新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作模式的創(chuàng)新改進(jìn)策略探究

■曾 川／重慶建筑工程職業(yè)學(xué)院

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀剖析

高校檔案管理工作是學(xué)校整體工作管理的重中之重，檔案是一個(gè)學(xué)校文化發(fā)展以及科學(xué)規(guī)劃的重要資料依據(jù)，能夠?yàn)閷W(xué)校的全面健康發(fā)展提供全方位多角度的服務(wù)。在當(dāng)前信息時(shí)代飛速發(fā)展的大背景下，高校檔案管理工作由于其在學(xué)校管理的重要地位以及信息化服務(wù)水平的快速發(fā)展等因素的廣泛影響下，正面臨著巨大的壓力和挑戰(zhàn)。從整體來看，檔案管理工作與信息化社會化發(fā)展無法同步的主要原因是學(xué)校在信息化建設(shè)過程中沒有將檔案管理工作納入大發(fā)展的維度以內(nèi)，導(dǎo)致現(xiàn)階段社會發(fā)展過程中，檔案管理工作無法滿足學(xué)校發(fā)展與服務(wù)師生的目標(biāo)要求。對這一現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)化分析表明，檔案管理工作存在的諸多問題無非是工作人員以及技術(shù)方面與管理體制與模式方面的不足導(dǎo)致了檔案管理工作的滯后性與制約性發(fā)展。

首先，檔案管理人員的專業(yè)水平不足是影響文檔管理工作平衡發(fā)展的一個(gè)重要因素。當(dāng)前高校文檔管理工作中，大部分工作人員的平均年齡較大。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，筆者所在學(xué)校的文檔管理工作平均年齡高達(dá)48歲左右，這一年齡段左右的工作人員在專業(yè)培訓(xùn)過程中收到的是基于傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行培訓(xùn)與教學(xué)的，而在當(dāng)前信息化發(fā)函飛速的大背景下，一些電子產(chǎn)品在檔案管理工作中的廣泛使用致使工作人員自身無法協(xié)調(diào)好電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理之間的關(guān)系，對一些電子產(chǎn)品的了解及使用過程不夠深入，對新媒體環(huán)境下的檔案管理工作模式更是無法適應(yīng)。其次，信息化時(shí)代有利有弊，高校檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)防控與安全意識不足導(dǎo)致學(xué)校發(fā)展過程中面臨很大風(fēng)險(xiǎn)。由于檔案管理信息化程度越來越高，檔案工作管理的開放性也越來越明顯，導(dǎo)致檔案在管理過程中的安全性遭到威脅，一般來說，一些技術(shù)部門或者其他單位的工作管理及檔案需要嚴(yán)格保密，而這一過程中的信息化傳遞若不進(jìn)行嚴(yán)格防范極有可能造成檔案管理不當(dāng)或者保密文件泄露等問題，加之工作人員的的專業(yè)技術(shù)不夠深入，專業(yè)素養(yǎng)不高等外界因素的多重影響，一定程度上危害學(xué)校發(fā)展。

二、新媒體環(huán)境下創(chuàng)新檔案管理工作途徑探討

新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作與以往傳統(tǒng)的檔案管理在管理方式、管理模式以及技術(shù)應(yīng)用等方方面面存在不同，雖然在工作效率上有明顯改善，但從整體高校檔案管理系統(tǒng)逐漸信息化的未來趨勢分析來看，仍存在制約檔案管理信心花發(fā)展的一些制約因素的影響，因此，筆者從自身工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出發(fā)給出以下幾點(diǎn)有效解決其制約性發(fā)展的創(chuàng)新措施，來實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的規(guī)范管理。

（一）加強(qiáng)工作隊(duì)伍專業(yè)水平建設(shè)

高校檔案管理工作的高效、有序、規(guī)范運(yùn)行的基礎(chǔ)就是需要相關(guān)工作人員的基本專業(yè)素質(zhì)過硬，而隨著信息化時(shí)代的飛速發(fā)展，部分工作人員無法跟上時(shí)代發(fā)展步伐，在當(dāng)按慣例方面仍然遵循傳統(tǒng)陳舊的檔案管理模式，降低工作效率，同時(shí)無法為全校師生提供簡單、便捷的服務(wù)，需要學(xué)校管理人員盡可能與新媒體環(huán)境下的檔案管理工作模式相貼合，針對現(xiàn)階段存在的突出問題尋求全方面、多途徑的解決策略，建議首先應(yīng)從工作管理規(guī)范上下手，嚴(yán)格規(guī)范工作人員的檔案管理工作，其次，應(yīng)當(dāng)從新媒體環(huán)境下的工作途徑入手，采取各種各樣的交流會與培訓(xùn)方式來提高工作人員對新媒體技術(shù)的在工作方面的應(yīng)用能力，從多方面加強(qiáng)工作人員對檔案材料的收集與整理工作，以便更好地服務(wù)師生。最后，在專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)從目前情況出發(fā)，對人員招聘與培養(yǎng)方面進(jìn)行長遠(yuǎn)規(guī)劃，積極吸納與培養(yǎng)檔案管理專業(yè)方面的相關(guān)新型人才，將技術(shù)與人才管理更好的結(jié)合在一起，讓高校檔案管理工作與人才培養(yǎng)和新媒體環(huán)境健康、和諧發(fā)展。

（二）完善檔案管理與反饋機(jī)制

在新型檔案管理模式下，網(wǎng)絡(luò)媒體在其發(fā)展過程中起著主導(dǎo)型作用，因此，在新型管理模式下，將檔案管理與新媒體發(fā)展更好融合的唯一方法就是不斷發(fā)展和完善檔案管理機(jī)制與服務(wù)反饋機(jī)制。首先，健全檔案管理機(jī)制的主要目標(biāo)就是為高校檔案管理工作打下強(qiáng)有力的基礎(chǔ)，來實(shí)現(xiàn)高校發(fā)展，在這一過程中需要將管理工作逐漸系統(tǒng)化、規(guī)范化、合理化。對學(xué)校各種檔案資料進(jìn)行合理優(yōu)化配置，最大在限度發(fā)揮這個(gè)檔案管理材料在促進(jìn)學(xué)校發(fā)展與服務(wù)師生方面的重要作用。在系統(tǒng)化完善檔案管理工作的過程中，應(yīng)對工作進(jìn)行全面性、多方位、全系統(tǒng)的建設(shè)模式，在檔案材料的手機(jī)、歸檔與整理過程中嚴(yán)格規(guī)范化。其次在反饋機(jī)制的服務(wù)模式下，新媒體技術(shù)應(yīng)當(dāng)全面發(fā)揮其在數(shù)據(jù)分析方面的優(yōu)勢，針對長時(shí)期內(nèi)師生對于檔案文化材料的讀取情況，可利用新媒體技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)、全面的分析，通過這一過程的反饋機(jī)制可以將師生在教學(xué)與學(xué)習(xí)過程中的日常所需進(jìn)行全面系統(tǒng)優(yōu)化，旨在更好地為師生和學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

（三）提高風(fēng)險(xiǎn)意識

信息時(shí)代的來臨雖然為社會提供了便利，但一個(gè)最大的缺點(diǎn)就是信息透明化，高校檔案是一個(gè)相對保密的管理工作，針對這些問題，新媒體下的工作模式會給學(xué)校當(dāng)年管理工作帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)，需要管理工作人員在個(gè)人信息以及資料保管方面具備較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)防控意識。從事檔案管理工作由于工作量巨大、繁瑣等因素導(dǎo)致安全性不足，而一些工作方面的文件常常需要對外保密，建議學(xué)校在網(wǎng)絡(luò)官不理以及相關(guān)專業(yè)人才的吸納方面引起重視，提高自身的風(fēng)險(xiǎn)防控意識，保護(hù)學(xué)校健康發(fā)展，保障師生個(gè)人信息不被泄露。

新媒體技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，是新形勢下的學(xué)校高效發(fā)展的重要一步，在工作發(fā)展過程匯總需要進(jìn)一步對管理工作，管理模式等方面進(jìn)行調(diào)整，盡最大可能減少工作中的挑戰(zhàn)和問題，促進(jìn)高校檔案管理工作的健康、全面發(fā)展。

（四）加強(qiáng)建設(shè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)全部都以手記為主，容易丟失，不易管理。創(chuàng)新的新型檔案管理系統(tǒng)可以將涉及檔案的各個(gè)部門聯(lián)合在一起。比如學(xué)信網(wǎng)檔案管理平臺，記錄各大院校學(xué)生檔案，黨團(tuán)關(guān)系，并與財(cái)務(wù)，實(shí)訓(xùn)等部門實(shí)現(xiàn)信息共享，從而對學(xué)生的學(xué)歷學(xué)籍，證件，繳費(fèi)等各方面一目了然。這種管理平臺，解決了人們大部分的時(shí)間，從而高效的管理學(xué)生檔案。在優(yōu)化的信息平臺中，可以隨時(shí)增添信息。在學(xué)生就業(yè)時(shí)可將各個(gè)學(xué)期的信息全部整理放進(jìn)檔案中確保學(xué)生在校期間檔案完整，信息準(zhǔn)確，全面提高學(xué)生的檔案管理。

（五）在校資料收集

在校生檔案資料的收集主要包括學(xué)生在學(xué)習(xí)，在生活、等方面的整體評價(jià)，以及學(xué)習(xí)的動態(tài)，參加社會活動等資料能充分體現(xiàn)一個(gè)人的性格特征，有這些綜合性的評價(jià)可以基本反應(yīng)出一個(gè)人是否適合這個(gè)職位，是否具有高尚的品德和專業(yè)能力。工作具有流動性和不規(guī)律性， 在職的每個(gè)人的性格以及個(gè)人的信用度對單位非常重要。檔案管理是一個(gè)將學(xué)生個(gè)人誠信情況記錄在內(nèi)，這樣不僅可加強(qiáng)學(xué)生的個(gè)人信用，還可以增加學(xué)校的可信度，有利于各人，學(xué)校，工作單位的全面發(fā)展。

（六）增加心理測試和職業(yè)測評

隨著高等教育的進(jìn)一步發(fā)展，就業(yè)作為高職院校工作的生命線被大家所熟知，企業(yè)除了對畢業(yè)生的身體，性格等情況作出了解外，最重要的是心理素質(zhì)，因此各大院校將進(jìn)行各類心理測試對學(xué)生和調(diào)查職業(yè)測評通過先進(jìn)設(shè)備，學(xué)校通過學(xué)生的心理測試和職業(yè)測評，為學(xué)生今后的職業(yè)作出合理的規(guī)劃。將其測驗(yàn)結(jié)果入檔，可以方便用人單位進(jìn)行查閱，根據(jù)學(xué)生的特點(diǎn)和水平進(jìn)行合理分配。