基層單位實物檔案的管理與保護(hù)

戚昊軼

摘 要：本文主要分析目前基層單位實物檔案存在的問題，并提出了加強實物檔案安全保護(hù)的對策。

關(guān)鍵詞：基層單位；實物檔案；管理與保護(hù)

1 基層單位實物檔案的收集范圍

主要收集在本單位防汛、水資源管理、水量調(diào)度、綜合規(guī)劃、流域規(guī)劃、科研、管理等過程中產(chǎn)生的大量反映單位整體發(fā)展水平的獎?wù)?、獎狀、證書、獎杯、獎牌、錦旗等不同形式的實物，根據(jù)實物檔案管理規(guī)定，將這些不同材質(zhì)、不同價值的實物，納入實物檔案收集歸檔的范圍，是收集工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。實物檔案歸檔范圍的制定要注意與已有的室存檔案相協(xié)調(diào)，這樣有利于單位的發(fā)展和建設(shè)，有利于提高單位的社會地位。因此，具有查考利用價值的實物都應(yīng)該收集歸檔。

首先確定歸檔范圍。主要包括：一是本單位的集體或個人在各類公務(wù)活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、錦旗、榮譽證書等；二是公務(wù)活動中獲贈的紀(jì)念品；三是上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士的題詞、字畫等；四是本單位形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀(jì)念品和宣傳品；五是其他有保存價值的實物。

其次，按照實物檔案的歸檔要求。由于實物檔案的重要性和載體的特殊性，應(yīng)歸檔的實物一般應(yīng)自形成后的次年六月底前向本單位的檔案管理部門移交；由于單位需要展放一段時間，可以與展放部門溝通好，對實物檔案進(jìn)行拍照登記，有些歸檔的實物確實需要在有關(guān)部門保留一段時間的，也應(yīng)該先移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續(xù)。任何部門和個人不能隨意將應(yīng)歸檔的實物據(jù)為己有或轉(zhuǎn)送他人，歸檔的實物要保持干凈、整齊、無破損。個人在公務(wù)活動中獲得的頒發(fā)給單位的獎杯、證書、紀(jì)念品等實物檔案應(yīng)交本單位檔案管理部門歸檔。歸檔的實物應(yīng)當(dāng)先拍照后登記，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間應(yīng)建立互見關(guān)系。本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。

2 基層單位實物檔案的整理要求

按照基層單位實物檔案管理辦法進(jìn)行分類。實物檔案應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行整理，如，一個獎杯為一件，一張證書為一件，一份紀(jì)念品為一件，成套的實物以一件計。歸檔實物可按物品種類分類，如獎旗類、證書類、印章類等，有些單位的實物檔案總量較少，可以不分類。在保管期限上，由于實物檔案既能直觀地反映歷史，又較為稀少，所以，一般應(yīng)作“永久”保管。

實物檔案的排列與編號。歸檔實物可先按物品類型排列，同一類中再按歸檔時間順序排列，實物檔案較少而不分類的基層單位可直接按歸檔時間順序排列，編流水號，一件一號，并在不影響實物品相的合適位置貼上標(biāo)簽，填寫年度（形成時間）、編號、保管期限。實物檔案的編號由類別號、件號組成，類別號由各單位按本單位分類方案自行編制，如，用“S”表示實物檔案，如果實物檔案類別下再按物品類型分類的可以用“SW1”表示牌匾類，“SW2”表示獎杯類等。件號是按歸檔時間順序給的流水號，那么“SW2-5”即表示該單位獎杯類第五件歸檔實物。不按物品類型分類也可以直接按流水號排序。

歸檔實物應(yīng)按分類方案和編號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄可設(shè)置編號、責(zé)任者、題名、年度（形成時間）、數(shù)量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目。在編目時要注意：獎杯、獎牌、獎狀等榮譽性實物在編寫題名時要寫明獲獎單位、榮譽稱號、獲獎級別或等級；紀(jì)念品、宣傳品等實物要在題名中寫明實物名稱、公務(wù)活動名稱；題詞、字畫等應(yīng)具體到個人，如有需要還應(yīng)注明該人的職務(wù)和單位，備注欄中填寫字畫、題詞的規(guī)格；印章要在年度一欄填寫印章使用起止時間。

實物檔案目錄應(yīng)按類別裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設(shè)置全宗名稱、實物類別等項目。

3 基層單位實物檔案的安全保管

實物檔案載體形態(tài)各異、大小規(guī)格不一，小的有獎?wù)?、證書，大的有獎杯、錦旗、牌匾，由于裝具不統(tǒng)一，因此，保管方法也不盡相同?？烧郫B的或小于“A4”幅面的實物檔案，如證書、獎狀、錦旗等，在貼好標(biāo)簽后分類別按順序放入實物檔案盒中保管，這樣，既外觀排列整齊又方便利用；較大實物檔案，如獎牌、獎杯、紀(jì)念品、字畫等，由于規(guī)格不統(tǒng)一，無法入盒保管，可在貼好標(biāo)簽后放在陳列柜或?qū)Ｓ霉裰斜９?，也可放在特制的裝具里，置于單位榮譽室或會議室中，能更好地發(fā)揮它們的宣傳作用；存放實物檔案的庫房和柜架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色。易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)，確保實物檔案完好無損。停用的歸檔印章應(yīng)蓋在制作好的表格上，并在表格內(nèi)填寫與實體相同的編號和有關(guān)內(nèi)容，再將印章清洗干凈，裝在特制的木格盒子里，印模向上，將印有印模的紙一同歸檔。

4 基層單位實物檔案的有效利用

利用實物檔案為治黃各項工作服務(wù)。實物檔案的收集、保管目的在于利用，充分利用實物檔案更具有直觀性，具有無可爭辯的憑證作用，多形式、多渠道、多層次、多方位地開展利用工作，更好地服務(wù)于工作中。利用的方法很多，如，一是為了制作單位網(wǎng)頁、展覽，版面需要借閱實物檔案的榮譽照片，加以宣傳；二是為了寫材料需要查閱本單位的獲獎證書、有關(guān)內(nèi)容及獲獎時間；三是為了上報材料需要統(tǒng)計獲獎榮譽數(shù)以及省部級以上榮譽；四是為了評職稱需查閱獲獎項目、復(fù)印證書；五是參加投標(biāo)需要借閱獲獎證書來展現(xiàn)單位的實力；六是編史、修志需要榮譽證書題詞；七是單位資質(zhì)申報、年檢等提供榮譽證書需要查閱實物檔案。加強實物檔案的開發(fā)和利用，實物檔案是本單位的寶貴財富，實物檔案的管理最終目的是為了提供利用，檔案管理員要積極對實物進(jìn)行收集整理，存放有序，這樣可以更加有利于提供利用。

5 基層單位實物檔案的信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，需要存儲和傳播的信息量越來越大，信息的種類和形式越來越豐富，傳統(tǒng)檔案管理的機(jī)制顯然已不能滿足這些需要，因此，利用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)拍攝等方法，把實物檔案拍下來進(jìn)行存貯登記編目，并上傳本單位協(xié)同辦公網(wǎng)，多渠道查找檔案，這樣有利于迅速提供利用，也是人們提出數(shù)字化檔案管理的前提。在加強電子檔案管理工作時，要根據(jù)電子檔案的特點，注重硬件和軟件的建設(shè)，充分利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，快速準(zhǔn)確地傳遞檔案信息資源，做到既能迅速開發(fā)資源，又能提升信息時代電子檔案管理的工作效率。

總之，基層單位實物檔案是反映本單位各項工作在各個歷史時期所取得的成績，也是一個單位的榮譽，它主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作活動中獲得的獎狀、錦旗、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物。檔案室實物收藏必須以利用為目的，不要人為地形成某類特色收藏。與檔案有密切聯(lián)系的，一同隨檔案接受保管，不能任意擴(kuò)大檔案室管理的實物范圍，這樣，更能有效地保管好實物檔案，利用好實物檔案，為黃河的治理和開發(fā)作出貢獻(xiàn)，為黃河下游的國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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