信息化檔案館服務(wù)功能的開發(fā)利用探討

崔銘

（中國(guó)海洋石油渤海有限公司天津?yàn)I海高新區(qū)服務(wù)分公司，天津 300450）

信息化檔案館即實(shí)體檔案館的信息化形態(tài)，是當(dāng)代檔案館建設(shè)的必然發(fā)展方向。檔案館的本質(zhì)就是保存與使用信息的場(chǎng)所，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷升級(jí)，檔案館走向了信息化的道路，更多地采用聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式儲(chǔ)存檔案，但是與之相關(guān)的服務(wù)功能還未得到充分開發(fā)利用。本文正以此為關(guān)注點(diǎn)，探討與信息化檔案館服務(wù)功能開發(fā)利用有關(guān)的問題，以期使檔案館的價(jià)值得到更好的發(fā)揮。

1 加強(qiáng)信息化檔案館服務(wù)功能開發(fā)利用的意義

1.1 提高信息使用效率

信息化檔案館是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的信息體。館內(nèi)所集成的信息包含重要的存史資料、豐富的用戶信息，是原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┯幸娴膮⒖己徒梃b。信息化檔案館的共享性能夠使這些信息得到更好的使用。以信息化企業(yè)檔案館為例，它能夠集成與企業(yè)發(fā)展有關(guān)的一系列關(guān)鍵信息，以分類的形式加以保存，在營(yíng)銷、管理、交流、決策等方面可以起到關(guān)鍵作用。企業(yè)的檔案資源庫可基于內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)構(gòu)建一個(gè)大規(guī)模的信息共享庫，形成一個(gè)開放式的資源存取空間，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自由傳輸，為企業(yè)各部門提供準(zhǔn)確的信息參考。企業(yè)的生產(chǎn)管理者可根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需要解讀與利用相關(guān)數(shù)據(jù)，從而能夠?qū)n案館的信息價(jià)值轉(zhuǎn)換為經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)價(jià)值。

1.2 建立現(xiàn)代服務(wù)形態(tài)

為促進(jìn)檔案館自身的發(fā)展，當(dāng)代的檔案館應(yīng)努力向現(xiàn)代服務(wù)形態(tài)轉(zhuǎn)變，其中開發(fā)利用信息服務(wù)能夠產(chǎn)生重要作用。傳統(tǒng)的檔案館中，信息載體與內(nèi)容都較為單一，用戶只能通過人工模式實(shí)現(xiàn)檢索，服務(wù)形態(tài)較為陳舊。在傳統(tǒng)的服務(wù)形態(tài)中，用戶在尋找、定位信息的過程中花費(fèi)大量時(shí)間，不僅影響了用戶的信息使用體驗(yàn)，也對(duì)檔案館的發(fā)展形成抑制。通過開發(fā)信息化檔案館服務(wù)功能，可以實(shí)現(xiàn)智能化檢索，為用戶提供種類豐富、時(shí)間覆蓋全面的資源數(shù)據(jù)，使得服務(wù)形態(tài)發(fā)生深刻的變化?？梢哉f，開發(fā)利用信息服務(wù)是促進(jìn)檔案館向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的必由之路，在這個(gè)過程中，檔案館得以在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中起到更加積極的能動(dòng)作用。

2 提高信息化檔案館服務(wù)功能開發(fā)利用水平的策略

有鑒于信息服務(wù)的重要意義，當(dāng)代檔案館可以從以下四方面著手加強(qiáng)服務(wù)功能的開發(fā)利用，從理念和行動(dòng)上促進(jìn)檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

2.1 服務(wù)理念對(duì)接時(shí)代需要

中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的徐擁軍博士認(rèn)為，過去的檔案管理單位在履行職能的過程中將自身工作的便捷性置于第一位，未能充分關(guān)注使用者的真實(shí)要求。隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案館應(yīng)趁信息化變革的契機(jī)轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，讓檔案館服務(wù)切實(shí)成為知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)導(dǎo)向的管理創(chuàng)新。

在這一理念下，檔案部門的檔案管理與展示應(yīng)當(dāng)以用戶需要為牽引，處處體現(xiàn)服務(wù)用戶的目的。筆者認(rèn)為，信息化檔案館的網(wǎng)絡(luò)體系必須要充分考慮到終端使用的便捷性，在實(shí)際工作中不斷調(diào)整思路，完成從客觀審視業(yè)務(wù)流程到合理改進(jìn)工作制度的整體性轉(zhuǎn)變。檔案服務(wù)不能以推測(cè)、預(yù)設(shè)甚至是想像用戶的需要為基礎(chǔ)，而必須要以通過調(diào)查研究獲得的數(shù)據(jù)為前提，使檔案館的信息搜尋、組織、分析與重組能力不斷進(jìn)步，成為使用者的可靠資料來源。

2.2 探索多元信息服務(wù)模式

2.2.1 信息集成服務(wù)模式

信息集成服務(wù)模式是信息化檔案館服務(wù)中最為主要的一種，對(duì)檔案館及其使用者都具有至關(guān)重要的意義。集成性信息服務(wù)模式將檔案館內(nèi)的各種要素資源進(jìn)行整合，根據(jù)服務(wù)地區(qū)或單位的實(shí)際情況，做好各類資料的系統(tǒng)編研或?qū)I(yè)編研，使之以信息化的方式呈現(xiàn)。具體而言，資源是開展信息集成檔案服務(wù)的基礎(chǔ)條件，技術(shù)是提供服務(wù)的基本架構(gòu)，人對(duì)信息的選擇與組織則是提供內(nèi)容的最終保障。信息集成服務(wù)可為用戶構(gòu)建一個(gè)多元化的服務(wù)體系，將不同年代、不同類型、不同格式的檔案資源互相聯(lián)絡(luò)、有序呈現(xiàn)，得以突破許多傳統(tǒng)檔案管理工作中的難點(diǎn)，最終讓信息的使用者受益。

2.2.2 個(gè)性化信息服務(wù)模式

個(gè)性化是當(dāng)前檔案館的重要發(fā)展趨勢(shì)，即所提供的服務(wù)要能夠滿足不用使用者的差異化要求。檔案館從無差別服務(wù)轉(zhuǎn)向個(gè)性化服務(wù)，體現(xiàn)了以人為本的前沿理念。個(gè)性化檔案服務(wù)提高了服務(wù)的針對(duì)性，是一種以使用者為中心的服務(wù)模式。按照這一服務(wù)模式，信息化檔案館要依據(jù)所構(gòu)建的網(wǎng)上平臺(tái)，依據(jù)用戶的區(qū)別性偏好提供服務(wù)。網(wǎng)上平臺(tái)的信息記錄與分析功能，可使用戶按照個(gè)人化的習(xí)慣選擇和使用服務(wù)。如果用戶預(yù)留信息推送路徑，還可主動(dòng)向使用終端提供所需要的內(nèi)容，便于用戶查閱。通過這種途徑，不僅實(shí)現(xiàn)了信息內(nèi)容的個(gè)性化，也實(shí)現(xiàn)了服務(wù)途徑、服務(wù)方式的個(gè)性化，使信息化檔案館真正成為隨時(shí)調(diào)取的知識(shí)庫。

2.3 重視信息使用咨詢指導(dǎo)

應(yīng)當(dāng)指出，并非所有的使用者都能夠掌握信息化檔案館資源、設(shè)備以及服務(wù)項(xiàng)目的使用方法。因此，重視信息使用咨詢指導(dǎo)是提高信息化檔案服務(wù)效能的應(yīng)有之義。檔案館要采取多元化的途徑，加強(qiáng)宣傳教育，讓使用者了解如何接觸和利用檔案館所提供的信息服務(wù)。具體的途徑可包括舉辦講座、開設(shè)短訓(xùn)班或咨詢?nèi)藛T指導(dǎo)等方式，讓使用者掌握查找資源的方法。除現(xiàn)場(chǎng)宣傳教育外，也可向使用者發(fā)放手冊(cè)，提供詳細(xì)的說明圖示以供研讀。不論采用何種途徑，都要求檔案館管理者重視對(duì)接用戶，制訂相關(guān)的宣傳規(guī)劃，使盡可能多的用戶學(xué)習(xí)如何使用相關(guān)服務(wù)，提高檔案館信息服務(wù)使用意識(shí)，懂得如何調(diào)取、加工信息知識(shí)。

2.4 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

管理信息化檔案館對(duì)管理隊(duì)伍的素質(zhì)具有很高的要求。當(dāng)代各行各業(yè)都在強(qiáng)調(diào)要促進(jìn)人員專業(yè)化，檔案館也要開展人員專業(yè)化。信息化檔案館的工作人員不僅要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)當(dāng)具有對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理的能力。檔案館管理隊(duì)伍的水平，與服務(wù)功能的開發(fā)利用水平具有直接的聯(lián)系。為加強(qiáng)檔案館工作隊(duì)伍建設(shè)，可從以下兩個(gè)方面入手。第一是嚴(yán)把人才招聘選用關(guān)，選擇學(xué)歷達(dá)標(biāo)、經(jīng)驗(yàn)充足以及觀念先進(jìn)的人才擔(dān)任檔案館工作。第二是加強(qiáng)培訓(xùn)，形成培訓(xùn)定制，讓檔案館工作者在業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能等方面增長(zhǎng)才干，并掌握信息化檔案館發(fā)展的最新趨向，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，填補(bǔ)能力短板?？裳?qǐng)檔案管理方面的專家學(xué)者來館講課，充實(shí)工作人員的理論與實(shí)踐水平。

3 結(jié)語

信息化檔案館作為一種新型的檔案館，其功能的開發(fā)利用是一個(gè)系統(tǒng)復(fù)雜的長(zhǎng)期工程。在這個(gè)過程中，需要領(lǐng)導(dǎo)部門重視，基層人員切實(shí)在技術(shù)上、服務(wù)上下工夫，也需要使用者加強(qiáng)信息使用意識(shí)?？梢云诖?，隨著檔案館科學(xué)化程度的不斷提高，信息化檔案館將更多地發(fā)揮出有利于用戶與社會(huì)的信息服務(wù)功能。