知識管理在檔案管理中應(yīng)用分析

■孫克紅／揚州市江都區(qū)住房基金管理處

一、知識管理的內(nèi)涵

知識管理是在知識經(jīng)濟發(fā)展的背景下誕生的一種新型管理觀念，最早于上個世紀(jì)九十年代提出，目前已經(jīng)普及到各個領(lǐng)域［1］。其是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然選擇，能夠提高管理的效率。信息化時代下為了滿足人們的需求，知識管理的概念也就孕育而生并且被廣泛應(yīng)用于實踐中。隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，開始認識到知識管理的重要性，并且將其引入國內(nèi)實踐管理活動中。知識管理的實質(zhì)就是建立一個學(xué)習(xí)、傳播、共享與創(chuàng)新的機制，并且要突出知識的價值，主要目的在于通過學(xué)習(xí)知識來提高價值。知識管理作為新型管理模式，最大程度的利用知識為實踐活動服務(wù)，從而創(chuàng)造出更高的價值。

二、檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理本身就是知識管理的過程，檔案管理工作在信息利用、知識組織、交流共享以及傳播學(xué)習(xí)中具有重要的作用。隨著現(xiàn)代信息化水平的不斷提升，檔案管理工作也發(fā)生了較大的變化，其中存在的問題也不斷暴露出來，主要集中在以下幾方面：一是檔案管理工作人員的管理意識不強；二是檔案管理工作人員的專業(yè)水平有待提升；三是檔案管理工作環(huán)境惡劣。

檔案管理工作人員沒有較好的管理意識主要表現(xiàn)在沒有認識到自身工作的重要性，從而沒有制定科學(xué)的政策，也沒有在自身工作上多付出努力；其次是檔案管理工作人員的學(xué)歷、專業(yè)水平都不是太高，這也導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量低下［2］。此外，檔案管理存在硬件設(shè)施不全，庫房環(huán)境惡劣的問題，需要加強工作環(huán)境的完善，才能緊跟時代步伐，提高檔案管理的工作效率。

三、知識管理在檔案管理中的應(yīng)用

（一）實現(xiàn)細節(jié)化的檔案管理

在信息時代發(fā)展的背景下，知識管理的應(yīng)用使得檔案管理從保管單位到知識元的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)當(dāng)納管理主要是通過各種紙質(zhì)檔案進行管理，這容易引起許多問題，例如無法及時了解檔案信息，查閱效率低，檔案信息改動后無法進行核對，查閱效率低下。隨著自動化技術(shù)以及信息技術(shù)的應(yīng)用，利用互聯(lián)網(wǎng)與計算機技術(shù)能夠提高檔案管理的效率，同時也能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的各種問題，從而提高了檔案信息開發(fā)利用的效率。

（二）提高檔案管理的有序化

隨著時代的不斷發(fā)展，各種技術(shù)的發(fā)展促使知識管理的水平不斷提升，檔案管理部門需要不斷引進新的知識管理技術(shù)，從而提高自身工作的效率與質(zhì)量。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，借助云技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，提高檔案管理的信息化水平，并且利用各種軟件提高檔案管理的有序性，能夠簡化檔案管理的流程，從而實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（三）加速檔案知識服務(wù)技術(shù)的開發(fā)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會中，檔案的利用價值也不斷提升，這促使各單位更加注重檔案管理工作，使得檔案知識服務(wù)技術(shù)也得到了創(chuàng)新。智能檢索技術(shù)在知識管理中的應(yīng)用能夠提高信息的查閱效率，主要是利用人工智能技術(shù)對數(shù)據(jù)庫中的檔案信息進行收縮，并且能夠通過各種計算機處理技術(shù)的應(yīng)用，解決用戶遇到的各種問題，并為用戶提供檢索結(jié)果，具有較強的邏輯性，并且提高了信息檢索的準(zhǔn)確性。這體現(xiàn)了知識管理在檔案管理中應(yīng)用的新方向。此外，隨著檔案信息化的不斷增加，而信息化系統(tǒng)的操作并非易事，工作人員需要學(xué)習(xí)最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并不斷提高檔案管理中的技術(shù)含量，從而將知識管理與檔案管理更好的融合，為單位的發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻。

（四）實現(xiàn)知識共享

根據(jù)檔案管理的工作特點來看，其不能獨立于組織，否則難以實現(xiàn)其價值。從知識管理的角度來看，其貫穿于單位各業(yè)務(wù)活動，需要突破局限性認知，讓單位各部門能夠隨時利用檔案，使得檔案信息具有開放性，符合檔案管理的初衷。從傳統(tǒng)的封閉式管理到開放性管理，信息共享下的檔案管理能夠提高檔案的應(yīng)用價值，能夠更好的開發(fā)檔案資源，實現(xiàn)單位工作效率的提升。單位領(lǐng)導(dǎo)需要重視知識管理在檔案管理中的作用，不斷挖掘檔案資源中的隱藏信息，并對檔案資源進行整合，從而提高其利用價值。

四、結(jié)語

隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，檔案的應(yīng)用價值不斷凸顯出了，使得人們越來越重視檔案管理。檔案管理在面對知識管理不斷發(fā)展帶來的沖擊時，需要把握機遇，不斷進行創(chuàng)新與改進，將知識管理融入到檔案管理之中，知識管理作為新型的管理方式，與檔案管理之間存在著相互促進的關(guān)系，由于知識管理在各行各業(yè)得到推廣應(yīng)用，如何有效利用知識管理提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，是現(xiàn)代檔案管理的重要研究課題。傳統(tǒng)檔案管理中仍存在許多問題，知識管理的應(yīng)用能夠解決這些問題，從而提高檔案管理的效率與質(zhì)量。因此要合理認識知識管理，并利用各種現(xiàn)代化技術(shù)開展檔案管理，從而緊跟時代發(fā)展的潮流。本文揭示了知識管理的內(nèi)涵，分析了檔案管理現(xiàn)狀，探討了知識管理在檔案管理中的應(yīng)用。