行政事業(yè)單位檔案信息安全保密管理的創(chuàng)新研究

石洋 淮安區(qū)人民檢察院 江蘇淮安 223200

1 引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在事業(yè)單位工作當(dāng)中的普及，檔案信息管理工作也逐漸已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，盡管在一定程度上提高了工作效率，不過另一方面也為檔案信息管理帶來了一系列不安全因素，比如網(wǎng)絡(luò)上的黑客和計算機病毒等，都給檔案信息安全保密工作帶來全新挑戰(zhàn)，需要相關(guān)工作人員認(rèn)識到工作中發(fā)生的新變化，提高個人素質(zhì)的同時做好保密管理工作。

2 信息化時代下行政事業(yè)單位檔案信息工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1 事業(yè)單位的檔案管理工作缺少規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化

就當(dāng)前在單位內(nèi)部從事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，熟悉單位檔案管理工作的人員對計算機技術(shù)的掌握能力較差，因為這類工作者都是單位老員工，年齡偏大，熟悉單位檔案管理業(yè)務(wù)但是對新型信息技術(shù)不夠了解；反之，年輕化一代剛剛進入事業(yè)單位參加工作的因為對工作不是很熟悉，但是其又因為從小接觸計算機，所以對計算機技術(shù)比較了解。導(dǎo)致綜合性管理人才匱乏，進而導(dǎo)致了事業(yè)單位內(nèi)部對檔案進行查閱、管理和保密等方面都存在很多的漏洞，更是不能實現(xiàn)對檔案的信息化管理，進而無法實現(xiàn)對檔案信息的安全保密管理。這也需要有關(guān)部門能夠盡快的出臺一系列新的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)出兼容性高、便于操作的“傻瓜式”管理軟件，逐步完成檔案管理的信息化。

2.2 對檔案管理的重要性認(rèn)識不到位

檔案管理是日常管理工作中的重要組成部分，主要功能是為單位提供有關(guān)資料管理服務(wù)，不過隨著社會發(fā)展，目前檔案管理人員大多都存在著服務(wù)意識和保密觀念不強的問題，很多單位對檔案管理工作內(nèi)容和工作性質(zhì)也不夠了解，將管理文件工作思路和檔案管理混為一談，導(dǎo)致檔案管理工作陷入混亂。

2.3 檔案管理信息化水平不高

目前基層事業(yè)單位的檔案管理工作信息化應(yīng)用程度普遍偏低，甚至有些沿用過去的管理經(jīng)驗給檔案閱檔工作帶來不便，盡管我國在不少領(lǐng)域當(dāng)中都已經(jīng)實現(xiàn)高度信息化，不過因為檔案工作的特殊性，使得我國的檔案管理信息化水平和國外相比依然處于落后狀態(tài)，進而也造成了檔案管理軟件的選擇和單位的實際業(yè)務(wù)性質(zhì)管理不相匹配，限制了檔案信息化的工作單位當(dāng)中的實行。

3 構(gòu)建行政事業(yè)單位檔案信息安全保密管理的創(chuàng)新思路

3.1 提高事業(yè)單位檔案管理工作者的檔案信息保密意識

即便實現(xiàn)了信息化管理，但是對檔案的查找與借閱依舊是以人為主體進行，檔案管理工作始終也是面向人而服務(wù)的，所以加強對檔案管理人員的培訓(xùn)是進行檔案安全保密工作和實現(xiàn)信息化的重中之重，進行培訓(xùn)工作時要加強對保密工作知識的滲透，不斷提高其工作責(zé)任感和使命感，建立一支素質(zhì)過硬、政治合格的檔案管理隊伍，通過培訓(xùn)讓檔案管理人員的安全保密意識增強，樹立事業(yè)單位檔案信息化的人才觀，將建設(shè)檔案隊伍和提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)提到單位工作日程上來，加強管理方式、內(nèi)容的創(chuàng)新，注重量化考核，將檔案管理工作納入到目標(biāo)管理考核當(dāng)中，在各個業(yè)務(wù)部門確定兼職的檔案員實行專人負責(zé)，嚴(yán)格審核，建立糾錯機制，保證檔案的真實和完整。

3.2 不斷健全和完善檔案信息安全保密管理制度

針對目前國內(nèi)行政事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性的問題，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須加強對檔案管理工作的重視，找出現(xiàn)存制度中存在的漏洞與缺陷，對現(xiàn)有制度予以完善，健全檔案管理和保密制度，制度建立以后還要安排專人負責(zé)后期制度的執(zhí)行情況的監(jiān)督。夯實事業(yè)單位檔案管理的制度基礎(chǔ)，讓每個人的工作都能夠有法可依，同時，單位檔案的保密有時間效益，對于絕密檔案和非絕密檔案的保密時間要做好區(qū)分，避免已經(jīng)過了保密時間的檔案仍然浪費較多的人力、財力進行管理。

3.3 加快推進行政事業(yè)單位檔案管理信息化進程

行政事業(yè)單位要提高自身對檔案管理工作的憂患意識，深刻把我所在行業(yè)的市場發(fā)展趨勢和發(fā)展規(guī)律，加強在檔案管理信息化發(fā)展環(huán)境之下的對檔案安全保密的規(guī)律性研究，借助檔案管理技術(shù)和制度的創(chuàng)新保證檔案信息的安全性，讓單位自身所使用的檔案管理軟件能夠和自身所有的檔案信息文件特點相匹配，及時對檔案管理文件進行殺毒和軟件更新，設(shè)置好網(wǎng)絡(luò)防火墻和人員使用權(quán)限，不斷的適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)需要，減少單位信息化建設(shè)中存在的問題，提高檔案信息化進程。

4 結(jié)語

行政事業(yè)單位的檔案記載了單位的歷史發(fā)展進程和所取得的各項政治經(jīng)濟或者單位主要業(yè)務(wù)成果，是單位各項記錄工作的核心。做好行政事業(yè)單位的檔案信息安全保密管理工作，不僅有利于提高單位的檔案管理水平，也有利于提高事業(yè)單位的現(xiàn)代化水平，提高綜合競爭力，為保證事業(yè)單位的檔案文件安全做出重要貢獻。