探究提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

王靜

摘要：由于我國(guó)人口眾多，在全球化進(jìn)程加快的時(shí)代背景下，要想加強(qiáng)我國(guó)的綜合軟實(shí)力，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體水平至關(guān)重要，而檔案管理能力是其很重要的一項(xiàng)組成部分，而我國(guó)當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平整體水平與發(fā)達(dá)國(guó)家還相距甚遠(yuǎn)，因此基于這一情況，筆者結(jié)合當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理水平現(xiàn)狀，分析探討了如何提高我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化

1檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前國(guó)家檔案行程機(jī)構(gòu)順應(yīng)時(shí)代潮流趨勢(shì)，將檔案整理統(tǒng)一規(guī)劃并利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而使得檔案管理在先進(jìn)的信息技術(shù)幫助下更加科學(xué)合理，加快現(xiàn)代化信息檔案管理的腳步。也就是說(shuō)將檔案信息的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⑻摂M化模式，但是與此同時(shí)，檔案管理信息化的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)，短期內(nèi)無(wú)法取得非常重大的成就，因此檔案管理相關(guān)的機(jī)構(gòu)需要跟隨時(shí)代發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，將先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備和規(guī)范應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)。

2信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

2.1提升檔案管理的工作質(zhì)量

對(duì)于機(jī)構(gòu)和公共機(jī)構(gòu)而言，檔案管理工作的目標(biāo)往往繁多而復(fù)雜，并且與組織的各個(gè)方面有關(guān)。如果人員工作離開(kāi)的檔案信息僅依靠人力進(jìn)行整理和分析，無(wú)疑檔案歸檔是一項(xiàng)巨大的工程。在檔案管理工作部門將符合新時(shí)代的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作之中去，檔案的管理和組織將會(huì)變得更加有效率，同時(shí)檔案管理有關(guān)部門的人力、物力、時(shí)間等都會(huì)最大限度的被節(jié)省。

2.2提升檔案保存的穩(wěn)定性

紙質(zhì)版文件在長(zhǎng)期保存過(guò)程中極其不穩(wěn)定，容易受外部環(huán)境的影響，而與之相比，電子版文件受外界影響因素較小，穩(wěn)定性可使得其長(zhǎng)期保存。在正常情況下，電子文件（如CD和移動(dòng)硬盤）用于存儲(chǔ)電子文件，每個(gè)電子文件將備份2-3份。使電子文件存儲(chǔ)的安全性和穩(wěn)定性顯著提高。

2.3提高傳遞檔案的效率與安全性

在傳輸過(guò)去的紙質(zhì)文件時(shí)，通常需要大量的物理和人力，如果它不在原來(lái)的位置，很容易導(dǎo)致文件丟失。然而，利用科學(xué)技術(shù)保存的檔案利用互聯(lián)網(wǎng)這一介質(zhì)不僅可以節(jié)省跨部門、跨地區(qū)甚至跨國(guó)家傳輸?shù)臅r(shí)間和效率，同時(shí)也能在很大程度上保證文件傳輸?shù)陌踩浴?/p>

2.4加強(qiáng)檔案文件信息的共享與交流

由于處理紙質(zhì)檔案往往帶來(lái)諸多不便，導(dǎo)致政府機(jī)關(guān)各單位和部門之間文件共享和交流不足。使用現(xiàn)代信息管理技術(shù)也可以有效地彌補(bǔ)這一不足。自從使用信息管理技術(shù)以來(lái)，文件管理水平發(fā)生了重大變化，從以前的文件級(jí)逐步形成了系統(tǒng)的管理模式。不僅如此，信息技術(shù)還可以與各級(jí)政府和機(jī)構(gòu)的部門密切聯(lián)系，為文件查詢提供更大的便利，進(jìn)而提升文件使用效率和管理質(zhì)量。

3信息時(shí)代的機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)信息管理創(chuàng)新

3.1將管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)

在過(guò)去人們的理解中，認(rèn)為記錄管理只是一項(xiàng)行政工作。然而，隨著時(shí)代的變遷和信息時(shí)代的到來(lái)，我們希望不會(huì)實(shí)現(xiàn)的信息傳遞和共享可以在幾秒鐘內(nèi)完成。在這個(gè)時(shí)代背景下，人們對(duì)檔案資料的便利性要求逐漸提高，檔案管理部門應(yīng)該從自身出發(fā)。順應(yīng)時(shí)代潮流，摒棄傳統(tǒng)工作理念，將服務(wù)這一理念貫穿整個(gè)工作過(guò)程中。例如，通過(guò)信息技術(shù)的特點(diǎn)向服務(wù)對(duì)象提供更多樣化和完整的文件信息。并通過(guò)電子文件的特殊分類，方便用戶的查詢等。近年來(lái)，隨著信息化進(jìn)程的逐步推進(jìn)。人們對(duì)檔案管理信息的時(shí)間等各方面需求都越來(lái)越多，日益多樣化，在查詢和提取檔案時(shí)都更加要求高效，所以，檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，結(jié)合社會(huì)大眾的需求，將檔案管理服務(wù)的質(zhì)量盡快提升。

3.2積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式

鑒于實(shí)踐，在傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)的檔案管理中，由于需要面對(duì)大量無(wú)聊的紙質(zhì)材料進(jìn)行不同類別的登記和保管，這不僅耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，而且管理人員長(zhǎng)期以來(lái)在這些任務(wù)中不可避免地會(huì)犯錯(cuò)誤。結(jié)果，它將不可避免地導(dǎo)致機(jī)構(gòu)中檔案管理的效率和質(zhì)量的顯著降低。有鑒于此，這就要求絕大多數(shù)機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)應(yīng)積極改變傳統(tǒng)的檔案管理方式。第一，各機(jī)關(guān)，事業(yè)單位應(yīng)積極組織相關(guān)檔案管理人員學(xué)習(xí)，從思想上推及到行動(dòng)，將科學(xué)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用的重要性有充分的認(rèn)識(shí)。然后改變其傳統(tǒng)的檔案管理思想。第二，在改變管理人員的思想后，機(jī)構(gòu)還必須根據(jù)所介紹的檔案管理方面的信息技術(shù)和設(shè)備制定相應(yīng)的定期培訓(xùn)計(jì)劃。這將為快速有效地改變他們的文件管理實(shí)踐奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，在前期工作都做完之后，為了能讓培訓(xùn)達(dá)到預(yù)期的效果，檔案管理相關(guān)部門要結(jié)合實(shí)際情況制定相關(guān)的績(jī)效考核制度，將基于培訓(xùn)內(nèi)容的獎(jiǎng)懲結(jié)合起來(lái)。換句話說(shuō)，檔案管理人員的個(gè)人表現(xiàn)和獎(jiǎng)金與培訓(xùn)評(píng)估的結(jié)果相關(guān)聯(lián)。相反，這一系列相關(guān)措施確保它會(huì)得到回報(bào)，這有助于確保文件管理實(shí)踐得到有效轉(zhuǎn)換。

3.3建立起完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

與傳統(tǒng)檔案管理不同，信息時(shí)代下機(jī)構(gòu)檔案管理中的數(shù)據(jù)庫(kù)是其核心組成部分。這是因?yàn)闄n案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅在很大程度上減少了文件存儲(chǔ)所需的空間和設(shè)備，而且在保證檔案存儲(chǔ)安全性的基礎(chǔ)下也同時(shí)可以將檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值充分利用。所以，基于這種情況，檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)方面重視起來(lái)，將其完善。檔案管理工作的相關(guān)部門需要結(jié)合自己的相關(guān)實(shí)踐工作，建立數(shù)據(jù)庫(kù)目錄，能夠有效利用檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在創(chuàng)建的目錄中輸入相應(yīng)的文件信息數(shù)據(jù)以建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。由于目錄的準(zhǔn)確性和科學(xué)性對(duì)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量有直接影響。因此要格外注意。為此，大多數(shù)政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)之前應(yīng)該準(zhǔn)確分析自己的檔案管理工作對(duì)象，然后建立科學(xué)合理的數(shù)據(jù)庫(kù)目錄。

3.4注重檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作者的培訓(xùn)格外注意，在培訓(xùn)中完善檔案工作者的工作能力，提高他們的綜合素質(zhì)。當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的工作者在實(shí)際檔案管理工作中存在一些不足，有些單位的檔案管理工作人員甚至對(duì)于如何操作計(jì)算機(jī)電腦都存在疑問(wèn)，所以相關(guān)檔案管理部門想要取得長(zhǎng)足進(jìn)步，高素質(zhì)，綜合能力完善的人才是必不可少的。所以檔案管理部門想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在這類方面的培訓(xùn)要加強(qiáng)并重視，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)責(zé)任心。

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