基于會(huì)議滿意度的企業(yè)會(huì)議管理研究

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企業(yè)會(huì)議是一種商討企業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新的平臺(tái)，由多名企業(yè)員工共同組成，時(shí)間不固定但通常相隔不久，主要目標(biāo)是解決生產(chǎn)經(jīng)營問題，實(shí)行企業(yè)戰(zhàn)略布局與決議，推廣企業(yè)內(nèi)外意見交互的活動(dòng)。企業(yè)會(huì)議的質(zhì)量彰顯著企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀，決定著企業(yè)的發(fā)展前途，是戰(zhàn)略擬定的基石，因此企業(yè)會(huì)議管理人才的需求和要求越來越高。需要解決會(huì)議準(zhǔn)備不夠充足、會(huì)議流程不夠標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議內(nèi)容不夠分明等等各種工作會(huì)議出現(xiàn)的問題。

一、會(huì)議管理的重要性

(一)聯(lián)系企業(yè)內(nèi)外部，使得各部門得到溝通

企業(yè)不能畫地為牢，只有與外部保持及時(shí)聯(lián)系才能保證企業(yè)的長足發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部也不能各自為政，各個(gè)部門只有經(jīng)常溝通經(jīng)常交流才能及時(shí)解決企業(yè)出現(xiàn)的問題，實(shí)現(xiàn)信息的共享。做到以上兩點(diǎn)，企業(yè)管理層才能系統(tǒng)整合各種數(shù)據(jù)以做出對企業(yè)最好的決策，促進(jìn)企業(yè)的優(yōu)良運(yùn)轉(zhuǎn)。

(二)規(guī)范企業(yè)，規(guī)劃進(jìn)度，統(tǒng)籌全局

俗語說“眾人拾柴火焰高”。企業(yè)的大問題的解決需要企業(yè)共同的智慧，這就需要會(huì)議來聯(lián)系各個(gè)層級，以總結(jié)出最適合的方法，做出最及時(shí)的措施。會(huì)議工作的效率和質(zhì)量，決定著各個(gè)部門的工作進(jìn)度，讓工作得到最有效的統(tǒng)籌。

二、會(huì)議管理的滿意度分析

(一)研究方法

美國顧客滿意度指標(biāo)，簡稱ACSI。起源于上世紀(jì)密西根大學(xué)全國質(zhì)量研究中心，主要是用來衡量產(chǎn)品和服務(wù)的品質(zhì)，后來逐漸被當(dāng)做一種衡量經(jīng)濟(jì)產(chǎn)出質(zhì)量的宏觀指標(biāo)，目前被大范圍應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域的滿意度評估。ACSI模型共有6個(gè)結(jié)構(gòu)變量，分別為感知期望、感知質(zhì)量、感知價(jià)值、顧客滿意、顧客抱怨和顧客忠誠。這當(dāng)中顧客滿意是評估所需的目標(biāo)變量，感知期望、感知質(zhì)量和感知價(jià)值都是是顧客滿意度的原因變量，顧客抱怨和顧客忠誠則是顧客滿意度的結(jié)果變量。

(二)問卷設(shè)計(jì)

問卷一共分為三部分：第一部分是基本資料，包含參會(huì)人員職務(wù)、性別、所在部門、所學(xué)專業(yè)，所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)等；第二部分是問卷的核心，設(shè)計(jì)格式參考了ACSI模型，設(shè)置了會(huì)議預(yù)期、會(huì)議質(zhì)量感知、流程滿意度、參會(huì)抱怨、會(huì)議環(huán)境、會(huì)議時(shí)間，忠誠度7個(gè)維度，總共28個(gè)題目，選項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)采取Likert五級度量模式；第三部分為主觀題，收集企業(yè)參加會(huì)議的相關(guān)人員的提議。

文章探究的會(huì)議滿意度管理，主要側(cè)重問卷調(diào)查的第二部分。以上7個(gè)調(diào)查維度中，會(huì)議預(yù)期主要調(diào)查會(huì)議前參會(huì)員工對本次會(huì)議的會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議效果等做的提前心理準(zhǔn)備。會(huì)議質(zhì)量感知調(diào)查的是參會(huì)員工對會(huì)議整體水平的評價(jià)。流程滿意度調(diào)查的是企業(yè)員工對會(huì)議表達(dá)形式的認(rèn)可程度。參會(huì)抱怨調(diào)查的是企業(yè)員工對本次會(huì)議的抱怨與不滿。會(huì)議環(huán)境主要測量企業(yè)員工對會(huì)議場所安排的認(rèn)可程度。會(huì)議時(shí)間測量的是企業(yè)人員對時(shí)間的耐受度。忠誠度則是從推廣與再參與的角度反映了參會(huì)人員對本屆大會(huì)的認(rèn)可程度。

(三)數(shù)據(jù)結(jié)果分析

以第二部分的調(diào)查數(shù)據(jù)作為研究重點(diǎn)，得到6個(gè)維度的平均值如下：會(huì)議預(yù)期4.65分；會(huì)議質(zhì)量感知3.78分；流程滿意度3.8分；參會(huì)抱怨3.62；會(huì)議環(huán)境3.45分；會(huì)議時(shí)間3.56分。從會(huì)議質(zhì)量感知和會(huì)議時(shí)間的對比來看，會(huì)議時(shí)間對會(huì)議滿意度的影響呈正相關(guān)。參會(huì)抱怨處于中等水平，證明會(huì)議效果還需要進(jìn)行改進(jìn)。

通過回歸方程模擬，顯示出員工作會(huì)議滿意度大部分取決于“會(huì)議時(shí)間”和“會(huì)議環(huán)境”,這兩項(xiàng)因素的平均值低導(dǎo)致了員工滿意度不高。員工對會(huì)議時(shí)問過長,會(huì)議不能守時(shí)等十分敏感,因而會(huì)議管理者要特別掌控會(huì)議時(shí)間，這樣也可以提升會(huì)議效率。“流程滿意度”分?jǐn)?shù)處于中間位置，會(huì)議組統(tǒng)籌不當(dāng)，使得主持會(huì)議的人員和發(fā)表意見的員工時(shí)間比例分配不均，最終甚至不能解決開會(huì)的最初目的。企業(yè)管理人員需要完善良好的積極的企業(yè)文化，使與會(huì)員工暢所欲言，讓會(huì)議成為一鍵交流、策略規(guī)劃和市場分析的有效平臺(tái)。

三、結(jié)語

目前市場上大部分企業(yè)的會(huì)議管理工作仍舊存在很多問題，這就需要我們提前做好應(yīng)對。例如確定會(huì)議目標(biāo)，統(tǒng)籌會(huì)議流程等。督促各部門按時(shí)參與會(huì)議，檢查好會(huì)議文件的數(shù)量和質(zhì)量，確認(rèn)好多媒體設(shè)備的正常使用，以保證會(huì)議的正常進(jìn)行。會(huì)議主持人要嚴(yán)格把控會(huì)議主持質(zhì)量，控制會(huì)議氛圍，與會(huì)人員盡量清楚表達(dá)自己的意見，使整個(gè)流程高效化；假如時(shí)間過長，行政人員要細(xì)心準(zhǔn)備會(huì)議茶歇，合理健康保障飲食；如果是臨時(shí)會(huì)議，需要在排解各部門的不良情緒同時(shí)盡快組織好會(huì)議現(xiàn)場和會(huì)議人員。企業(yè)管理者可以從提升員工參加會(huì)議滿意度和解決case效率兩個(gè)方向來進(jìn)行改革管理者對過去的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行改革，使企業(yè)得到更為長遠(yuǎn)的發(fā)展。