解析事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

■陳興龍／濰坊市路燈管理處

檔案管理是新時期事業(yè)單位日常工作中的重點內(nèi)容，管理效果的優(yōu)劣對事業(yè)單位各項工作是否能夠順利、科學開展產(chǎn)生很大影響。但是，在事業(yè)單位快速發(fā)展與不斷改革的背景下，傳統(tǒng)過于落后、粗獷的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新形勢下的檔案管理需求了。因此，事業(yè)單位檔案管理人員應與時俱進地創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理思路，恰當?shù)匕岩恍┬碌墓芾砝砟钆c方法應用到自己的工作中，以便獲得更為理想的檔案管理效果。那么，如何創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理思路，是管理人員需要透徹研究的重點問題。

一、創(chuàng)新管理思想，提高檔案管理工作重視度

在新時期，事業(yè)單位要想顯著優(yōu)化檔案管理工作實效，就需要先創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理思想。究其原因，是因為“思想是行為到導航燈”，只有讓事業(yè)單位檔案管理人員具有先進的管理思想，才能為其管理方法科學性與有效性的提升奠定基礎(chǔ)。這就需要事業(yè)單位大力宣傳檔案管理工作的價值，使得職工上下都能對檔案管理工作的重要性有進一步了解。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門應激勵職工主動發(fā)言，大膽提出建議與意見，使得他們都能為檔案管理工作出謀獻策。另一方面，事業(yè)單位領(lǐng)導應充分重視檔案管理工作，牽頭關(guān)注與參與檔案管理活動，充分發(fā)揮自身的“風向標”作用，使得各個部門的職工與干部都能受其影響，主動重視檔案管理活動，并積極投入并配合檔案管理工作的開展。為了激發(fā)事業(yè)單位檔案管理工作者的工作熱情，事業(yè)單位領(lǐng)導還應親自對檔案管理工作中有突出貢獻的職工進行嘉獎，從而使得其他職工明白自身工作的重要性，進而激勵他們更加盡職盡責地完成本職工作，最終獲得更為理想的工作效果。同時，事業(yè)單位檔案管理部門還應打開眼界，摒棄以往閉門造車的工作思路，積極借鑒先進國家檔案管理工作中的成功經(jīng)驗，與自身實際情況結(jié)合之后，創(chuàng)新地加以應用，主動把先進的信息技術(shù)作為新時期進行檔案管理的主要手段。

二、增加資金投入，積極應用先進的管理方式

在新的形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作的高質(zhì)量進行離不開相關(guān)部門的配合與支持。因此，事業(yè)單位應激勵全體職工積極參與檔案管理工作，爭取政府相關(guān)部門也可參與其中，從而使得政府部門能夠?qū)n案管理工作的特點與需求有更為直接與全面的了解，以便順利申請到一定的扶持資金。新時期事業(yè)單位檔案管理工作中所需要的設(shè)施與設(shè)備較之以前有很大區(qū)別，在信息化時代事業(yè)單位檔案管理工作需要各種新的工具與設(shè)備，都需要在充足資金的支持下才能購置齊全，以便為管理活動的順利、高質(zhì)量開展做好準備。因此，在創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理思路的時候，應先做好管理設(shè)備的創(chuàng)新，也是創(chuàng)新管理模式的重要環(huán)節(jié)。換句話說，事業(yè)單位檔案管理部門應積極購置一些計算機及相關(guān)的軟件與硬件，還應購置一些搜集、整理及整合檔案信息的攝像機、打印機、刻錄機等設(shè)備。針對一些意義不大、使用率較低、無需長久保存的檔案信息，管理人員可通過簡單的電子文檔對其做記錄與保存；針對十分重要的檔案信息，應做好電子備份，并指派專門的管理人員進行嚴格管理，并做好保密工作，以確保不會出現(xiàn)遺失、泄漏等問題。為了更好地對事業(yè)單位各種檔案信息進行現(xiàn)代化管理，就需要管理人員依據(jù)本單位檔案信息的特點，構(gòu)建相適合的數(shù)據(jù)庫，分門別類地做好存檔與管理工作，借助先進的信息技術(shù)與計算機技術(shù)，做好保管與補充工作，以便給各種檔案信息的檢索與取用創(chuàng)造良好條件。

三、重視職工培訓，增強管理工作者綜合素質(zhì)

基于檔案管理工作具有顯著的專業(yè)性與科學性特點，在選聘管理工作者的過程中，事業(yè)單位應提高選聘門檻，優(yōu)中選優(yōu)地挑選優(yōu)秀的專業(yè)人才，推行持證上崗制度。另一方面，事業(yè)單位還應重視職工培訓工作，結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展情況及本單位管理需求，為在職人員提供大量的檔案管理理論知識培訓及管理能力培訓，使得他們都能在不斷的學習中推動自身管理水平的顯著提高，并養(yǎng)成自主學習的良好習慣。具體來講，事業(yè)單位在培訓檔案管理工作者的過程中，應做好以下幾點：（1）定期為檔案管理工作者提供業(yè)務(wù)培訓活動，將最新的檔案管理理念、方法與技術(shù)及時傳達給他們，以便于他們的合理與科學應用。（2）選派學習意識與能力強的業(yè)務(wù)骨干到檔案管理示范單位學習與觀摩，開闊眼界、學以致用。（3）培養(yǎng)管理人員的服務(wù)意識，使得他們能以更為熱情的態(tài)度、專業(yè)的知識、高超的能力為檔案信息使用者提供服務(wù)。

總之，檔案管理是事業(yè)單位管理中的核心內(nèi)容，在推動事業(yè)單位快速發(fā)展方面發(fā)揮著很大作用，并且對社會發(fā)展也具有重大意義。因此，事業(yè)單位應充分重視檔案管理工作，明確傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足之處，從而有針對性地創(chuàng)新管理思路，以便尋求到更有效的管理措施與方法，最終為事業(yè)單位檔案管理效果的優(yōu)化提供新契機。

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