淺談煙草檔案管理的信息化建設(shè)

■舒俐君／湖南省邵陽市煙草公司

檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展因此具有一定特殊意義，尤其當(dāng)前信息化建設(shè)的大環(huán)境中，更加注重檔案的管理工作。于煙草行業(yè)而言，其不僅關(guān)系到居民日常生活，更是國家民生計劃的重要源泉。因此，研究其檔案管理的信息化建設(shè)于國于民都具有重要意義。

一、煙草檔案管理信息化建設(shè)的必要性

企業(yè)的發(fā)展需要檔案進(jìn)行記錄，煙草行業(yè)的發(fā)展全過程也需要檔案進(jìn)行記錄。同時，檔案管理不僅是企業(yè)文化建設(shè)的來源，也是其發(fā)展的依據(jù)與線索。因此，定期對煙草檔案進(jìn)行管理能夠幫助企業(yè)管理者明確企業(yè)發(fā)展特點，制定未來發(fā)展戰(zhàn)略，幫助企業(yè)不斷站在歷史的最高點。煙草企業(yè)在發(fā)展過程中的重要思想等需要記入史冊進(jìn)而幫助其不斷完善與發(fā)展，且具有歷史借鑒作用。不同時期的文化建設(shè)成果對企業(yè)而言都是瑰寶，詳細(xì)分析其文化建設(shè)成果有利于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好的把握企業(yè)發(fā)展方向，為企業(yè)建設(shè)提供良好的借鑒作用［1］。

二、煙草檔案管理的信息化建設(shè)具體策略

（一）統(tǒng)一管理設(shè)備

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息化管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息管理方式，使得檔案信息變?yōu)榱鲃拥?，能夠隨時查看的資源。因此有必要配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案的管理與記錄。將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)覆蓋于檔案部門，使得企業(yè)在發(fā)展過程中能夠隨時提供準(zhǔn)確信息，通過計算機(jī)這個強有力的工具實現(xiàn)這一目的。通過檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案自動編目，人員在檢索欄內(nèi)將關(guān)鍵詞輸入進(jìn)去便能夠進(jìn)行自動檢索。在錄入時根據(jù)相關(guān)信息計算機(jī)能夠做到自動分類，并進(jìn)行存儲。使得檔案業(yè)務(wù)工作管理、自動標(biāo)引、文檔一體化管理等環(huán)節(jié)都能夠通過計算機(jī)來實現(xiàn)。因此只有將統(tǒng)一的型號、規(guī)格、系統(tǒng)進(jìn)行全面覆蓋才能實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)。

隨著檔案數(shù)量的不斷增加，當(dāng)前檔案部門應(yīng)采用高容量的存儲載體，避免檔案自然老化與人為損害的難題。利用計算機(jī)磁盤存儲系統(tǒng)或其他大容量存儲介質(zhì)進(jìn)而解決檔案信息存儲難題。不僅如此，也能夠?qū)崿F(xiàn)信息的傳遞與交流，以高速信息網(wǎng)絡(luò)作為媒介，實現(xiàn)信息的共享，為用戶提供全新的服務(wù)模式。煙草行業(yè)應(yīng)順應(yīng)時代潮流的發(fā)展，充分利用信息科技的發(fā)展建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，選用規(guī)范化、合理化的管理系統(tǒng)，同時確保其安全與穩(wěn)定性能達(dá)標(biāo)，實現(xiàn)煙草行業(yè)之間信息的傳遞與共享。此環(huán)節(jié)不僅適用于同級煙草行業(yè)，也適用于省局到市局以及縣局之間的信息共享，通過建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)僅工作人員能夠查閱的信息資源。進(jìn)而使得全國內(nèi)部連通，信息快捷使用的目的。

（二）建立完善的規(guī)章制度

在信息化建設(shè)的過程中必須做到有依據(jù)可遵循，明確相關(guān)責(zé)任，并保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全運行，以實際情況為基礎(chǔ)進(jìn)而規(guī)范管理機(jī)制。在完善的過程中要根據(jù)時代的發(fā)展不斷創(chuàng)新檔案管理制度，根據(jù)當(dāng)前《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，使得煙草行業(yè)所建設(shè)信息管理制度能夠符合相關(guān)法律法規(guī)。與此同時，健全并完善管理業(yè)務(wù)流程，根據(jù)技術(shù)規(guī)范細(xì)化電子檔案工作的具體流程與方式。其次，制定必要的安全措施，確保電子文件與檔案在安全穩(wěn)定的環(huán)境中被錄入并使用。建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并完善規(guī)章制度。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，煙草行業(yè)檔案管理部門要充分利用其體制優(yōu)勢，使得其整體工作能夠建立在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)上，實現(xiàn)行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)。其中，必須要做到檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及各項技術(shù)均標(biāo)準(zhǔn)工作原則，將之作為工作衡量的尺度，確定工作效率的砝碼。只有規(guī)范并完善規(guī)章制度才能確保煙草行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化建設(shè)的實現(xiàn)［2］。

（三）提升工作人員素質(zhì)

建立完善的規(guī)章制度是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，而提升人員基本工作素質(zhì)是煙草行業(yè)信息化建設(shè)不斷發(fā)展的重要根源，并決定著其檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度以及質(zhì)量高低。

首先，應(yīng)提升檔案管理人員的工作意識，提升其信息化建設(shè)的意識。信息時代迫切需要各行各業(yè)工作人員熟悉半自動化工作方式，熟練掌握文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、檢索等操作，進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳遞以及信息共享。因此不僅要求檔案管理人員不斷熟悉電子文件基本特性，以及電子檔案的全程規(guī)范管理，也要掌握計算機(jī)基本操作技能，必要時要熟練操作計算機(jī)。同時，網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境趨勢下，信息的不穩(wěn)定性成為當(dāng)前重要問題之一。這便要求檔案管理工作人員在熟練掌握計算機(jī)操作技術(shù)的同時也要掌握計算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，隨時備份基本信息且在惡意攻擊的同時能夠熟練應(yīng)對。確保煙草行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動以及管理活動的基本記錄完整且安全。

其次，提升工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)以及工作水平，不斷更新煙草行業(yè)有關(guān)知識，積極參與信息化工作培訓(xùn)與教育，強化自我學(xué)習(xí)意識進(jìn)而以本職工作為基本理念，全心全意為企業(yè)付出。

最后，提升管理工作人員的基本技能，盡快實現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變于建設(shè)。

三、結(jié)語

綜上所述，大環(huán)境的驅(qū)使下，煙草行業(yè)必須將傳統(tǒng)的檔案信息管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，根?jù)其實際情況完善信息化建設(shè)基本方針政策，根據(jù)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展不斷創(chuàng)新信息化建設(shè)方案，進(jìn)而使得煙草行業(yè)在瞬息萬變的市場環(huán)境中穩(wěn)步向前。

參考文獻(xiàn)：

［1］盧海峰.與時俱進(jìn)求真務(wù)實推進(jìn)煙草行業(yè)檔案創(chuàng)新管理［J］.辦公室業(yè)務(wù) ,2017(24):63～64.

［2］葉愛平.檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的價值研究——以煙草企業(yè)為例［J］.江蘇科技信息,2017(20):27～28.