信息時代檔案管理工作面臨的問題及措施分析

■/

一、信息時代檔案管理工作存在的問題分析

(一)管理軟件存在片面性，不具備普遍通用性

當(dāng)前隨著信息時代的到來，不論是任何種類的信息都采用信息檔案的方式管理，但是當(dāng)前并沒有一個統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)，很多管理軟件是不具備兼容性的，甚至換臺計算機(jī)就無法使用。信息管理是一個比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮?，軟件的使用也需要有一定的?guī)格，這樣才能真正使信息管理更加便利?，F(xiàn)如今電腦更新?lián)Q代的速度很快，我們必須有一個固定的管理軟件。也就是說不管換了幾次電腦，更新了幾次版本，我們需要的信息檔案都可以在第一時間能夠使用。但是，我們現(xiàn)在恰好缺少這樣一種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碥浖?。很多軟件在我們換了電腦或者更新了版本后就沒有了，我們還需要再重新去做整理和規(guī)劃，這樣使我們的信息檔案管理反而變得沒那么方便了。也就使得檔案管理的太過于局限，使得檔案管理工作具備一定的困難，同時也使得檔案中的相關(guān)信息無法被最大程度的得到資源利用。

(二)信息檔案管理過程中存在安全性和保密性的隱患

在當(dāng)前信息時代的大背景下，各種文字信息都被處理成了數(shù)據(jù)信息，以一種無形的狀態(tài)存在于相關(guān)的管理系統(tǒng)中。不同于以往，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，大部分的信息都是以檔案資料的方式以紙質(zhì)的狀態(tài)存在，這種情況下，除非檔案丟失，檔案中的相關(guān)信息不會被泄露。但是電子信息時代，掌握電子技術(shù)的人太多，我們?nèi)绻麤]有一個嚴(yán)格的程序或者保密措施的話，很容易就造成了信息泄露。以前我們可以有一個空間很大的存檔點，有嚴(yán)格的管理和查看制度，檔案信息也沒有那么容易就丟失。而在當(dāng)前的信息檔案管理過程中，由于電腦黑客以及相關(guān)病毒的出現(xiàn)，還有很多總有高超技術(shù)的不法分子，使得系統(tǒng)中的信息隨時可能面臨著被竊取的危險，這也就使得檔案管理的過程中存在安全性隱患，對我們發(fā)展快捷、便利的信息檔案管理是很不利的。

(三)缺乏相關(guān)的專業(yè)的信息檔案管理人才

由于信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國的人才設(shè)備無法及時的跟進(jìn)，也就是說，對于既懂信息技術(shù)又了解信息管理的人才比較缺乏。時代變化的太快，我們還來不及培養(yǎng)那么多的信息管理人才，它就已經(jīng)發(fā)展的很迅速、很普及了。也正是因為時代的變化速度太快，之前的檔案管理工作人員已經(jīng)慢慢的跟不上信息管理工作的腳步，他們之前所掌握的知識，之前在工作中所積累的經(jīng)驗可能在當(dāng)前的檔案管理過程中都無法發(fā)揮作用，而對于這些管理人員的培訓(xùn)又不夠到位，使得相關(guān)的管理人員缺乏專業(yè)知識。沒有相關(guān)的專業(yè)知識，很難將這份工作做好，檔案信息管理的嚴(yán)謹(jǐn)性是比較不利的。我們雖然也在培養(yǎng)這方面的人才，但畢竟培養(yǎng)人才是需要有一定的時間的，我們操之過急。這就使得信息檔案管理方面出現(xiàn)了一個空窗期，舊的人員還沒有跟上時代步伐，新的人才又還沒有培養(yǎng)成型。這樣一個時期對信息檔案管理是很不利的。

二、信息時代檔案管理工作存在的策略研究

(一)加強(qiáng)信息化的研究，推動信息化的發(fā)展

當(dāng)今的時代是一個信息化的時代，我們的生活，學(xué)習(xí)包括工作都離不開信息技術(shù)，他為我們帶來了高效率的可能，同時，也為我們帶來了大容量的可能。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，由于信息量較大，同時，處理起來比較繁瑣，所以就需要花費大量的人力和時間進(jìn)行處理，那么在這個過程中，就需要投入較大的成本去聘請相關(guān)的工作人員。而引入信息技術(shù)之后，可以通過系統(tǒng)對信息進(jìn)行處理，整理，在這個過程中，僅僅需要一到兩名信息管理人員就可以造成日常的檔案管理工作，可以說，有效的節(jié)省了大量的人力開支，降低了檔案管理工作的成本。這都充分證明了信息化檔案管理的必然性，所以作為檔案管理人員，就要接受信息化檔案的到來，加強(qiáng)信息化的進(jìn)程。對于一些管理軟件，我們可以統(tǒng)一對他們進(jìn)行編程，從而使它能夠識別出不同類型的信息資源，從而擴(kuò)大它的兼容性。

(二)建立起健全的檔案管理安全系統(tǒng)

針對網(wǎng)絡(luò)上存在的黑客現(xiàn)象以及病毒情況，信息化檔案管理過程中存在著安全性的問題，那么在這種情況下，就需要建立起配套的信息化檔案管理的安全系統(tǒng)，要結(jié)合具體的系統(tǒng)設(shè)置出防火墻等，避免病毒的入侵。對于一些比較機(jī)密的文件，技術(shù)人員在進(jìn)行存儲的過程中，就要設(shè)置出一定的限制條件，像對于特定的計算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的限制。另外，對于這些信息管理系統(tǒng)也要設(shè)置好二級密碼，要充分利用起安全密鑰。在登錄的過程中，采用身份認(rèn)證，實名制，指紋錄入等多種方式進(jìn)行防備，以防信息的泄露。包括現(xiàn)在我們的電子支付，它也是一個需要有比較強(qiáng)大的信息保護(hù)的電子活動。我們在利用支付軟件進(jìn)行支付時，如果沒有相應(yīng)的加密保護(hù)措施，很容易會被人盜取密碼甚至電子貨幣。更何況，現(xiàn)在電子支付變得越來越流行，我們必須有一個全面的檔案信息保護(hù)系統(tǒng)，才能讓信息時代發(fā)揮它的最大價值。

(三)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

對于信息化檔案管理來說，當(dāng)前最亟需解決的問題就是人才的配套問題，當(dāng)前在檔案管理過程中比較具有經(jīng)驗的人，無法適應(yīng)信息化的管理模式，這也就使得以往學(xué)習(xí)的知識無法充分的利用。那么，針對這種情況，就需要加強(qiáng)對相關(guān)的檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)化水平。一方面，可以通過不斷招聘優(yōu)秀的專業(yè)人員，引入新的技術(shù)流，從整體上提高管理人員的技術(shù)水平，相互學(xué)習(xí)，從而提高管理水平，適應(yīng)信息化檔案管理工作。另一方面，可以加大對當(dāng)前檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，幫助他們掌握信息化檔案管理的技術(shù)，從而提高整體的專業(yè)素養(yǎng)。對老員工的培養(yǎng)是為了能夠保證他們也緊跟時代步伐，能夠在自己的工作崗位上恪盡職守。也能通過對時代專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)，讓他們的思想覺悟發(fā)生變化。而招聘新型專業(yè)人士，對這檔案信息管理方面是一個巨大的進(jìn)步，也是時代變化的體現(xiàn)。利用年輕人的專業(yè)知識以及新時代頭腦，讓我們的檔案信息管理變得更加嚴(yán)謹(jǐn)和便利。

三、結(jié)語

隨著信息時代的來臨，檔案管理面臨著新的機(jī)遇，同時，也承受著新的挑戰(zhàn)，一方面，它給檔案管理工作提供了更加高效率的可能，也為現(xiàn)代人們的生活和學(xué)習(xí)提供個很強(qiáng)大的便利。人們在搜索信息或者尋找檔案時都能夠有一個很快捷的方式。但與此同時，它也使得信息的泄露困擾著人們。特別是對于一些名人明星來說，更是一種很大的困擾。對于普通人來說，信息的泄露也會對自己造成一種無形的壓力，讓自己心神不寧，也會對社會治安有一定的影響?，F(xiàn)代人面對生活的壓力本身就比較重，如果信息還得不到保護(hù)，無疑是一種精神上的折磨。因此，為了能夠給人們一個穩(wěn)定的生活和心理，作為信息管理人員，就要努力的去發(fā)現(xiàn)存在的問題，并且能夠具備一定的洞察力，采取相應(yīng)的措施，使得檔案的管理更加的安全高效。我們甚至可以設(shè)立一個信息檔案管理的專業(yè)，既能夠培養(yǎng)人才，又能夠提供更多優(yōu)秀的想法，從而更好的促進(jìn)我們的信息檔案的管理。