提高醫(yī)院檔案管理工作效率的途徑分析

陳路 梁山縣人民醫(yī)院 山東梁山 272600

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作所出現(xiàn)的問題

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，隨之也越來越重視對醫(yī)院檔案的管理，盡管如此，作為醫(yī)院管理的一個(gè)基礎(chǔ)工程，醫(yī)院檔案工作仍無法得到完善其原因主要表現(xiàn)在：

1、管理制度缺乏全面性，管理體系缺乏完整性，信息資源缺乏統(tǒng)一性。目前大部分醫(yī)院針對這一問題做出了一系列的改革整頓，為此制定了較為全面科學(xué)的醫(yī)院管理制度和對各級各類工作人員進(jìn)行明確的職責(zé)分工，加強(qiáng)對他們進(jìn)行檔案管理的考核，使得管理體系能夠有個(gè)全面的系統(tǒng)性。由于管理制度沒法得到落實(shí)和明確，沒辦法把有價(jià)值的文件材料很好的利用起來，造成檔案收集效率低下，信息資源泄露等情況的發(fā)生。信息管理與檔案管理嚴(yán)重對不上號(hào)，失去了檔案管理工作的相關(guān)意義，滿足不了時(shí)代發(fā)展的需求，不利于高效的把檔案管理利用起來。

2、檔案的有關(guān)管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低下。在切實(shí)工作當(dāng)中，相當(dāng)一部分管理工作人員，甚至領(lǐng)導(dǎo)干部，缺乏落實(shí)對檔案的重視程度，“重經(jīng)營、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)把利益放在了第一位而認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要意義，由于對檔案重視程度不夠，使得檔案信息資源開發(fā)得不到很好的精深支撐，這是造成檔案利用率不高的關(guān)鍵因素。

3、檔案管理人員素質(zhì)偏低。目前從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面的專業(yè)程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，表現(xiàn)為人員分配不合理，流動(dòng)性較大，檔案管理人員大多是一人多崗的而專業(yè)的檔案管理人員也少之又少，正因?yàn)檫@樣所以使得專業(yè)知識(shí)老化落伍，知識(shí)面也受到了局限性，知識(shí)結(jié)構(gòu)也無法得到合理的分配，學(xué)歷無法滿足社會(huì)對人才的所需，在思想觀念和管理水平上更成了相互對立的局面，難以滿足時(shí)代發(fā)展的需求，難以適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)的深遠(yuǎn)發(fā)展。

4、檔案開發(fā)利用率及其低下。之所以這樣是因?yàn)闄n案系統(tǒng)長期受到封閉或半封閉環(huán)境的影響，許多檔案工作者仍然停留在傳統(tǒng)管理的觀念上止步不前，即使檔案收集了、管理了，卻沒有很好的把他們利用起來，使得檔案信息的開發(fā)和利用無法得到權(quán)衡，所以造成了醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作變得十分的被動(dòng)。

5、檔案工作資源投入不足，管理水平無法滿足于信息技術(shù)時(shí)代的需求。雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理工作中被廣泛運(yùn)用，但是運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻少之又少，大多數(shù)都還停留在傳統(tǒng)檔案的收集利用和開發(fā)當(dāng)中，這樣一來使得效率變得極其的低下。

二、有利于提高醫(yī)院檔案管理工作效率的方法

檔案管理創(chuàng)新是提高其效率的有效途徑?，F(xiàn)如今我國社會(huì)正處于信息技術(shù)時(shí)代，有些行業(yè)的老舊工作方式和規(guī)章制度已經(jīng)無法滿足于當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的需求，國家又陸續(xù)出臺(tái)了新的改革方案我更齊全的配套政策，在這樣的大背景下，信息技術(shù)在社會(huì)的作用顯得極為重要，這不僅是新的挑戰(zhàn)還是個(gè)很好的機(jī)遇。為了更好地利用醫(yī)院檔案，讓醫(yī)院在飛速發(fā)展的社會(huì)中更好的發(fā)展，這就需要醫(yī)院檔案管理工作敞開大門來走向創(chuàng)新。

（1）提高檔案管理者的意識(shí)

需要醫(yī)院的各級領(lǐng)導(dǎo)首先要從自己做起，時(shí)刻更新自己的管理理念做到與時(shí)俱進(jìn)，對檔案工作要有個(gè)新的認(rèn)識(shí)，改變傳統(tǒng)檔案管理模式的看法，只有領(lǐng)導(dǎo)大力支持醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，以及刻苦學(xué)習(xí)的檔案管理人員，并且給他們提供相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)激發(fā)他們創(chuàng)新的意識(shí)，才能盡快盡早地完成創(chuàng)新的艱巨任務(wù)。

（2）提升管理人員專業(yè)的素質(zhì)

檔案管理員是檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者。因此檔案管理人員不僅要掌握專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也要熟悉計(jì)算機(jī)技能，盡可能地學(xué)習(xí)多方面的知識(shí)與技能，更好地適應(yīng)檔案管理的的發(fā)展趨勢。需要他們優(yōu)化管理檔案的每個(gè)環(huán)節(jié)，做到重重把關(guān)。醫(yī)院定時(shí)的對管理人員進(jìn)行相關(guān)一系列的考核培訓(xùn)，或者多舉行院內(nèi)學(xué)習(xí)、對外交流等活動(dòng)來提升管理員的能力，同時(shí)還要在思想觀念方面，做做一定的改革，做到愛崗敬業(yè)，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)對待工作，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，以此來讓他們管理工作的應(yīng)付上變得得心應(yīng)手。

（3）檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

首先，大大地簡化了工作流程，使得工作效率大幅度的提升。數(shù)字化檔案管理大多采用現(xiàn)代化技術(shù)等，數(shù)字化的檔案信息取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)的資源、相比傳統(tǒng)的人工整理、登記，節(jié)省了大量的人力、物力以及財(cái)力。其次，數(shù)字化的儲(chǔ)存模式可以讓資源得到及時(shí)的開發(fā)利用、有效的達(dá)到資源共享，不但能夠有效的滿足了內(nèi)部信息交流的需要，而且還接收各方面的資源。靈活、直觀性強(qiáng)的數(shù)字化管理讓我們方便快捷地查詢檔案的相關(guān)記錄情況、及時(shí)地提取想要的信息。不僅提高了管理人員的工作效率，還大大提高了搜索引擎的準(zhǔn)確率。

（4）完善相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)與政策

近年來，醫(yī)療技術(shù)的飛速發(fā)展，在一定程度上使得檔案管理水平和方式有了一定的提高，傳統(tǒng)的管理體制隨著時(shí)代的發(fā)展也開始逐漸的不能滿足于社會(huì)的需求，為了在管理體制和實(shí)際檔案管理上得到協(xié)調(diào)的發(fā)展，我們需要與時(shí)俱進(jìn)地完善相關(guān)的管理體系。統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)能讓我們的檔案管理更好地開展，還能促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化與信息化工作達(dá)成共識(shí)。相關(guān)的制度、法規(guī)與法律為檔案工作的開展提供了重要的法律依據(jù)，有利于工作人員更好地開發(fā)與利用檔案的信息資源。當(dāng)檔案管理方面有問題出現(xiàn)時(shí)，我們還可以根據(jù)此相關(guān)制度法規(guī)來對此進(jìn)行處理。

三、總結(jié)

總而言之，我們只有完善一系列的管理制度、不斷提高管理者的自身素質(zhì)和檔案的管理質(zhì)量、采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使檔案管理工作能夠順利的開展進(jìn)行，更好更快地利用檔案資料利用起來，提高醫(yī)院檔案管理的效率，為醫(yī)院的發(fā)展帶來更大的效益，更好的滿足與百姓的需求。