高校評(píng)估中教學(xué)檔案管理的重要性探析

劉謹(jǐn)

摘 要 教學(xué)檔案是高校教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)，因此加強(qiáng)教學(xué)檔案管理是提高評(píng)估效果的必然選擇。基于此，本文從高校評(píng)估入手，結(jié)合評(píng)估與檔案的關(guān)系，探索檔案在評(píng)估中如何發(fā)揮不可替代的作用；同時(shí)根據(jù)目前高校教學(xué)評(píng)估中檔案管理方面的問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際對(duì)傳統(tǒng)檔案工作從觀(guān)念和管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而滿(mǎn)足高校評(píng)估的需要，促進(jìn)高校教育教學(xué)工作的有效開(kāi)展。

關(guān)鍵詞 高校評(píng)估 教學(xué)檔案管理 重要性 對(duì)策

1 高校評(píng)估中教學(xué)檔案管理的重要性

高校評(píng)估是推動(dòng)高校建設(shè)發(fā)展的重要手段。教育部確定的高校教學(xué)評(píng)估的方針中指出評(píng)估的目的與過(guò)程應(yīng)“以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管，評(píng)管結(jié)合，重在建設(shè)”。而在具體工作中，高校評(píng)估的范圍有辦學(xué)理念、師資力量、教學(xué)效果、辦學(xué)特色、教學(xué)改革、教學(xué)管理等。這些評(píng)估內(nèi)容最主要的體現(xiàn)方式就是檔案資料，因此，相關(guān)部門(mén)根據(jù)檔案資料為基礎(chǔ)，對(duì)高校的教育教學(xué)各環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)則成為當(dāng)前教學(xué)發(fā)展的必然要求。

在分析檔案管理在教學(xué)評(píng)估中的重要性的時(shí)候，我們應(yīng)該從二者相互依存、相互促進(jìn)的關(guān)系入手，這樣才能全面展現(xiàn)綜合評(píng)估的目的，以及檔案管理的作用。首先從高校評(píng)估的目的來(lái)看，教育是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的主要?jiǎng)恿?，高校是社?huì)人才的培養(yǎng)基地，因此，教育部應(yīng)該定期組織專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)高校的辦學(xué)效果進(jìn)行檢驗(yàn)，以明確其對(duì)教育方針的貫徹落實(shí)情況，并督促學(xué)校針對(duì)評(píng)估中的問(wèn)題做出及時(shí)的調(diào)整與改進(jìn)，從而真正發(fā)揮其服務(wù)社會(huì)的作用。其次，教學(xué)評(píng)估能夠有效地推動(dòng)學(xué)校館藏資源的豐富與完善，高校為了迎接專(zhuān)家組的評(píng)估，為了全面展現(xiàn)學(xué)校的教育特色和辦學(xué)成果，會(huì)將原本學(xué)缺乏一定科學(xué)管理體系的資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，如原本散落在各學(xué)院、各部門(mén)的資料進(jìn)行回收，并進(jìn)行分類(lèi)整理，將學(xué)校珍貴的館藏資源進(jìn)行匯編歸檔，而這一檔案管理熱潮能夠強(qiáng)化各部門(mén)的檔案管理意識(shí)，從加強(qiáng)對(duì)館藏資源的保護(hù)，提高其應(yīng)用價(jià)值。第三，推動(dòng)了檔案管理的良性循環(huán)，在傳統(tǒng)教學(xué)實(shí)踐中，學(xué)校的檔案管理工作主要是為了應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查，其在日常管理中缺乏一定的科學(xué)流程，因此，在管理中甚至?xí)嬖谫Y料造假、檔案缺失等問(wèn)題，而為了迎接教學(xué)評(píng)估，學(xué)校的檔案部門(mén)會(huì)在外力下形成管理的積極性，尤其是在信息化檔案管理的背景下，構(gòu)建新的檔案管理體系，優(yōu)化管理流程，進(jìn)而提高檔案質(zhì)量，為評(píng)估提供充分可靠的依據(jù)。第四，從檔案性質(zhì)來(lái)看，其在評(píng)估工作中發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。檔案是關(guān)于學(xué)校發(fā)展歷程的全面資料，它不僅記錄著學(xué)校教育教學(xué)工作的點(diǎn)滴，更是學(xué)校實(shí)現(xiàn)教學(xué)反思與改進(jìn)的基本依據(jù)，因此，在教學(xué)評(píng)估中，專(zhuān)家組可以根據(jù)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行檢查、評(píng)價(jià)，如為評(píng)價(jià)高校的師資力量，專(zhuān)家組可以根據(jù)學(xué)校的高層次專(zhuān)家人數(shù)、專(zhuān)職教師和研究人員數(shù)量，具有博士學(xué)位的教師和研究人員比例、教師與學(xué)生數(shù)量比、學(xué)科交流和對(duì)外合作情況等信息確定教師的教學(xué)力量和科研力量，而這些教師的檔案以及科研工作成果都必須通過(guò)檔案加以呈現(xiàn)。第五，檔案資料為高校的自評(píng)提供了依據(jù)，專(zhuān)家組需要通過(guò)查、看、聽(tīng)等工作實(shí)現(xiàn)高校的整體評(píng)估，而在工作中，對(duì)學(xué)校自我評(píng)估報(bào)告的監(jiān)督與檢查則是重點(diǎn)，專(zhuān)家組可以根據(jù)相應(yīng)的反饋報(bào)告對(duì)自評(píng)報(bào)告給出意見(jiàn)，進(jìn)而給出更加公正、客觀(guān)的評(píng)價(jià)結(jié)果。最后，檔案能夠在評(píng)估中發(fā)揮宣傳的作用。檔案資料就是學(xué)校發(fā)展歷史、教學(xué)實(shí)力的具體體現(xiàn)，在評(píng)估中，學(xué)?？梢詫⒆约鹤罹咛厣⒆罹邇?yōu)勢(shì)的專(zhuān)業(yè)學(xué)科展現(xiàn)出來(lái)，并獲得權(quán)威的評(píng)價(jià)結(jié)果，這不僅有利于學(xué)校獲得更加廣泛的社會(huì)肯定，還能夠提高其知名度，進(jìn)而為辦學(xué)發(fā)展獲取更多的社會(huì)資源。

2 高校評(píng)估中教學(xué)檔案管理方面存在的問(wèn)題

從上文的分析中我們可以明確檔案是反映高校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，也是支持教學(xué)評(píng)價(jià)的基本憑證，因此，加強(qiáng)檔案管理，則成為了高校教育教學(xué)發(fā)展工作中的重點(diǎn)。但是從目前高校的檔案管理情況來(lái)看，許多學(xué)校的教學(xué)檔案質(zhì)量有待提高，尤其是在檔案管理信息化日趨明顯的背景下，學(xué)校教學(xué)檔案管理中的問(wèn)題更加凸顯。

2.1 教學(xué)檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題比較突出

高校教學(xué)檔案不僅涉及到每一個(gè)專(zhuān)業(yè)學(xué)院的教學(xué)工作內(nèi)容，還涉及到相關(guān)的教學(xué)工作人員，因此一旦缺乏制度規(guī)范，必然會(huì)影響資料收集效果。目前高校檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，一些項(xiàng)目虎頭蛇尾，缺乏有效的書(shū)面記錄，如專(zhuān)業(yè)院系每年都會(huì)召開(kāi)工作學(xué)習(xí)計(jì)劃，但是這些計(jì)劃滲透在后續(xù)的工作環(huán)節(jié)中，缺乏相應(yīng)的記錄，使得許多工作只有開(kāi)始，而沒(méi)有過(guò)程和結(jié)果的記錄；其二，由于管理者的忽視，許多教學(xué)檔案只是存在簡(jiǎn)單的存檔資料，而沒(méi)有系統(tǒng)地整理歸檔，這些資料在評(píng)價(jià)中只能作為基本的信息，而難以形成系統(tǒng)的、有價(jià)值的參考資料；其三，資料整理的模式化嚴(yán)重，不同專(zhuān)業(yè)院系、不同的教職人員、不同的工作項(xiàng)目幾乎都采用相同的檔案記錄模式，難以體現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)特色；其四，數(shù)量充足，質(zhì)量無(wú)法保證，現(xiàn)代教學(xué)活動(dòng)日益頻繁，工作記錄內(nèi)容也十分龐雜，但是有評(píng)估價(jià)值的信息也十分有限。

2.2 教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用效率有待提高

高校的教學(xué)檔案不僅是對(duì)學(xué)校教育教學(xué)情況的真實(shí)記錄，還是教學(xué)發(fā)展的反饋信息，因此，除了在評(píng)估中為專(zhuān)家組提供有效的信息，還能夠?yàn)閷W(xué)校的自我反思提供信息支持。但是一些高校的目前的教學(xué)檔案管理中，將工作的重點(diǎn)都放在了資料的收集、歸檔、整理上，大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息被束之高閣，而難以發(fā)揮其實(shí)用價(jià)值，從而影響了檔案的質(zhì)量，影響了教學(xué)評(píng)估結(jié)果。

2.3 教學(xué)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足

在高校的教學(xué)管理中，一直將專(zhuān)業(yè)的教學(xué)工作作為核心工作，而檔案管理只是細(xì)枝末節(jié)，這樣的工作理念使得其在教學(xué)檔案管理中的投入必然不足，而檔案管理者也難以從中獲得體現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致其工作熱情不足。目前在高校教學(xué)檔案管理中，管理人員素質(zhì)的問(wèn)題一方面體現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，缺乏科學(xué)系統(tǒng)的管理理論指導(dǎo)，只能完成信息收集功能，難以體現(xiàn)使用價(jià)值；另一方面缺乏責(zé)任感，在工作中敷衍，資料收集整理不及時(shí)，歸檔混亂等問(wèn)題嚴(yán)重影響了資料的完整性和實(shí)用性。

3 提高高校評(píng)估中教學(xué)檔案管理效果的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)教育宣傳，提高學(xué)校教學(xué)檔案管理意識(shí)

教學(xué)檔案管理工作時(shí)間跨度大、涉及的院系人員眾多、信息收集內(nèi)容復(fù)雜，單純依靠檔案管理部門(mén)是很難完成工作的，因此，開(kāi)展全校動(dòng)員，提高檔案管理意識(shí)，積極參與管理則成為保證檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。在教學(xué)檔案管理中，學(xué)校一方面要扭轉(zhuǎn)片面重視專(zhuān)業(yè)教學(xué)，忽視檔案管理的現(xiàn)狀，在工作計(jì)劃中強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，以實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)工作過(guò)程、效果的全方面跟蹤與記錄；另一方面還應(yīng)該通過(guò)多途徑實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的宣傳，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，以保證檔案資料的綜合性與實(shí)用性。

3.2 健全教學(xué)檔案歸檔制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化

歸檔是教學(xué)檔案管理的第一步，因此，將龐雜的信息資料進(jìn)行有效歸檔是實(shí)現(xiàn)信息篩選，提高其應(yīng)用價(jià)值的關(guān)鍵。在完善歸檔制度的過(guò)程中，首先要重視人員管理，利用責(zé)任制，將歸檔工作落實(shí)到個(gè)人，以保證檔案的有效收集，以奠定歸檔的基礎(chǔ)；其次，建立完善的歸檔制度，高校應(yīng)該根據(jù)自身辦學(xué)特色，將檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，不僅要保證檔案的完整，更要保證后期檢索的便利；最后，重視日常資料管理，無(wú)論是教研室、專(zhuān)業(yè)院系還是普通教師，在工作中，都應(yīng)該將已形成的文件資料進(jìn)行整理，并交給檔案管理部門(mén)歸檔，從而保證信息收集的及時(shí)性和完整性。

3.3 注重專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，提高教學(xué)檔案管理素質(zhì)

工作人員的綜合素質(zhì)直接決定著教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量，因此，在實(shí)踐中，高校應(yīng)該根據(jù)檔案管理的重要性出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培養(yǎng)。在實(shí)踐中工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，注重其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，在傳統(tǒng)檔案管理中，工作人員多數(shù)都不具備專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，而根據(jù)經(jīng)驗(yàn)而形成的檔案管理工作很難適應(yīng)信息化的發(fā)展要求，以及高校教學(xué)評(píng)估的需要，因此，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，在職業(yè)培養(yǎng)中，增加檔案管理內(nèi)容，尤其是信息時(shí)代的檔案管理內(nèi)容，以推動(dòng)檔案的信息化進(jìn)程；另一方面還應(yīng)該注重對(duì)其責(zé)任心的培養(yǎng)，枯燥單調(diào)的檔案管理工作，微薄的工資讓許多工作人員失去工作的動(dòng)力，難以將檔案工作的重要性與當(dāng)前的工作現(xiàn)狀相對(duì)應(yīng)，因此，學(xué)校不僅要利用職業(yè)道德培養(yǎng)，提高其責(zé)任感，還應(yīng)該調(diào)整薪酬機(jī)制，調(diào)動(dòng)其工作熱情。

3.4 注重管理投入，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程

信息化是當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理工作的主要趨勢(shì)。在傳統(tǒng)工作環(huán)境下，紙質(zhì)檔案是管理的主要類(lèi)型。這種檔案類(lèi)型不僅規(guī)模龐大，存儲(chǔ)困難，也很容易出現(xiàn)人工失誤，造成檔案失真，而在信息技術(shù)的支持下，多數(shù)高校已經(jīng)建立了相對(duì)完善的信息平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理。從教學(xué)評(píng)估的角度講，高校教學(xué)檔案的信息化管理能夠確保工作的準(zhǔn)確與效率。高校在目前的檔案管理中應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，一方面積極增加信息化平臺(tái)建設(shè)的物質(zhì)投入，更新設(shè)備，優(yōu)化工作環(huán)境；另一方面還應(yīng)該重視對(duì)檔案資料安全性的管理，利用分層管理、設(shè)置權(quán)限、信息檢查等方式確保學(xué)校教學(xué)檔案的安全完整，進(jìn)而提高其使用效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，高校評(píng)估是國(guó)家行政部門(mén)對(duì)高校實(shí)行監(jiān)督和考核的主要形式，是國(guó)家判定一所高校是否合格以及選定重點(diǎn)高校重點(diǎn)學(xué)科的重要標(biāo)準(zhǔn)。而檔案則是評(píng)估過(guò)程中的主要參考依據(jù)，因此學(xué)校應(yīng)該針對(duì)當(dāng)前教學(xué)評(píng)估的需要，積極推進(jìn)檔案的升級(jí)與整理工作的有效開(kāi)展，以保證資料齊全、管理規(guī)范，這樣才能完整地體現(xiàn)高校教育工作過(guò)程，進(jìn)而為高校完善教學(xué)設(shè)施，提高教學(xué)質(zhì)量，提升辦學(xué)水平和管理水平提供巨大的動(dòng)力。

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