如何加強(qiáng)企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制

汪二妮

【摘 要】在近年來信息技術(shù)不斷發(fā)展，多種信息產(chǎn)品逐漸深入日常生活中的現(xiàn)狀下，對于企業(yè)會計信息的管理也逐步引入了多種電算化信息工具幫助企業(yè)優(yōu)化自身的財務(wù)情況，通過信息技術(shù)手段會計信息質(zhì)量會極大地提高。本文在對會計信息系統(tǒng)當(dāng)前在企業(yè)發(fā)展中的問題和作用進(jìn)行分析前提下，討論企業(yè)如何加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制。

【關(guān)鍵詞】會計；信息系統(tǒng)；企業(yè)；內(nèi)部控制

一、會計信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制綜述

會計信息系統(tǒng)有廣義與狹義之分，廣義的會計信息系統(tǒng)指的通過記錄、核算手段將會計信息進(jìn)行處理、存儲的信息處理形式。而狹義的會計信息系統(tǒng)（Accounting Information System，AIS）指以計算機(jī)為主要平臺，利用現(xiàn)代信息技術(shù)與通信技術(shù)，對于企業(yè)產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、處理、分類、存儲與分析。在此基礎(chǔ)上為用戶提供相應(yīng)的多種會計核算信息與財務(wù)管理信息的計算機(jī)信息系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)按照功能分為會計核算與管理核算兩大部分，會計核算以賬務(wù)核算為核心對于賬務(wù)進(jìn)行處理的基礎(chǔ)上并衍生出工資核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、銷售核算等一系列轉(zhuǎn)向核算的內(nèi)容；管理核算主要以財務(wù)情況分析、財務(wù)狀況預(yù)測和決策分析、資金管理分析、內(nèi)部經(jīng)濟(jì)核算管理分析等內(nèi)容。對于一個完整的會計信息系統(tǒng)而言，其應(yīng)由會計核算系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)與財務(wù)決策支持系統(tǒng)三大部分構(gòu)成。

內(nèi)部控制指在一定的環(huán)境下，單位為了提高工作效率、充分有效地獲得并利用各種資源來達(dá)到既定的管理目標(biāo)而針對單位內(nèi)部采用的各種制約與調(diào)解的組織、計劃、程序、與方法。企業(yè)通過內(nèi)部控制可以保障自身計劃的順利執(zhí)行，計劃目標(biāo)完成的進(jìn)度。同時對于資產(chǎn)完整性，會計信息資料的正確可靠都有直接的助力。在內(nèi)部控制時，企業(yè)主要需要對控制環(huán)境、會計系統(tǒng)、控制系統(tǒng)三個方面進(jìn)行相應(yīng)地管控，而管控的具體方式在事前、事中、事后三個階段也有不同的表現(xiàn)。

廣義的會計信息系統(tǒng)從誕生之初至今總共有三種主要形式：手工信息系統(tǒng)、電算化信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制在電算化信息系統(tǒng)階段工作開展時被提出，并為廣泛應(yīng)用。作為企業(yè)內(nèi)部控制的重點方面，會計信息系統(tǒng)的相關(guān)問題是影響會計信息準(zhǔn)確性的關(guān)鍵。

二、企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中出現(xiàn)問題綜述

會計信息系統(tǒng)的建立可以確保企業(yè)在審計、會計信息安全等方面有一個基本的保障，而目前在各大企業(yè)開展會計信息系統(tǒng)建立與內(nèi)部管理時經(jīng)常會出現(xiàn)以下種種問題：

1.會計信息系統(tǒng)中所用的財務(wù)軟件兼容性過低

目前市場上為會計信息系統(tǒng)設(shè)計的多種財務(wù)軟件由于其開發(fā)、使用環(huán)境、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、編程語言等軟件基本構(gòu)成的各部相同，導(dǎo)致財務(wù)軟件的兼容性極低。軟件開發(fā)公司在以技術(shù)保密的基礎(chǔ)上，彼此沒有在業(yè)界形成一個統(tǒng)一地文件、數(shù)據(jù)、接口標(biāo)準(zhǔn)，使得會計信息系統(tǒng)依托的財務(wù)軟件成為一種獨立存在的財務(wù)工具，在數(shù)據(jù)系統(tǒng)內(nèi)的共享、處理等方面都無法順利進(jìn)行。而進(jìn)行內(nèi)部控制時，不同的數(shù)據(jù)類型的相互轉(zhuǎn)換也會增加控制成本，影響整體的控制效果。

2.財務(wù)軟件不能全面地滿足會計信息系統(tǒng)的要求

會計信息系統(tǒng)按照自身功能分為會計核算與管理核算兩大部分。當(dāng)前的財務(wù)軟件設(shè)計上對于賬務(wù)與報表的處理功能開發(fā)都十分完善，而忽視了管理核算部分的功能。以至于當(dāng)財務(wù)軟件在進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理后并不能直接按照賬務(wù)處理的結(jié)果產(chǎn)生后續(xù)的工資、成本、銷售等相關(guān)數(shù)據(jù)的具體核算結(jié)果與對于核算數(shù)據(jù)的預(yù)測與分析報告。會計部門不得不另外安排人力進(jìn)行上述會計信息系統(tǒng)應(yīng)有資料的二次計算分析，導(dǎo)致工作效率低下，增加內(nèi)部控制難度。

3.會計信息系統(tǒng)缺乏數(shù)據(jù)保密意識，數(shù)據(jù)安全性較差

作為一個企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)，會計信息系統(tǒng)中多數(shù)的信息都作為企業(yè)的絕對機(jī)密而存在的，這些數(shù)據(jù)不僅反映了企業(yè)的真實情況和企業(yè)今后的發(fā)展方向。目前在對于會計信息系統(tǒng)的保密工作上主要有兩方面問題：一是軟件環(huán)境問題，目前市面上的相關(guān)財務(wù)軟件對于數(shù)據(jù)的保密功能開發(fā)還有待于完善。多數(shù)財務(wù)軟件并沒有使用相關(guān)數(shù)據(jù)加密技術(shù)保證企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)安全，只是在軟件使用、調(diào)動數(shù)據(jù)時進(jìn)行相關(guān)權(quán)限、用戶身份的檢查。這樣對于數(shù)據(jù)而言無非就是在加了一道不甚嚴(yán)密的鎖，并不能將數(shù)據(jù)本身的屬性進(jìn)行加密已達(dá)到徹底保證安全的作用；二是企業(yè)對于會計工作人員保密意識的培訓(xùn)也屬于加強(qiáng)安全，保證會計信息系統(tǒng)正常運行的重要手段。

4.內(nèi)部會計審計無法發(fā)揮相關(guān)的作用

在進(jìn)行會計信息的內(nèi)部控制過程當(dāng)中，企業(yè)從觀念上存在誤解并缺乏相應(yīng)的重視，企業(yè)人力資源不足以支撐獨立的審計部門，會計人員本身就負(fù)責(zé)審計工作等都是內(nèi)部審計工作無法開展的主要原因。在這種情況下，企業(yè)的會計信息系統(tǒng)就不會按照一個標(biāo)準(zhǔn)的流程與科學(xué)的方式進(jìn)行信息處理工作，相關(guān)的信息失真、質(zhì)量低下也就理所當(dāng)然。

5.會計基礎(chǔ)工作有待于提高

這點在中小型企業(yè)中極為常見，中小型企業(yè)對于賬目的管控往往不能做到面面俱到，有些甚至為謀私立不記賬、偽造、編造相關(guān)賬目和會計憑證，這些最基本會計工作內(nèi)容在企業(yè)內(nèi)部控制中也是需要處理的重點方面。

三、企業(yè)加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的應(yīng)用策略

1.企業(yè)須加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)的日常控制

企業(yè)在建立會計信息系統(tǒng)時就需要建立與之相適應(yīng)的制度與條例，為會計信息系統(tǒng)確定一個質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與工作基本操作章程。在制度和條例重難，主要需要規(guī)定一些具體的安全性的工作條例如：機(jī)房嚴(yán)禁非工作人員進(jìn)入、使用；開機(jī)后，工作人員不得擅自離崗，工作完成離崗前工作人員需要執(zhí)行相應(yīng)命令退出系統(tǒng)，計算機(jī)徹底關(guān)閉后方能離開機(jī)房；對于錄入的原始數(shù)據(jù)須有專人進(jìn)行核對與檢查后方能錄入系統(tǒng)，錄入時須將原始憑證作以保留；定期及時對于相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份等內(nèi)容。通過制度從源頭保障信息系統(tǒng)的安全與工作效率。

2.企業(yè)須加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)的人事管理

鑒于會計信息系統(tǒng)功能集中性的特點，企業(yè)在建立起會計信息系統(tǒng)的章程后，需要借由有效的組織管控來幫助建立科學(xué)規(guī)范合理的會計信息系統(tǒng)人事管理模式。在人事管理的方法上要注重相互稽核、監(jiān)督、制約的原則，通過制約機(jī)制的設(shè)立最大限度確保會計信息系統(tǒng)在運行中的安全性，保證數(shù)據(jù)的真實性，減少舞弊情況發(fā)生的概率。具體操作措施有企業(yè)首先按照會計信息系統(tǒng)操作中的各部分在系統(tǒng)分析、程序設(shè)計、計算機(jī)操作使用、數(shù)據(jù)錄入、文件管理程序崗位上設(shè)立獨立的工作人員，工作人員的職責(zé)相互分離，沒有交叉從而最大限度降低計算機(jī)舞弊發(fā)生幾率；對于操作人員的權(quán)限與密碼管理做到明確、嚴(yán)格，對于密碼需要定期進(jìn)行更換，明確相關(guān)保密的措施。此外企業(yè)還需要加強(qiáng)從業(yè)人員的培訓(xùn)與教育，對于相應(yīng)審計部門也可以酌情建立。

3.企業(yè)須加強(qiáng)系統(tǒng)安全與文件管理控制。系統(tǒng)安全作為會計信息系統(tǒng)的硬件保障，在進(jìn)行內(nèi)部控制時也是企業(yè)需要進(jìn)行的重要部分。對于系統(tǒng)安全方面的內(nèi)部控制主要需要保證財務(wù)系統(tǒng)本身的防病毒能力；聯(lián)網(wǎng)時系統(tǒng)防火墻能力；對于系統(tǒng)外界存儲器的管理；相關(guān)數(shù)據(jù)隔離沙盒機(jī)制等，而文件管理方面的控制主要需要注意防磁、防火、防潮、防塵等儲存介質(zhì)儲存環(huán)境的管理；定期對于文件進(jìn)行復(fù)制，避免丟失，防止文件在轉(zhuǎn)存時出現(xiàn)的病毒或木馬感染情況等。

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