我國科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)的政策建議

李瑛

摘 要：為構(gòu)建科學(xué)合理、有效可行的科技檔案管理體制機(jī)制，推動(dòng)我國科技檔案事業(yè)可持續(xù)科學(xué)發(fā)展?？萍紮n案管理體制機(jī)制是一個(gè)包括思想意識(shí)、法規(guī)制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、組織體系、管理模式、人才隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)投入等各個(gè)層面或要素在內(nèi)的復(fù)雜系統(tǒng)。構(gòu)建和完善我國科技檔案管理體制，應(yīng)以提高思想意識(shí)為前提，以健全法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為基礎(chǔ)，以優(yōu)化組織體系和管理模式為關(guān)鍵，以加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)和經(jīng)費(fèi)投入為保障。本文分析了應(yīng)用科技檔案的意義，提出了科技檔案管理解決方法。

關(guān)鍵詞：科技檔案；管理體制：問題

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了各行業(yè)管理效率的提升，使其工作水平得到有效提高。檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有重要作用，對(duì)社會(huì)發(fā)展水平提升有積極影響?，F(xiàn)代化進(jìn)程的加快使社會(huì)對(duì)檔案管理提出了新的要求，需要提供良好管理制度，實(shí)現(xiàn)其管理工作效率的提升?？萍紮n案管理體制影響著實(shí)際管理質(zhì)量，是實(shí)現(xiàn)科技檔案資源充分利用的依據(jù)，為此要重視檔案管理體制的完善。以下將對(duì)科技檔案管理體制主要內(nèi)容進(jìn)行分析，探討其管理過程中存在的問題，提出有效解決措施，為檔案管理水平的提升提供條件。

一、應(yīng)用科技檔案的意義

與其他檔案資料相比，科技檔案具有較高專業(yè)性，涉及范圍廣、信息種類豐富，有著極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性和成套性。科技檔案通常由不同專業(yè)信息資料構(gòu)成，為提高管理效率，需要對(duì)具體資料進(jìn)行分類整理；因?qū)I(yè)類型較多，種類具有多樣性，檔案科技型特點(diǎn)非常突出；科技檔案圍繞單個(gè)的科研項(xiàng)目進(jìn)行，且形成一系列成套的、有規(guī)律的、相應(yīng)的科技文件資料；科技檔案還具有非常強(qiáng)的實(shí)用性，即使在歸檔后，也有很高的利用價(jià)值。在生產(chǎn)、科研、工程設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)建設(shè)以及企業(yè)管理中，科技檔案在整個(gè)檔案中所占的比例逐漸提高，地位也愈加重要。

二、我國科技檔案管理體制機(jī)制現(xiàn)存問題

1、整體檔案意識(shí)薄弱。近年來，越來越多的單位領(lǐng)導(dǎo)和科技工作者認(rèn)識(shí)到，科技檔案是科技工作的依據(jù)、工具和成果，是重要的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)，是國家和社會(huì)的寶貴財(cái)富。但是，仍有不少單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的科技檔案意識(shí)薄弱，管理科技檔案純屬應(yīng)付國家檔案法規(guī)和上級(jí)要求。如中國科學(xué)技術(shù)信息研究所副所長張建民研究員所言，在實(shí)際工作中對(duì)于科技檔案管理，大家往往是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”。清華大學(xué)檔案館薛四新博士認(rèn)為，由于檔案宣傳教育不夠，尤其是檔案法規(guī)制度培訓(xùn)僅局限于檔案系統(tǒng)內(nèi)部人員，使得科研項(xiàng)目成員檔案意識(shí)薄弱。

2、運(yùn)行管理體制缺乏科學(xué)性，落實(shí)不足。保證運(yùn)行機(jī)制的有效性、科學(xué)性，是落實(shí)管理體制的重要條件，是如何實(shí)行管理體制的重要因素，但就目前的科技檔案管理體制落實(shí)現(xiàn)狀來看，缺少一套科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制。比如，在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的歸檔責(zé)任制管理中，各類科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人應(yīng)該嚴(yán)格履行自己在檔案中的義務(wù)，如果在科技項(xiàng)目的委托合同里沒有將這一點(diǎn)充分體現(xiàn)出來，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案義務(wù)就會(huì)形同虛設(shè)，起不到任何作用。

3、科技檔案具有較高的歸檔難度。科研工作本身具有較大的難度，所以很多科研人員經(jīng)常出于保護(hù)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)的考慮，并不配合科研檔案的相關(guān)收集工作，并且也有將職務(wù)據(jù)為己有的私利想法。部分科研人員在科研項(xiàng)目進(jìn)行完畢后，把很多重要內(nèi)容留在自己手中，其中包括該科研項(xiàng)目的試驗(yàn)方法以及相關(guān)數(shù)據(jù)，還有關(guān)的圖紙和關(guān)鍵技術(shù)等等，很多人普遍存在著不愿將這些技術(shù)公布出來的情況，甚至有可能提供虛假數(shù)據(jù)。對(duì)于檔案管理工作人員來說，這些專業(yè)的知識(shí)很少有所涉及，所以在歸檔工作中存在一些困難，并且也無法保證檔案的真實(shí)性和有效性。在當(dāng)前階段，科研領(lǐng)域的相關(guān)工作的體制是項(xiàng)目制，在整個(gè)項(xiàng)目組中，其領(lǐng)導(dǎo)核心往往是項(xiàng)目經(jīng)理或者是其他主持人員。人員構(gòu)成也比較復(fù)雜，經(jīng)常來自不同部門，也可能會(huì)來自于外單位，并且隨著項(xiàng)目進(jìn)程的推進(jìn)，項(xiàng)目人員也會(huì)經(jīng)常產(chǎn)生變動(dòng)。對(duì)于這個(gè)問題，我國也已經(jīng)提出了很多相關(guān)條例和相關(guān)辦法，涉及到了科學(xué)技術(shù)檔案相關(guān)工作和管理方式的內(nèi)容，也有高校檔案管理方面的內(nèi)容，這些條例和辦法都從不同方面規(guī)定了項(xiàng)目主持人的職責(zé)，但是在實(shí)際實(shí)施過程中，檔案部門在科研項(xiàng)目中處于外緣地位，并不具備太大的話語權(quán)，所以檔案管理工作難度非常大，也難以進(jìn)行監(jiān)督，所以這些制度和辦法都沒有很好地落實(shí)，科技方面的檔案經(jīng)常出于非常分散的狀態(tài)，收集起來非常困難。

三、科技檔案管理解決方法

1、強(qiáng)化一切為公的意識(shí)?？蒲袉挝坏慕M織管理部門和領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)所屬職工職業(yè)道德方面的教育，使他們樹立一切為公的意識(shí)，把奉獻(xiàn)精神作為一種道德追求，正確處理好國家、集體以及個(gè)人之間的關(guān)系，處理好人與人之間的合作關(guān)系，以國家利益為主。

2、加強(qiáng)科技保密意識(shí)。保護(hù)國家機(jī)密安全科技檔案是科技活動(dòng)的產(chǎn)物和真實(shí)記錄，為了國家機(jī)密的安全和有利于科學(xué)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展以及科技成果發(fā)明人的權(quán)益，必須對(duì)科技檔案的某些部分進(jìn)行保密。就是在利用時(shí)限定使用范圍，嚴(yán)格遵守保密法規(guī)，該保密的不能內(nèi)外不分，不該保密的不能借故保密影響利用，對(duì)那些有產(chǎn)權(quán)的，更要保護(hù)其產(chǎn)權(quán)不受侵犯。

3、要有廣泛收集，豐富館藏的意識(shí)。日常科技活動(dòng)產(chǎn)生大量的科技文件，我們?cè)谑占須w檔時(shí)，要按事物發(fā)展的規(guī)律，抓住重要環(huán)節(jié)和重要階段，按課題分類進(jìn)行收集。科技活動(dòng)到了成果鑒定階段，就要將課題各個(gè)重要環(huán)節(jié)的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告和相關(guān)的技術(shù)文件等收集齊全，因?yàn)殍b定階段標(biāo)志著課題研究工作的結(jié)束。材料全部形成后，需要認(rèn)真地收集，及時(shí)整理歸檔。檔案工作的主要任務(wù)是收集和保管好檔案，供有關(guān)單位和個(gè)人使用，滿足國民經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展的需要。要做到這幾點(diǎn)就必須豐富館藏，儲(chǔ)備豐富的檔案信息。

4、優(yōu)化科技檔案解密和開放制度

（1）建立依法定密、解密免責(zé)制度。針對(duì)隨意定密、不解密的現(xiàn)象，我國應(yīng)建立定密、解密依法免責(zé)制度。一者，科技工作部門和人員在對(duì)科技檔案進(jìn)行定密時(shí)，只要是嚴(yán)格依法依規(guī)操作，即使是因定密不當(dāng)造成泄密，也應(yīng)該免予追究責(zé)任。這樣，一定程度上可避免定密過寬、過于隨意的現(xiàn)象。二者，科技檔案管理部門和人員在提供科技檔案利用服務(wù)時(shí)，只要是嚴(yán)格依法依規(guī)開放不涉密的科技檔案，即使是提供利用之后造成泄密，也應(yīng)免予追究責(zé)任。這樣，才能打消科技檔案部門和人員因害怕承擔(dān)責(zé)任而不敢開放科技檔案的顧慮。

（2）建立到期自動(dòng)解密制度。對(duì)科技檔案被定密之后，很難啟動(dòng)解密程序的情況，應(yīng)建立到期自動(dòng)解密制度。一方面，要求科技檔案定密部門和人員，在標(biāo)注密級(jí)時(shí)原則上應(yīng)同時(shí)標(biāo)注具體的保密期限、解密時(shí)間或解密條件；另一方面，對(duì)于達(dá)到保密期限、解密時(shí)間或解密條件的科技檔案，即予自動(dòng)解密，科技檔案管理部門無須征求定密部門的同意，即可依法依規(guī)提供利用服務(wù)。如果對(duì)于達(dá)到原定保密期限、解密時(shí)間或解密條件的科技檔案，原定密部門認(rèn)為仍須繼續(xù)保密的，應(yīng)提前一定時(shí)間向科技檔案管理部門提出要求。

隨著社會(huì)進(jìn)步發(fā)展，科技檔案管理的重要性逐漸提升。為實(shí)現(xiàn)其管理效率的提升，需要建立完善管理制度，加強(qiáng)制度監(jiān)管，使相關(guān)人員重視性得到提升，促進(jìn)管理質(zhì)量提高，從而為科技檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供條件。

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（作者單位：大唐云南發(fā)電有限公司）