談新形勢(shì)下縣級(jí)綜合檔案館的建設(shè)

王梓霖

（穆棱市檔案局 黑龍江 牡丹江 157500）

由于檔案館本身性質(zhì)和任務(wù)，決定了它具有廣泛的社會(huì)功能，它不僅有保存和積累國(guó)家檔案財(cái)富的功能，還有向社會(huì)傳播檔案信息、承擔(dān)宣傳教育，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各方面服務(wù)的功能。檔案館是按行政區(qū)域設(shè)置的收集和保管多種門(mén)類(lèi)形式的檔案資料，并向社會(huì)提供利用的機(jī)構(gòu)，它更是面向社會(huì)、面向大眾，為本地區(qū)廣大群眾服務(wù)的信息中心和文化陣地。而就目前大多數(shù)縣級(jí)檔案館的作用只限于保管各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、群團(tuán)產(chǎn)生的文書(shū)檔案而科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案極少，使其名為綜合檔案館，實(shí)為黨政機(jī)關(guān)檔案館。每年利用檔案的范圍更多的是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)公眾提供服務(wù)的比例很小。隨著時(shí)代的前進(jìn)，我們正面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案館的作用也要看它是否與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)需求相適應(yīng)，建設(shè)門(mén)類(lèi)多樣、結(jié)構(gòu)合理、富有特色的檔案館，并為社會(huì)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值發(fā)揮社會(huì)功能。做好以下幾項(xiàng)工作是新時(shí)期縣級(jí)檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。

一、加強(qiáng)檔案館的宣傳

近幾年檔案部門(mén)在社會(huì)上開(kāi)展了多層次的宣傳活動(dòng)，但這些宣傳活動(dòng)主要宣傳的是《檔案法》及《檔案管理?xiàng)l例》，而對(duì)檔案館的宣傳卻未能做到同步進(jìn)行。導(dǎo)致人們對(duì)檔案館缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和了解，由于社會(huì)上對(duì)檔案館的認(rèn)知程度差也就阻礙了檔案館發(fā)揮它應(yīng)盡的社會(huì)功能。所以，我們?cè)诶脧V播、電視、網(wǎng)站宣傳檔案法規(guī)的同時(shí)，也要對(duì)檔案館工作的職能、性質(zhì)、館藏門(mén)類(lèi)、結(jié)構(gòu)進(jìn)行宣傳。提高人們對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)。

二、豐富館藏，提高利用率

由于受館藏門(mén)類(lèi)和結(jié)構(gòu)的限制，檔案館的年利用人次和卷次是不盡如人意的。利用范圍狹窄，只為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供服務(wù)，尤其是縣級(jí)檔案館館藏匱乏是影響其社會(huì)功能發(fā)揮的重要因素，從而也局限了利用的范圍。目前縣級(jí)檔案館被領(lǐng)導(dǎo)利用的文書(shū)檔案占大多數(shù)而科技、聲像檔案卻很少，從館藏檔案的內(nèi)容上看，真正具有查考價(jià)值的檔案實(shí)在不多，可以為社會(huì)公眾所用的就更少了。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的歷史中，經(jīng)常出現(xiàn)片面追求數(shù)量，而忽視質(zhì)量的問(wèn)題，在館藏結(jié)構(gòu)上要予以高度重視，注意它的科學(xué)性、合理性、避免再現(xiàn)單一、重復(fù)的狀況。豐富館藏，提高利用率是檔案館發(fā)展的重要途徑，豐富館藏，彌補(bǔ)館藏檔案內(nèi)容中的空白和不足，更加全面深刻地反映本地區(qū)歷史的真實(shí)面貌，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案資源的不同需要。檔案作為人類(lèi)社會(huì)歷史的真實(shí)記錄，它應(yīng)該包括經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各方面的內(nèi)容，即包括一個(gè)地域歷史發(fā)展的全貌，是一個(gè)地域和那里人民記憶的關(guān)鍵。因此，如果偏重某一方面，弱化其它方面，其結(jié)果必然會(huì)造成一個(gè)不完整的記錄。為此，縣級(jí)的綜合檔案館應(yīng)增強(qiáng)優(yōu)化館藏檔案種類(lèi)、結(jié)構(gòu)意識(shí)，正確處理完整與精煉的關(guān)系，拓寬收集面，從不同的方面反映一個(gè)地區(qū)發(fā)展變化的全過(guò)程。

三、做好縣級(jí)檔案館的特色建設(shè)

首先要建設(shè)館藏的地方特色，即指綜合檔案館要典藏具有突出反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化以及民族宗教特色的，具有重要影響和利用價(jià)值并經(jīng)過(guò)科學(xué)整理的檔案資料，這些檔案資料所反映的內(nèi)容必須具有強(qiáng)烈的地方色彩，對(duì)本地區(qū)的現(xiàn)實(shí)生活和將來(lái)發(fā)展都應(yīng)有重要影響，具有重要的利用價(jià)值。其次要建設(shè)綜合檔案館館藏特色：即指綜合檔案館的館藏檔案不僅具有地方獨(dú)特色彩和風(fēng)格，就館藏而言，館藏中某些門(mén)類(lèi)或某種載體的檔案較多，從而形成本館特色，如照片檔案、名人檔案等。

四、做好檔案征集工作

征集是檔案收集工作的主要方式也是豐富館藏的重要途徑。從實(shí)踐上看征集工作不像接收工作那樣受進(jìn)館年限的限制，在時(shí)間的掌握上具有靈活性。另外征集工作范圍較廣不只是面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)還要面向社會(huì)。所以通過(guò)征集方式進(jìn)館的檔案從價(jià)值上來(lái)說(shuō)更具有社會(huì)性，這就為檔案館發(fā)揮社會(huì)功能奠定了基礎(chǔ)。開(kāi)展征集工作是很艱難的它要求征集人員必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和極大的工作熱情，要有正確判定被征集檔案價(jià)值的能力；要及時(shí)收集有關(guān)信息確定征集目標(biāo)；要掌握一定的心理學(xué)知識(shí)；正確處理與被征集者的關(guān)系；還要將征集工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、長(zhǎng)期性、連續(xù)性的工作，只有這樣才能保證征集工作的有效開(kāi)展。

五、做好檔案開(kāi)放工作

檔案開(kāi)放就是在無(wú)損國(guó)家和個(gè)人利益的前題下將檔案向社會(huì)公眾開(kāi)放，以最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。所以做好開(kāi)放工作是保證檔案館社會(huì)功能得以實(shí)現(xiàn)的一個(gè)主要方面。開(kāi)放檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格依照檔案法及有關(guān)法規(guī)認(rèn)真篩選、審慎鑒定符合開(kāi)放條件的檔案必須向社會(huì)開(kāi)放；另外應(yīng)做好開(kāi)放檔案的宣傳工作。通過(guò)發(fā)布公告等方式向社會(huì)公眾公布開(kāi)放檔案目錄，介紹開(kāi)放檔案內(nèi)容，以便社會(huì)公眾知曉為開(kāi)放檔案之利用創(chuàng)造條件。

六、提高編研工作水平

編研工作是檔案利用工作的較高形式是開(kāi)發(fā)館藏檔案信息資源的重要手段，其水平的高低直接影響到檔案館社會(huì)功能的發(fā)揮。從目前實(shí)際工作來(lái)看檔案館縣級(jí)檔案館編研工作水平有待提高。一是要加強(qiáng)編研力量。編研工作開(kāi)展起來(lái)周期長(zhǎng)見(jiàn)效慢因此在一些檔案館未得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。無(wú)論在機(jī)構(gòu)的設(shè)置上、人員的配備上還是職能的安排上都存在著問(wèn)題，在一定程度上給編研工作的開(kāi)發(fā)增加了難度。只有加強(qiáng)編研力量增加人、財(cái)、物的投入為編研工作開(kāi)展創(chuàng)造良好的外部條件才能保證編研工作的正常開(kāi)展不斷提高編研工作的水平。其二是提高編研產(chǎn)品質(zhì)量。撰寫(xiě)出具有較高使用價(jià)值實(shí)用性較強(qiáng)易于傳播的編研成品才能說(shuō)明編研工作在檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量要求編研人員必須堅(jiān)持實(shí)用性的原則。這一原則應(yīng)貫穿編研工作的整個(gè)過(guò)程。

七、運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)參與檔案館的管理與利用工作

電子計(jì)算機(jī)的高效、準(zhǔn)確有助于實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能。實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索提高工作效率?，F(xiàn)在縣級(jí)檔案館雖然都配備了電子計(jì)算機(jī)，錄入了一些檔案信息和目錄但并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索。有些檔案館把電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用看作是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的“花架子”尚未認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索的迫切性。因而檔案館工作效率不高影響了其社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)，建立信息聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案作為一種信息若要充分發(fā)揮其作用，必須進(jìn)入信息高速公路進(jìn)入社會(huì)的大信息網(wǎng)絡(luò)，這是實(shí)現(xiàn)檔案館社會(huì)功能的最佳手段。目前應(yīng)做到兩點(diǎn)：第一檔案系統(tǒng)內(nèi)盡快實(shí)現(xiàn)三級(jí)聯(lián)網(wǎng)。即市館、區(qū)縣館、檔案室三級(jí)聯(lián)網(wǎng)使檔案信息在較為廣泛的范圍內(nèi)得以交流為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。第二盡快加入公共信息網(wǎng)使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會(huì)性最大限度地發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能。

八、進(jìn)一步提高檔案館工作人員的素質(zhì)

檔案館工作人員是否具備較高的素質(zhì)在發(fā)揮檔案館社會(huì)功能中起著決定性的作用。提高素質(zhì)應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：

1.鉆研業(yè)務(wù)提高工作水平

檔案館工作人員作為國(guó)家財(cái)富的保存者、守護(hù)者、檔案館的主人應(yīng)本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)開(kāi)展深層次的研究工作發(fā)揮檔案的價(jià)值為實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能盡到自己的責(zé)任。

2.塑造新時(shí)期檔案館工作者的新形象

現(xiàn)在的檔案館工作人員已不是過(guò)去的“看攤者”、“守門(mén)人”了。新的時(shí)代要求檔案館工作者必須投身于社會(huì)把自己的知識(shí)、才學(xué)奉獻(xiàn)給社會(huì)同時(shí)將新的形象展示給社會(huì)。筆者認(rèn)為檔案館工作者的新形象應(yīng)是知識(shí)領(lǐng)域工作者所具有的較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門(mén)所特有的良好的風(fēng)范與氣質(zhì)。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情檔案館工作者應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識(shí)提高自身的修養(yǎng)陶冶自身的情操以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德贏得社會(huì)公眾的敬重從而提高檔案館的社會(huì)地位更好地實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能。

[1]余淑榮.談?wù)効h級(jí)檔案館新形勢(shì)下檔案接收的幾點(diǎn)看法[J].湖北檔案,1994(5).

[2]譚錦芳.加強(qiáng)縣級(jí)檔案館的利用服務(wù)工作[J].品牌,2011(5).