淺析辦公室管理中人文溝通的必要性與策略

文/李強(qiáng)

辦公室管理的本質(zhì)是現(xiàn)代管理理念下人的管理，其管理核心就是處理、協(xié)調(diào)好組織內(nèi)部人與人的關(guān)系，以確保各項(xiàng)管理工作的順利、高效開(kāi)展。因此，溝通環(huán)節(jié)是辦公室管理中的重要內(nèi)容，也是提高管理者與被管理者之間進(jìn)行思想、情感交流的重要載體。

一、人文溝通在辦公室管理中的必要性分析

辦公室工作具有一定的特殊性，其不僅僅是起到上傳下達(dá)的作用，還肩負(fù)著協(xié)調(diào)組織內(nèi)部關(guān)系、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、促進(jìn)組織間交流的重要使命，這也決定了辦公室管理工作具有重要價(jià)值。以研究院所為例，院所內(nèi)部各個(gè)部門(mén)及工作人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)都需要通過(guò)有效的辦公室管理來(lái)實(shí)現(xiàn)，要求辦公室管理工作中必須要注重與各部門(mén)及工作人員之間的溝通交流，理順院所內(nèi)部各方面的關(guān)系，促進(jìn)各部門(mén)的協(xié)調(diào)配合，這樣才能保證院所包括科研工作在內(nèi)的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展?？蒲性核k公室管理工作還要為院所領(lǐng)導(dǎo)所做出的重要決策提供輔助支持，這就要求辦公室工作人員既要與院所領(lǐng)導(dǎo)做好溝通交流，準(zhǔn)確了解決策的要點(diǎn)，又要與院所內(nèi)其他基層工作人員做好溝通，收集他們?cè)趯?shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上對(duì)決策的意見(jiàn)建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)做好決策可行性分析，并在最終決策確定后，通過(guò)良好的溝通確保決策的準(zhǔn)確傳達(dá)和有效落實(shí)，溝通在這一過(guò)程中起到關(guān)鍵性的作用，且對(duì)提高辦公室管理效率具有重要意義。

二、辦公室管理中人文溝通存在的問(wèn)題

（一）缺乏良好的人文溝通氛圍

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，辦公室管理人員更側(cè)重對(duì)工作人員工作與業(yè)務(wù)能力的管理，并在管理過(guò)程中忽視了與員工的文化溝通，進(jìn)而造成員工缺乏良好的協(xié)調(diào)能力，個(gè)人主義意識(shí)與觀念較強(qiáng)烈。另外，由于辦公室管理人員因缺乏與員工的良好人文溝通，也直接導(dǎo)致員工對(duì)其存在一定的畏懼心理，一些內(nèi)心想法、工作建議往往得不到有效、直接的表達(dá)，并導(dǎo)致很多重要的政策、建議等得不到有效的實(shí)施。

（二）缺乏良好的人文溝通渠道

辦公室管理工作中，由于缺乏良好的人文溝通渠道而導(dǎo)致工作人員之間的有效溝通、交流存在諸多的局限性，其主要表現(xiàn)在上下級(jí)之間的溝通多為工作事宜，員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通相對(duì)較少，溝通時(shí)間也少。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的溝通往往正式溝通渠道較多，深度溝通渠道較少，這也直接導(dǎo)致辦公室管理過(guò)程中易出現(xiàn)協(xié)調(diào)性不足、信息傳遞速度慢等問(wèn)題，且對(duì)辦公室管理效率產(chǎn)生了諸多負(fù)性影響。

三、辦公室管理中人文溝通的途徑

（一）強(qiáng)化人本理念，正確認(rèn)識(shí)人文溝通的重要性

人本理念是科學(xué)發(fā)展觀的核心理念之一，也是現(xiàn)代管理思想中的核心內(nèi)容。因此，辦公室管理人員應(yīng)在管理中強(qiáng)化人本理念，正確認(rèn)識(shí)人文溝通在管理中的重要性。一是要在管理中積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的、硬性約束的管理思想，真正將人本理念作為辦公室管理的核心內(nèi)容，并將“以人為本”作為管理著眼點(diǎn)，充分借助人文溝通技巧來(lái)突出辦公室管理的人性化、柔性化與個(gè)性化，并通過(guò)與員工之間高效的人文溝通來(lái)提高對(duì)員工思想動(dòng)態(tài)、需求動(dòng)機(jī)的掌握，并及時(shí)擬定針對(duì)性的管理方案與策略，真正將人文關(guān)心傳遞給每一位員工，并在滿(mǎn)足員工合理的內(nèi)在需求過(guò)程中，也能夠從生活上、思想上對(duì)員工產(chǎn)生激勵(lì)作用，進(jìn)而才能真正調(diào)動(dòng)員工的工作熱情與積極性，最大程度地發(fā)揮其工作潛能與價(jià)值，為全面提升辦公室管理效率奠定基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)設(shè)人文環(huán)境，全面豐富人文溝通的渠道

辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極為管理者與員工建立一個(gè)良好、和諧、平等的人文溝通環(huán)境，使辦公室全體員工產(chǎn)生強(qiáng)烈的信賴(lài)感、歸屬感，為促進(jìn)員工之間、上級(jí)與下級(jí)之間的良好人文溝通、信息交流奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而才能促使員工大膽地、積極地表達(dá)自己的內(nèi)心想法、建議與意見(jiàn)。同時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)也要不斷豐富人文溝通渠道，并在擺脫傳統(tǒng)硬性約束管理思想的基礎(chǔ)上，積極利用閑暇時(shí)間為員工創(chuàng)設(shè)更多的人文溝通渠道，增加更多的直接溝通渠道、非正式溝通渠道，也可以借助現(xiàn)代通信平臺(tái)進(jìn)行一些非直面溝通的渠道，為員工增加更多的人文溝通渠道，達(dá)到事半功倍的效果。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室管理中的人文溝通既是提高管理效率的重要載體，同時(shí)也可以提高信息傳遞的有效性、部門(mén)的協(xié)調(diào)性，為全面促進(jìn)員工之間、各部門(mén)之間的整體協(xié)作能力奠定良好的基礎(chǔ)。