huán)關(guān)系都十分密切，是企業(yè)流動(dòng)性最強(qiáng)的流動(dòng)資產(chǎn)。因此，加強(qiáng)貨幣資金管理，對(duì)降低貨幣資金使用成本、降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)督貨幣資金使用的合理性、提高貨幣資金的使用效益，保護(hù)貨幣資金的安全等方面都具有重大的意義。

2.貨幣資金是企業(yè)流動(dòng)性最強(qiáng)、控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)貨幣資金的管理，建立健全貨幣資金內(nèi)部控制體系，保證貨幣資金的安全和完整，防止貨幣資金被非法侵占、貪污、挪用現(xiàn)象的發(fā)生，從而有效地控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

3.單位建立健全內(nèi)控制度的根本出發(fā)點(diǎn)是制定內(nèi)部控制目標(biāo)。通過良好的內(nèi)部控制，確保單位庫存現(xiàn)金安全。預(yù)防被盜竊、詐騙和挪用、私設(shè)“小金庫”等侵占單位收入的違法行為的發(fā)生。

（二）影響貨幣資金的環(huán)境

所謂會(huì)計(jì)環(huán)境是指會(huì)計(jì)賴以存在的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政治環(huán)境、法律環(huán)境、文化環(huán)境等客觀環(huán)境。不同的國(guó)家環(huán)境使得會(huì)計(jì)有著不同的特點(diǎn)。作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算中一部分貨幣資金來講，主要的影響環(huán)境還是企業(yè)內(nèi)部本身。

1.管理決策者。管理決策者在內(nèi)部控制環(huán)境中起決定性因素。特別在推行企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制的情況下，管理決策者的管理方式、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、知識(shí)水平、道德觀念、法制意識(shí)都直接影響貨幣資金內(nèi)部控制執(zhí)行的效果。因此，管理決策者應(yīng)加強(qiáng)自身約束，同時(shí)可以通過民主集中制、黨政聯(lián)合會(huì)等制度加強(qiáng)對(duì)其的監(jiān)督,也可以通過職責(zé)分工、授權(quán)批準(zhǔn)等加強(qiáng)貨幣資金的監(jiān)督。

2.員工的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在內(nèi)部控制每個(gè)環(huán)節(jié)中，各崗位都處于相互牽制和制約之中，如果任何一個(gè)崗位的工作出現(xiàn)疏忽大意，均可以導(dǎo)致某項(xiàng)控制失效。

3.內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)自我評(píng)價(jià)的一種活動(dòng)。內(nèi)部審計(jì)可協(xié)助管理當(dāng)局監(jiān)督控制措施和程序的有效實(shí)施，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的薄弱和漏洞環(huán)節(jié)。內(nèi)部審計(jì)力度的強(qiáng)弱同樣影響貨幣資金內(nèi)部控制的效果。

三、貨幣資金控制中存在的問題及原因

（一）貨幣資金控制中存在的問題

1.庫存現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)管理的漏洞

一是無憑證無賬簿。無憑證無賬簿是指出納人員或收款人員利用經(jīng)手現(xiàn)金收入的機(jī)會(huì)，在收入現(xiàn)金時(shí)既不給付款方開據(jù)收據(jù)或發(fā)票，也不報(bào)賬和記賬，而是直接將現(xiàn)金占為己有。二是撕毀票據(jù)，使用虛假憑證。會(huì)計(jì)人員或出納人員對(duì)收入現(xiàn)金的票據(jù)，乘機(jī)撕毀，從而將票款私吞；或用虛假的發(fā)票，向客戶開票收款或報(bào)銷，隱匿現(xiàn)金。三是少列、多列總額。出納人員或收款人員將現(xiàn)金收入或現(xiàn)金支出合計(jì)數(shù)故意加錯(cuò)，致使現(xiàn)金日記賬收入合計(jì)數(shù)少計(jì)、支出合計(jì)數(shù)多計(jì)，從而將多余庫存現(xiàn)金占為己有。

2.銀行存款收支業(yè)務(wù)的管理漏洞

一是私自提現(xiàn)，利用轉(zhuǎn)賬支票套物。會(huì)計(jì)人員或出納人員私自簽發(fā)現(xiàn)金支票，用于提現(xiàn)或購(gòu)進(jìn)商品、物資，不留存根，不記賬，將所提現(xiàn)金、所購(gòu)商品、物資據(jù)為己有。二是私自背書轉(zhuǎn)讓，出借支票。會(huì)計(jì)人員利用工作機(jī)會(huì)將轉(zhuǎn)賬支票、匯票及銀行本票私自轉(zhuǎn)讓給其他單位，或?qū)⒅苯杞o他人用于結(jié)算，允許他人使用本企業(yè)開設(shè)的銀行賬戶為其辦理轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，從中謀取私利。三是涂改銀行對(duì)賬單。出納人員私自提現(xiàn)后，涂改銀行對(duì)賬單上的發(fā)生額，使其與銀行存款日記賬上的金額相符，以掩蓋銀行存款減少的事實(shí)。四是多頭開戶，套取利息，截留公款。會(huì)計(jì)人員利用個(gè)別銀行間相互拉客戶的機(jī)會(huì)，私自利用企業(yè)印章在他行開設(shè)存款賬戶，對(duì)收進(jìn)的款項(xiàng)存入私設(shè)的戶頭，等期末再存入單位賬號(hào)，將私存期間的利息據(jù)為己有。

（二）貨幣資金內(nèi)部控制問題形成的原因

1.監(jiān)督力度不夠。對(duì)貨幣資金應(yīng)做到定期和不定期的檢查，檢查貨幣資金業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況以及貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。

2.沒有建立完善的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系，或者沒有有效的執(zhí)行。一般情況下，建立了完善內(nèi)部控制體系的單位，崗位分工明確，權(quán)責(zé)分明，各部門、各崗位之間能夠形成良好的牽制作用，能夠有效地防止貨幣資金被貪污和侵占。

四、加強(qiáng)貨幣資金內(nèi)部控制的措施

（一）實(shí)行職能分開原則

要求庫存現(xiàn)金實(shí)物的管理與賬務(wù)的記錄應(yīng)分開進(jìn)行，不能由一個(gè)人兼任。企業(yè)庫存現(xiàn)金收支與保管應(yīng)由出納人員負(fù)責(zé)。經(jīng)管現(xiàn)金的出納人員不得兼管收入、費(fèi)用債權(quán)、債務(wù)等賬簿的登記工作及會(huì)計(jì)稽核和會(huì)計(jì)檔案保管工作；填寫銀行結(jié)算憑證的有關(guān)印鑒，不得集中由出納人員保管，應(yīng)實(shí)行印鑒分管制度。這樣做的目的是便于分清責(zé)任，形成一種互相牽制的控制機(jī)制，防止挪用現(xiàn)金以及隱蔽流入的現(xiàn)金。

（二）現(xiàn)金收付的交易必須有合法的原始憑證

企業(yè)收到現(xiàn)金時(shí)，要有現(xiàn)金收入的原始憑證，要保證現(xiàn)金收入的來源合法；企業(yè)支付現(xiàn)金時(shí)，要按規(guī)定的授權(quán)程序進(jìn)行，除小額零星支出須用庫存現(xiàn)金外，其他應(yīng)盡可能少用現(xiàn)鈔，而用支票支付，同時(shí)要有確鑿的原始憑證，以保證支付的有效性。對(duì)涉及現(xiàn)金收付交易的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，要根據(jù)原始憑證編制收付款憑證，并要在原始憑證與收付款憑證上蓋上“現(xiàn)金收訖”與“現(xiàn)金付訖”印章。

（三）建立收據(jù)和發(fā)票的領(lǐng)用制度

領(lǐng)用的收據(jù)和發(fā)票必須登記數(shù)量和收訖編號(hào)，由領(lǐng)用人簽字；收回收據(jù)和發(fā)票存根，應(yīng)由保管人員辦理簽收手續(xù)。對(duì)空白收據(jù)和發(fā)票應(yīng)定期檢查，以防止短缺。

（四）加強(qiáng)監(jiān)督與檢查

對(duì)企業(yè)的庫存現(xiàn)金，除了要求出納人員應(yīng)做到日清月結(jié)之外，企業(yè)的審計(jì)部門以及會(huì)計(jì)部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)金的管理工作要進(jìn)行經(jīng)常性的突擊檢查與監(jiān)督。對(duì)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金溢余與短缺，必須認(rèn)真及時(shí)查明原因，并按規(guī)定的要求進(jìn)行處理。

（五）企業(yè)的出納人員應(yīng)定期進(jìn)行輪崗

一個(gè)人長(zhǎng)期從事一項(xiàng)工作會(huì)形成惰性，不利于提高工作效率，同時(shí)可能會(huì)隱藏工作中的一些問題和不足。出納工作每天都與資金打交道，時(shí)間長(zhǎng)了，容易產(chǎn)生麻痹和僥幸心理，增加犯罪的機(jī)會(huì)和可能。通過人員的及時(shí)輪換，可以避免上述情況的出現(xiàn)，而且對(duì)工作人員本身也是一種保護(hù)，所以及時(shí)進(jìn)行人員的輪換是非常必要的。

（六）預(yù)算控制

預(yù)算就是通過對(duì)現(xiàn)金投資或使用進(jìn)行合理的預(yù)測(cè)，通過較為詳細(xì)的遠(yuǎn)期的現(xiàn)金收支預(yù)測(cè)來規(guī)劃出期望的收入和所需的現(xiàn)金支出，可精確地規(guī)劃出企業(yè)現(xiàn)有閑置資金是否進(jìn)行投資和經(jīng)營(yíng)中需要借款的額度和時(shí)間，以利充分發(fā)揮資金的使用效率和盈利能力。

（七）測(cè)試與評(píng)價(jià)

測(cè)試是指對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制情況的了解、檢查和評(píng)價(jià)的過程。目的是確定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息可予信賴的程度。通過測(cè)試，對(duì)本期發(fā)生的貨幣資金收付業(yè)務(wù)作出正確評(píng)價(jià)，證實(shí)其合理性、合法性和效益性。

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［2］閻軍生.淺議事業(yè)單位貨幣資金的內(nèi)部控制［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010，（3）.

［3］陸文菁.企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善［J］.會(huì)計(jì)之友，2008，（4）.

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1673-0046（2010）10-0072-02