試析信息時(shí)代高校檔案管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題

■王雅玲／湖北財(cái)稅職業(yè)學(xué)院

在我國的檔案管理這一項(xiàng)工作當(dāng)中，高校檔案管理是極為重要的一個(gè)組成部分，國家對此也是非常的重視，因此就制定了一套進(jìn)行高校檔案管理的方法。高校檔案記錄的是校園內(nèi)最開始發(fā)生的各種事情，但卻是整個(gè)高校信息庫里極具關(guān)鍵性的一個(gè)部分。高校檔案的用處極大，也發(fā)揮著非常積極地一個(gè)作用，比如可以給領(lǐng)導(dǎo)提出的一些決策提供依據(jù)，另外在問題的處理上還可以當(dāng)作一個(gè)憑證等等。從這里就可以看得出來它是極其重要的，那么我們在管理的時(shí)候就必須要加大力度，而如果進(jìn)行檔案管理時(shí)疏忽了，那么將會帶來巨大的影響，這不僅僅是影響到了高校本身的發(fā)展，同時(shí)還影響到了整個(gè)社會的發(fā)展。

一、對于高校檔案法制的建設(shè)應(yīng)當(dāng)予以注重

現(xiàn)階段的高校檔案管理還沒有達(dá)到最好的效果，主要是出現(xiàn)在法制的建設(shè)中出現(xiàn)了一些問題，也就是在高校檔案里的法制法規(guī)沒有到位，再加上高校檔案管理人員對于法制的意識并不強(qiáng)大，他們對于法規(guī)的學(xué)習(xí)顯然還沒有進(jìn)行深入理解等等諸多因素。這些諸多的問題將會影響到檔案管理的一個(gè)整體水平，而且因?yàn)榉ㄖ频娜笔н€會大大影響管理的效率。對于這諸多的問題，高校必須要引起一個(gè)高度的重視。那么我們先要下手的對象就是管理人員，因?yàn)橹挥谐掷m(xù)不斷的去提高管理人員的法制意識以及法規(guī)水平，才可以進(jìn)一步的提高檔案管理的工作進(jìn)展，但其次就是要做好法規(guī)的落實(shí)。

二、對于高校檔案的一個(gè)管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)予以注重

以前的傳統(tǒng)的檔案管理的這一項(xiàng)工作當(dāng)中，每一種文件它們都是獨(dú)立的，雖然如此，但卻是有著極大的聯(lián)系。而也是因?yàn)檫@樣出現(xiàn)了一些比較繁瑣的任務(wù)，這樣一來就會將高校檔案管理的整體效率受到了一個(gè)極大的影響，同時(shí)也無法適應(yīng)這個(gè)時(shí)代所需要的要求。介于此，一種文檔一體化的管理系統(tǒng)就誕生了，它控制的不是單單一種文件，它控制的是全部，而且是整個(gè)生成到歸檔的全過程進(jìn)行控制。而通過了這樣的一個(gè)控制系統(tǒng)，就大大提高了文檔管理的一個(gè)效率。

三、對于高校電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)予以注重

人類的社會在不斷的發(fā)展，其經(jīng)濟(jì)也在不斷的增長，因此，國家對于人才的需求就在不斷的加大，正是因?yàn)槿绱?，高校也在不斷的進(jìn)行擴(kuò)招，在高校的學(xué)生數(shù)量也是連年倍增。如今已經(jīng)步入了信息化的時(shí)代，所以互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛的使用，因此在高校的管理和教學(xué)等多方面也都出現(xiàn)了大量的電子文件。因?yàn)槿绱?，也給高校檔案管理提出了一個(gè)高要求，應(yīng)當(dāng)予以注重高校電子檔案的管理，以此來更適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的需求。

四、應(yīng)當(dāng)在高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化這方面的建設(shè)進(jìn)行注重

如今是信息化的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)的影響力已經(jīng)擴(kuò)展到了各行各業(yè)。因此，為了更適應(yīng)高校自身的發(fā)展需求，將校園網(wǎng)站建立出來就勢在必得了。在這樣的一個(gè)大背景之下，高校檔案管理的這項(xiàng)工作也須朝著互聯(lián)網(wǎng)方向出發(fā)。而且對于這件事國家也很是重視，會議指出要將檔案信息化納入到國家信息化這個(gè)建設(shè)的大局當(dāng)中，把檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)作為一個(gè)基礎(chǔ)，更快的去推動檔案資源的數(shù)字化和信息管理標(biāo)準(zhǔn)化以及信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。但是現(xiàn)如今這個(gè)狀況比較困難，因?yàn)樵谶M(jìn)行這種昂咯建設(shè)依然還存在有許多的制約因素，比方說技術(shù)、資金、人力以及人員水平，這些都還沒辦法滿足檔案進(jìn)行一個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)化的要求。這些問題都是我們要去處理的，所以我們高校必須完全按照國家的要求來制定出一套高校檔案信息昂咯建設(shè)的路線，以此來制定出檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。在這一項(xiàng)工作當(dāng)中，我們需要抓好各種數(shù)據(jù)之間的網(wǎng)絡(luò)管理以及傳輸?shù)谋O(jiān)控。而相應(yīng)的，檔案的信息必須要跟現(xiàn)如今社會發(fā)展相互適應(yīng)才行，充分的去發(fā)揮檔案信息最基本的價(jià)值所在。

五、結(jié)語

在如今這種高科技信息時(shí)代之下，高校檔案管理應(yīng)該朝著現(xiàn)代化這個(gè)方向去發(fā)展，這是一種要求，當(dāng)然也是現(xiàn)如今這個(gè)時(shí)代的必然趨勢?，F(xiàn)階段對于檔案管理的一種需求是如今高校檔案管理必須要做到的，而且在檔案管理的這份工作中，必須注重法制的建設(shè)和注重高校檔案本身的管理體系，以及電子檔案管理的注重和高校檔案的信息化建設(shè)的注重。應(yīng)當(dāng)在進(jìn)行檔案管理的過程中去加大人力與資金以及技術(shù)這些方面的投入力度，要求將檔案管理進(jìn)行一個(gè)全面升級和轉(zhuǎn)型。而只有把這些做好了，高校檔案管理才能更快更準(zhǔn)確更好的去進(jìn)行服務(wù)工作。

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［2］顧淑萍.信息時(shí)代高校檔案管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題［A］.山東省檔案學(xué)會.齊魯檔案論壇——山東省檔案學(xué)會2008年學(xué)術(shù)年會會刊［C］.山東省檔案學(xué)會:山東省科學(xué)技術(shù)協(xié)會,2008:5.

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