高校人事檔案重要性及規(guī)范管理研究

■曹 原／河南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院

人事檔案的名詞解釋是指用檔案記錄一個(gè)人的人事信息，而人事信息是指在日常生活中的發(fā)展軌跡［1］。保存人事信息，可以準(zhǔn)確記錄下一個(gè)人的工作升遷任調(diào)及獎(jiǎng)勵(lì)懲處，在企業(yè)或用人單位及國(guó)家機(jī)關(guān)錄用時(shí)，人事檔案可以起到一個(gè)重要性作用。它可以側(cè)面體現(xiàn)出教職工的工作能力及職業(yè)素養(yǎng)，因此，人事檔案的建設(shè)是至關(guān)重要、不容有失的。但從我國(guó)目前的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)高校的人事檔案建設(shè)發(fā)展進(jìn)程緩慢，存在著各種各樣的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了我國(guó)的組織管理進(jìn)程。

一、人事檔案建設(shè)在高校中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）人事檔案存在著不準(zhǔn)確性

人事檔案的最基本要求便是真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄下教職工的職位升遷和發(fā)展軌跡，但是在我國(guó)的人事檔案中，往往存在著信息不準(zhǔn)確的情況。如果人事檔案失去了真實(shí)性與準(zhǔn)確性，會(huì)誤導(dǎo)大眾產(chǎn)生錯(cuò)誤的判斷，那么就失去了人事檔案存在的意義。當(dāng)人事檔案記錄的信息不準(zhǔn)確時(shí)，會(huì)影響到教職工的升職與降職、工齡的計(jì)算時(shí)間、退休時(shí)間的校準(zhǔn)等，由此可看出我國(guó)存在的失真的人事檔案，將會(huì)嚴(yán)重影響到職位管理的發(fā)展進(jìn)程。

（二）管理人員有著互相推諉的懈怠心理

前文曾提出我國(guó)高等院校經(jīng)常出現(xiàn)失真的人事檔案，那么失真人事檔案是如何形成的呢？當(dāng)管理或編制人事檔案的職工，存在著不敬業(yè)、不認(rèn)真的態(tài)度時(shí)，常常會(huì)在工作中出現(xiàn)紕漏，且這些紕漏是非常大、有著嚴(yán)重的消極影響的。而在出現(xiàn)工作疏漏時(shí)，往往不會(huì)有職工愿意主動(dòng)出面承擔(dān)責(zé)任和修正其所犯下的錯(cuò)誤，那么曾編制過(guò)的檔案就得重新進(jìn)行核對(duì)，對(duì)我國(guó)的人力物力財(cái)力造成了極大的浪費(fèi)。

（三）人事檔案管理方式缺乏先進(jìn)性

在我國(guó)，管理人員多數(shù)采用傳統(tǒng)的手工操作的方式記錄人事檔案，而這樣的記載方式完全憑借的是員工的腦力和人力，極易出現(xiàn)工作失誤，畢竟長(zhǎng)時(shí)間的查找資料，會(huì)造成眼睛干澀，視力模糊，看錯(cuò)資料記載。并且，在進(jìn)行業(yè)務(wù)進(jìn)修、職稱(chēng)評(píng)選、學(xué)歷提升和獎(jiǎng)勵(lì)表彰時(shí)，往往手工操作無(wú)法跟上信息的更新，那么人事檔案建設(shè)的效率就愈發(fā)降低了，導(dǎo)致了人事信息更新的不完善。除開(kāi)手工操作外，現(xiàn)如今的管理人事檔案部門(mén)也應(yīng)用到了電子設(shè)備與信息技術(shù)，但是絕大多數(shù)員工只是簡(jiǎn)單的應(yīng)用到了這些電子設(shè)備，并未將他們的功能發(fā)揮到最大化。

（四）缺少管理人事檔案的優(yōu)秀人才

從理論上來(lái)說(shuō)，人事檔案工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)類(lèi)的工作，需要應(yīng)用到專(zhuān)門(mén)系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)這門(mén)知識(shí)，并受過(guò)專(zhuān)業(yè)教育培訓(xùn)的專(zhuān)業(yè)人才。但是從我國(guó)高校招聘人事檔案職員來(lái)看，真正受過(guò)系統(tǒng)化的教育培訓(xùn)的員工是非常少的，但人事檔案的記錄需要十分的嚴(yán)謹(jǐn)姓，而大多數(shù)從事這份工作的員工，都是靠自己懵懵懂懂的的理解和學(xué)習(xí)，難免會(huì)造成許多工作失誤。據(jù)調(diào)查顯示，我國(guó)部分高校曾招聘過(guò)一些兼職管理人事檔案的員工［2］。這些半路出家、甚至從未有過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的兼職人員，容易泄漏和損壞檔案資料，或者對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題措手不及。

二、高校人事檔案建設(shè)的意義

在我國(guó)的高等院校中，人事檔案記錄著的不僅是講課的大學(xué)教師，還包括從事教育這一類(lèi)的行政管理單位，統(tǒng)籌教育方向的單位人員，和管理學(xué)生的工作人員等。從其中可看出，我國(guó)高校的人事關(guān)系是較為繁瑣的，這也就需要專(zhuān)門(mén)受過(guò)系統(tǒng)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行管理。檔案的記錄，是記載和保存人事信息的重要組成部分，它可以有效的記錄到每一位職工的人事信息，實(shí)現(xiàn)高效率的人事管理。真實(shí)有效的檔案信息，往往可以輔助到高校的人事管理工作，舉個(gè)例子，大學(xué)教師在評(píng)教授或副教授頭銜時(shí)，需要借助到教師之前的工作經(jīng)歷和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，因此才能確定這個(gè)教師是否值得評(píng)級(jí)。高校的學(xué)生人數(shù)并且學(xué)科類(lèi)別較多，而在給教師排課時(shí)，就需要考慮到學(xué)生的智力和性格差異，選取較為適合學(xué)生的老師，那么，這時(shí)候就必須借助到人事檔案中教師的過(guò)往成績(jī)和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。只有通過(guò)科學(xué)化的人事管理，記錄下真實(shí)準(zhǔn)確的人事信息，才能實(shí)現(xiàn)每一位教職工人盡其能，發(fā)揮他們的工作價(jià)值，實(shí)現(xiàn)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，為學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)環(huán)境和愉快的學(xué)習(xí)氛圍。

三、高校建設(shè)人事檔案的有效措施

（一）完善高校的人事管理體系

在之前的論述中，已經(jīng)提到我國(guó)高校的人事管理體系是不夠成熟的，大部分管理人員存在著違規(guī)操作的不良行為，而之所以發(fā)生這樣的行為，直接原因是因?yàn)閷W(xué)校對(duì)人事管理這個(gè)職位重視度不夠，對(duì)此，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人要高度重視這個(gè)問(wèn)題。與此同時(shí)，高校要建立健全完善的人事管理機(jī)制，不能讓管理人員“渾水摸魚(yú)”。如：可建立月末淘汰制，在每個(gè)月末，高校負(fù)責(zé)人可設(shè)立一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)考評(píng)，再結(jié)合管理員在這一個(gè)月內(nèi)的工作態(tài)度、辦事能力等進(jìn)行綜合考慮，再淘汰排名較后的職工，擇優(yōu)錄取。除此之外，負(fù)責(zé)人可適當(dāng)對(duì)優(yōu)秀的管理員進(jìn)行一些物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)激勵(lì)工作人員更有沖勁的工作［3］。

在完善管理人事管理體系時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人要提高自己的創(chuàng)新能力，創(chuàng)新出一份區(qū)別于傳統(tǒng)體系的人事管理。比如，管理人員不能只拘泥于傳統(tǒng)的手工操作，可借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代多媒體信息技術(shù)進(jìn)行輔助工作，進(jìn)而高效率的歸納和收集檔案信息。

（二）提高人事檔案管理員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力，亦是可以影響到人事檔案建設(shè)的進(jìn)程和效率。普遍來(lái)說(shuō)，素養(yǎng)能力較好的管理人員，在記錄人事信息時(shí)則有著極大的耐心，可以做到細(xì)致、負(fù)責(zé)的核對(duì)每一個(gè)信息，以此來(lái)確保人事信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，因此在日常工作中并不會(huì)出現(xiàn)極大的差錯(cuò)。但是，有著不良品德的管理人員，在工作時(shí)候往往采取“得過(guò)且過(guò)”的態(tài)度，只追求速度，而不求質(zhì)量，從不會(huì)再三核對(duì)信息，那么往往便會(huì)在工作中造成嚴(yán)重地負(fù)面影響。對(duì)此，高校負(fù)責(zé)人在每次聘用人事檔案管理人員時(shí)，除了確保他們的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)足夠強(qiáng)硬外，還需要檢驗(yàn)每一位管理人員的品質(zhì)［4］。相關(guān)負(fù)責(zé)人可在面試后結(jié)束后，分發(fā)一份專(zhuān)業(yè)化心理問(wèn)卷調(diào)查給面試者，在面試者填寫(xiě)完畢后，讓從事心理學(xué)知識(shí)的人員，對(duì)面試者的心理特點(diǎn)和性格特征進(jìn)行分析。之后，再結(jié)合面試情況和面試人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景，一一排選，選擇出最優(yōu)秀、最具備優(yōu)秀綜合素質(zhì)能力的管理員。

除了在錄用管理員可設(shè)置一些門(mén)檻外，高校相關(guān)負(fù)責(zé)人可舉辦一些素養(yǎng)能力提升的講座和教育培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的職業(yè)操守和綜合素質(zhì)能力。而在日常工作時(shí)，人事檔案管理員不能拘泥于默守陳規(guī)，要學(xué)會(huì)打破舊的觀念，發(fā)散新思維，加強(qiáng)自己的工作能力。

（三）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)規(guī)范化管理進(jìn)程

專(zhuān)業(yè)人才的缺失，間接導(dǎo)致了我國(guó)高校人事檔案建設(shè)的參差不齊狀態(tài)，并且將原本簡(jiǎn)單的人事管理體系變得復(fù)雜化，因此招聘專(zhuān)業(yè)型人才就變成了急需解決的問(wèn)題了。相關(guān)負(fù)責(zé)人在面試時(shí)，必須對(duì)每一位面試者，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的把關(guān)和檢驗(yàn)，一定要慎之又慎，不能放任“半路出家”的非專(zhuān)業(yè)化人員進(jìn)入人事檔案工作中。當(dāng)然，不能僅僅期待于優(yōu)秀天才的慢慢誕生，相關(guān)單位可通過(guò)后天的教育培訓(xùn)等，為高校培養(yǎng)出一批又一批專(zhuān)業(yè)性人才。專(zhuān)業(yè)性人才有了，那么要如何規(guī)范人才的管理呢？在此，本文將提出一些切實(shí)可行的策略，如以下幾點(diǎn)：

一是完善人事信息歸檔制度。只有將人事信息準(zhǔn)確無(wú)誤的歸檔了，才能確保每一位教職工人事信息的真實(shí)性，才能為接下來(lái)的工作奠定基礎(chǔ)。

二是完善人事材料遞交制度。雖說(shuō)遞交這一環(huán)節(jié)聽(tīng)起來(lái)是十分簡(jiǎn)單易行，但是如果在遞交過(guò)程中，出現(xiàn)了失誤如將材料混雜等問(wèn)題，將會(huì)白費(fèi)管理員工之前所付出的努力和心血，而必須將材料從新翻整，極大的造成了資源和人力的浪費(fèi)。

三是完善用人制度。人事檔案工作是涉及諸多分類(lèi)，并且較為繁多的，即便招錄進(jìn)來(lái)的管理員工都是專(zhuān)業(yè)人才，但是不是所有優(yōu)秀人才都能勝任所有工作。因此，相關(guān)負(fù)責(zé)人要根據(jù)管理員的不同性格特點(diǎn)，和最擅長(zhǎng)的工作領(lǐng)域，進(jìn)而為他們分配工作。只有做到人盡其用，才能確保管理員可以高效率的工作，并發(fā)揮出自己最大的工作潛力。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，規(guī)范人事檔案的管理，加快人事檔案的建設(shè)進(jìn)程，對(duì)于我國(guó)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展計(jì)劃，是有及其重大的作用。只有確保了人事檔案的正常運(yùn)行，才能優(yōu)化我國(guó)高校的組織結(jié)構(gòu)化進(jìn)程，提升高校人事水平的管理能力。