高校數(shù)字化檔案管理安全體系建設(shè)研究
——以寧波大紅鷹學(xué)院為例

■施和俊 徐 葳/寧波大紅鷹學(xué)院

隨著信息技術(shù)不斷普及，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸被廣泛地運(yùn)用到高校檔案管理活動(dòng)中，目前，我國(guó)數(shù)字化信息檔案已經(jīng)普及，各大高?；疽呀?jīng)實(shí)現(xiàn)了電子話檔案管理，極大的提升了管理效率。在大數(shù)據(jù)的背景下，對(duì)當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。就目前而言，我國(guó)高校檔案主要采用軟件定制的模式，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行全面的管理。但是受到各方面因素的影響，導(dǎo)致高校數(shù)字化檔案管理效率低下，極大影響了數(shù)字化檔案管理的方便性和快捷性。因此，本文首先分析寧波大紅鷹學(xué)院高校數(shù)字化檔案管理安全體系建設(shè)存在的問題，然后提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

一、寧波大紅鷹學(xué)院檔案管理安全體系建設(shè)存在的問題

在寧波大紅鷹學(xué)院檔案管理安全體系建設(shè)過程中，受到傳統(tǒng)管理模式的影響，導(dǎo)致管理存在不少的問題，影響了學(xué)院各項(xiàng)工作的正常開展。下面就針對(duì)寧波大紅鷹學(xué)院檔案管理安全體系建設(shè)存在的問題展開論述。

（一）數(shù)字化檔案信息安全保護(hù)意識(shí)不高

在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，當(dāng)前工作形勢(shì)出現(xiàn)了新的特點(diǎn)。但是寧波大紅鷹學(xué)院高校數(shù)字化檔案管理中，依然采用傳統(tǒng)的管理模式，很難滿足實(shí)際檔案管理的需求。并且對(duì)數(shù)字化檔案信息保密工作管理不到位，存在很多的漏洞，安全意識(shí)低下，使得檔案信息進(jìn)行隨意的拷貝和復(fù)制，增加了數(shù)字化檔案的安全隱患。并且學(xué)校數(shù)字化檔案管理人員綜合素質(zhì)比較低，沒有嚴(yán)格按照施工操作規(guī)范進(jìn)行管理，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息泄漏的問題，對(duì)學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生極為不利的影響。

（二）大紅鷹學(xué)院檔案信息管理技術(shù)水平低

對(duì)電子檔案而言，檔案信息在實(shí)際傳播過程中，可能會(huì)感染病毒，整個(gè)管理系統(tǒng)也會(huì)受到惡意的攻擊，對(duì)學(xué)校整個(gè)檔案信息安全造成了巨大的威脅。就目前而言，當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放式的系統(tǒng)，由于大紅鷹學(xué)院檔案信息管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在很多的技術(shù)缺陷，很容易受到不法分子的攻擊。

（三）重視管理，忽視宣傳

近些年來，大紅鷹學(xué)院非常重視數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并且建立完善的管理機(jī)制，提升安全管理水平，但是宣傳不到位，降低了電子檔案的利用率。

（四）資金不到位

隨著寧波大紅鷹學(xué)院檔案資料日益豐富，歸檔率不斷提升，但是在實(shí)際管理過程中，對(duì)檔案的價(jià)值鑒定和質(zhì)量產(chǎn)生極為不利的影響，并且在大數(shù)據(jù)時(shí)代，缺乏專項(xiàng)的資金做好保障，對(duì)檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生極為重要的影響。另外，寧波大紅鷹學(xué)院數(shù)字化檔案管理缺乏高質(zhì)量的人才，導(dǎo)致技術(shù)支撐不到位。

二、高校數(shù)字化檔案管理安全體系的重要性

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，要求高校在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理安全體系建設(shè)過程中，需要進(jìn)一步提升工作效率，滿足當(dāng)前高校改革的需求。第一，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)高校數(shù)字檔案管理提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，需要建立完善的數(shù)字化信息庫(kù)，采用先進(jìn)的技術(shù)，進(jìn)一步提升服務(wù)水平。在寧波大紅鷹學(xué)院，隨著辦學(xué)資質(zhì)和辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，數(shù)字化檔案館儲(chǔ)存了很多珍貴的學(xué)校檔案，包含內(nèi)容非常廣泛，反映了大紅鷹學(xué)院整個(gè)發(fā)展歷程，對(duì)學(xué)院發(fā)展提供珍貴的歷史資料。但是在數(shù)字化檔案管理過程中，由于缺乏專業(yè)的的管理人才，檔案管理方式比較落后，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理存在很多問題，經(jīng)常出現(xiàn)信息被破壞、信息丟失以及信息共享困難的問題，已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前學(xué)院發(fā)展的要求。

第二，有利于優(yōu)化大紅鷹學(xué)院電子化檔案管理流程。由于檔案管理涉及多方面的內(nèi)容，具有很大的工作量，具體包括15類檔案業(yè)務(wù)。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以幫助學(xué)校構(gòu)建一個(gè)完善的檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案歸集的效率，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理流程，進(jìn)一步提升檔案信息檢索的效率，為學(xué)校管理人員提供真實(shí)有效的信息和數(shù)據(jù)。

第三，隨著大數(shù)據(jù)的到來，賦予了當(dāng)前高校數(shù)字化檔案管理新的內(nèi)容，極大地增加了檔案的儲(chǔ)存量，為學(xué)校發(fā)展提供了豐富多樣的數(shù)據(jù)和信息。高校數(shù)字化檔案管理安全體系就是為高校提供強(qiáng)大快捷的查詢功能，便于用戶進(jìn)行借閱和調(diào)控，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的查詢，極大地提升查閱的效率，滿足了當(dāng)前高?，F(xiàn)代化發(fā)展的需求。

三、高校數(shù)字化管理安全體系建設(shè)

為了滿足當(dāng)前檔案信息化管理的要求，大紅鷹學(xué)院需要結(jié)合自身數(shù)字化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀，總結(jié)實(shí)際管理存在的問題，制定完善的數(shù)字化管理安全體系，發(fā)揮數(shù)字化檔案在學(xué)校發(fā)展過程中的重要作用。

第一，加強(qiáng)數(shù)字化檔案人力資源建設(shè)。大紅鷹學(xué)院要不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，優(yōu)化管理資源配置，建立一支專業(yè)檔案信息化隊(duì)伍，解決當(dāng)前數(shù)字化檔案安全體系建設(shè)過程中存在的問題，進(jìn)一步完善數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，拓寬工作思路，建立安全穩(wěn)定的網(wǎng)站。同時(shí)進(jìn)一步提升檔案安全管理水平，防止出現(xiàn)安全事故，控制好潛在的安全隱患。數(shù)字化檔案管理部門要重點(diǎn)做好信息安全教育工作，進(jìn)一步提升管理人員保密意識(shí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的信息化和現(xiàn)代化管理。因此，大紅鷹學(xué)院檔案管理人員需要改變當(dāng)前的管理方式，不斷學(xué)習(xí)最新的管理手段，積極接受新的培訓(xùn)，為做好基本數(shù)字化檔案安全管理打下良好的基礎(chǔ)。

第二，進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案安全管理技術(shù)水平。大紅鷹學(xué)院在進(jìn)行數(shù)字化管理過程中，需要采用先進(jìn)的加密技術(shù)、防火墻技術(shù)以及入侵檢測(cè)技術(shù)，防止檔案信息被篡改。在進(jìn)行數(shù)字化檔案加密過程中，可以采用非對(duì)稱秘鑰，其中公開的密鑰用于發(fā)送數(shù)字化檔案，另一個(gè)用于保密，只有對(duì)方在接收檔案以后，利用密碼打開電子檔案。

第三，提升電子化檔案安全管理水平。首先，大紅鷹學(xué)院管理人員要對(duì)數(shù)字化檔案周圍環(huán)境進(jìn)行檢查，做好保障管理，加強(qiáng)防護(hù)設(shè)施管理，重點(diǎn)做好電子文件進(jìn)行定期的檢查，針對(duì)被損壞問題，需要采取相應(yīng)的防護(hù)措施，做好及時(shí)修復(fù)和拷貝工作。其次，要建立完善的檔案網(wǎng)站，提升網(wǎng)站綜合服務(wù)能力，滿足用戶檔案檢索、在線瀏覽以及文件閱覽等服務(wù)要求，體現(xiàn)學(xué)校的特色服務(wù)，實(shí)現(xiàn)線上和線下的有效互動(dòng)，發(fā)揮數(shù)字化檔案的重要價(jià)值。

第四，不斷加大資金投入力度。為建立高校數(shù)字化檔案管理安全體系提供高質(zhì)量的軟硬件設(shè)施，針對(duì)學(xué)校發(fā)展情況，建立完善的數(shù)字化檔案管理機(jī)制，做好投入資金預(yù)算，購(gòu)置先進(jìn)的硬件設(shè)備，有效的提升數(shù)字化檔案管理的效率，為以后信息化檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。

第五，進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字化檔案安全程序。在進(jìn)行數(shù)字化檔案安全監(jiān)控過程中，需要嚴(yán)格把控整個(gè)交接過程，結(jié)合實(shí)際情況，采取針對(duì)性的管理措施。做好檔案管理人員需要做好動(dòng)態(tài)的監(jiān)測(cè)，保證數(shù)字化檔案能夠及時(shí)歸檔。針對(duì)檔案出現(xiàn)丟失或者破壞的問題，需要明確管理人員的責(zé)任，重點(diǎn)做好保密工作。另外，大紅鷹學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要規(guī)范整個(gè)數(shù)字化檔案管理流程，加強(qiáng)監(jiān)督，建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，禁止工作人員下載和安裝非法的軟件，利用服務(wù)器對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理，重點(diǎn)做校園網(wǎng)和局域網(wǎng)的管理。同時(shí)在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理過程中，需要設(shè)置報(bào)警系統(tǒng)，保證在出現(xiàn)意外情況，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自我保護(hù)，提升數(shù)字化檔案安全管理水平，發(fā)揮數(shù)字化檔案的重要作用。

綜上所述，就目前而言，高校數(shù)字化檔案的保護(hù)也面臨著多方面的威脅，影響著高校的未來發(fā)展。為此，我們需提高數(shù)字化檔案的安全管理與利用，在數(shù)字化檔案管理中不斷發(fā)現(xiàn)與防范安全漏洞，需有一個(gè)完整的數(shù)字化檔案管理安全體系來保障，建立完善的檔案信息庫(kù)，為高校發(fā)展提供更加的信息和數(shù)據(jù)支撐。

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