知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化研究

馮靜

[摘 要] 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)已逐漸成為企業(yè)之間的主要競(jìng)爭(zhēng)，知識(shí)管理的理念與實(shí)踐已逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)。文件、檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源。企業(yè)文檔一體化是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，企業(yè)文檔一體化，即從系統(tǒng)、整體的角度，將企業(yè)文件與檔案統(tǒng)籌管理，整合企業(yè)文件與檔案資源，促進(jìn)企業(yè)信息資源建設(shè)與開發(fā)，促進(jìn)企業(yè)知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)。在知識(shí)管理環(huán)境下，企業(yè)可以通過(guò)一體化的文檔管理制度、共享、合作的文化理念、人才建設(shè)等有效措施實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

[關(guān)鍵詞] 知識(shí)管理；文件管理；檔案管理；企業(yè)文檔一體化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 17. 061

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）17- 0160- 02

1 企業(yè)文檔一體化的內(nèi)涵

企業(yè)文件是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)過(guò)程中直接產(chǎn)生和使用的一切信息記錄。企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，企業(yè)檔案可以分為黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、科研開發(fā)類、特殊載體類等。

文檔一體化是把文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用有機(jī)地聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，組織成為一個(gè)科學(xué)的大系統(tǒng)，從整體相互聯(lián)系的角度對(duì)若干子系統(tǒng)進(jìn)行處理、統(tǒng)籌安排，從而達(dá)到減少或消除重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。

企業(yè)文檔一體化就是將企業(yè)文件管理與檔案管理有機(jī)聯(lián)系起來(lái)，從系統(tǒng)、集成的角度對(duì)企業(yè)文件、檔案進(jìn)行管理，從而發(fā)揮文件、檔案的重要作用以及兩者整體的最大價(jià)值，最終實(shí)現(xiàn)從企業(yè)現(xiàn)行文件到企業(yè)檔案的整體優(yōu)化和高效管理。

企業(yè)文檔一體化的具體內(nèi)容包括：文件、檔案生成控制的一體化，流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化是指在文件最初生成階段，應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識(shí)，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對(duì)檔案運(yùn)動(dòng)流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理；信息利用的一體化指對(duì)文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

2 知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化的緊迫性

在知識(shí)管理環(huán)境下，企業(yè)員工同樣意識(shí)到知識(shí)的重要價(jià)值，員工急需在企業(yè)中營(yíng)造知識(shí)共享的良好環(huán)境。文件、檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)，員工的日常工作離不開文件、檔案的支持，員工越來(lái)越重視文件、檔案的服務(wù)利用工作。因此，在知識(shí)管理環(huán)境下，員工要求檔案部門提供高效的檔案信息服務(wù)，要求文件管理、檔案管理的整合，要求文檔一體化管理，促進(jìn)知識(shí)的挖掘、共享和創(chuàng)新。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)逐漸由實(shí)體競(jìng)爭(zhēng)上升為知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)，知識(shí)在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值越來(lái)越重要，知識(shí)管理的理念與實(shí)踐廣泛應(yīng)用到各行業(yè)各領(lǐng)域。

在大量信息存在的“信息爆炸”時(shí)代，人類面對(duì)著各種各樣的信息，信息用戶需要準(zhǔn)確、高效地查找到自己所需要的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、可靠的信息。而文件、檔案記載著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要信息，企業(yè)檔案具有真實(shí)性、完整性、可靠性，企業(yè)文檔價(jià)值日益突顯，為信息用戶提供了真實(shí)的信息保障。因此，企業(yè)文檔一體化管理，開發(fā)文檔信息資源是知識(shí)管理環(huán)境的客觀要求。

知識(shí)管理環(huán)境要求企業(yè)重視知識(shí)，充分挖掘知識(shí)價(jià)值。企業(yè)在進(jìn)行知識(shí)管理的過(guò)程中，通過(guò)知識(shí)收集、整理、應(yīng)用、共享、創(chuàng)新等環(huán)節(jié)，將企業(yè)隱性知識(shí)顯性化，并科學(xué)高效地管理顯性知識(shí)，使企業(yè)員工隨時(shí)隨地地可以找到自己需要的知識(shí)，通過(guò)企業(yè)整體的智慧不斷提高企業(yè)創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)需要進(jìn)行文檔一體化管理，通過(guò)文檔一體化管理促進(jìn)企業(yè)知識(shí)管理，

3 知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化實(shí)現(xiàn)的有利因素

3.1 文件連續(xù)體理論支持

在計(jì)算機(jī)數(shù)字化時(shí)代，電子文件大量產(chǎn)生，為了加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理和控制，檔案學(xué)界提出了文件連續(xù)體理論。文件連續(xù)體理論研究了文件保管形式與業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)環(huán)境的互動(dòng)；將文件置于一個(gè)多元時(shí)空范圍，全方位地考察文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律；突出文件運(yùn)動(dòng)的連續(xù)性和整體性，將文件視為一個(gè)無(wú)須明確分割的連續(xù)統(tǒng)一體。

文件連續(xù)體理論告訴我們文件運(yùn)動(dòng)的連續(xù)性和整體性，突出了文件和檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，強(qiáng)調(diào)了文檔工作者要密切合作，要求文檔工作者從整體和系統(tǒng)的角度，對(duì)文件、檔案進(jìn)行管理，從而保障規(guī)范、科學(xué)地管理文件，保障檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠、完整，減少文檔工作者的重復(fù)勞動(dòng)，提高文檔工作者工作效率，最終有利于促進(jìn)文檔資源的開發(fā)、利用和共享。因此，文件連續(xù)體理論為數(shù)字時(shí)代文檔一體化奠定了理論基礎(chǔ)。

3.2 信息技術(shù)的發(fā)展

知識(shí)管理環(huán)境下，信息技術(shù)不斷發(fā)展，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)文檔一體化提供了有力的技術(shù)支持。一方面，在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支持下，大量電子文件不斷產(chǎn)生，數(shù)字化信息應(yīng)運(yùn)而生，電子文件與紙質(zhì)文件有著很多不同，電子文件流轉(zhuǎn)于計(jì)算機(jī)虛擬環(huán)境中，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持，能夠方便快捷地完成電子文件的形成、流通、在線歸檔等管理，因此，電子文件等數(shù)字化信息的產(chǎn)生有利于整合文件、檔案管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔一體化；另一方面，信息技術(shù)保障了電子文件的安全、真實(shí)、可靠、可讀。元數(shù)據(jù)技術(shù)保障了文件信息的完整，有利于保障歸檔文件的完整、可靠；電子簽名技術(shù)保障了電子文件的真實(shí)性和法律效力；數(shù)據(jù)抽取技術(shù)、智能檢索技術(shù)等有利于方便快捷地完成電子文件的編目工作，準(zhǔn)確地查詢利用文檔信息；信息技術(shù)的集成管理技術(shù)能夠保障文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，有利于實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

3.3 企業(yè)知識(shí)管理實(shí)踐

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的重要資本。企業(yè)在知識(shí)管理過(guò)程中，通過(guò)建立知識(shí)庫(kù)、知識(shí)地圖以及知識(shí)專家的參與和指導(dǎo)，引進(jìn)知識(shí)管理系統(tǒng)，重視知識(shí)的收集、存儲(chǔ)、開發(fā)、共享、創(chuàng)新，企業(yè)文件、檔案記載著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的信息，文檔是企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)，是企業(yè)的顯性知識(shí)，企業(yè)知識(shí)管理的實(shí)踐，有利于重視和開發(fā)企業(yè)文檔價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)文件、檔案的集成一體化管理。同時(shí)企業(yè)員工的工作離不開文檔的支持與幫助，員工在工作過(guò)程中，注重文件、檔案集成管理，注重文檔信息資源的整合，總之，知識(shí)管理的實(shí)踐使企業(yè)員工之間形成知識(shí)共享的廣泛共識(shí)，意識(shí)到知識(shí)的重要性。知識(shí)管理的實(shí)踐，為企業(yè)文檔一體化管理創(chuàng)造了有利的實(shí)踐條件和文化氛圍。

4 知識(shí)管理環(huán)境下實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔一體化的舉措

4.1 建立健全一體化的管理制度

在知識(shí)管理環(huán)境下，企業(yè)進(jìn)行文檔一體化管理，需要從建立健全一體化的管理組織、制定一體化管理制度、進(jìn)行業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等方面努力。

在企業(yè)一體化的管理組織建設(shè)方面，企業(yè)可以通過(guò)建立文檔一體化管理領(lǐng)導(dǎo)組織，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)主要責(zé)任，全面統(tǒng)籌企業(yè)文檔管理工作。同時(shí)將檔案管理職能滲透到企業(yè)各個(gè)部門，各個(gè)部門的主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)當(dāng)部門文檔工作的主要負(fù)責(zé)人，進(jìn)而使文件的形成處理、立卷歸檔和檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用有機(jī)聯(lián)系起來(lái)。

在企業(yè)制定一體化的管理制度方面，企業(yè)可以從文件、檔案的生成控制一體化，文件、檔案管理流程一體化，文檔信息利用一體化等方面進(jìn)行制度規(guī)范。在知識(shí)管理環(huán)境下，企業(yè)知識(shí)管理的制度建設(shè)主要是制定企業(yè)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制和激勵(lì)制度，建立系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)制度，建立有效的企業(yè)知識(shí)傳播制度，建立企業(yè)跨行業(yè)、跨部門的信息和技術(shù)交流機(jī)制和相關(guān)制度等。企業(yè)檔案部門內(nèi)部也需要建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)制，在知識(shí)管理環(huán)境下還要積極建立知識(shí)共享的考評(píng)機(jī)制，以督促企業(yè)檔案部門員工之間以及與其他部門員工的知識(shí)交流與共享。

在企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面，企業(yè)可以制定文檔管理的統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能保障文件管理和檔案管理的有機(jī)銜接。對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)時(shí)，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，應(yīng)參考與檔案部門分類歸檔的一致性。對(duì)文件制定過(guò)程中，文件的格式等要充分考慮檔案管理的要求，保障文件的質(zhì)量，只有這樣，企業(yè)才能夠?qū)崿F(xiàn)文檔一體化管理。

4.2 將共享、合作、協(xié)同理念納入企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)的文化建設(shè)有利于企業(yè)員工之間形成共識(shí)，有利于提高企業(yè)凝聚力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。在知識(shí)管理環(huán)境下，將知識(shí)共享、員工之間密切合作、協(xié)同辦公理念納入企業(yè)文化建設(shè)中，有利于在企業(yè)員工之間達(dá)成知識(shí)共享、員工密切合作、協(xié)同辦公的廣泛共識(shí)，有利于促進(jìn)企業(yè)文檔一體化建設(shè)。

4.3 做好文檔工作者招聘、培訓(xùn)、考核工作，提高員工素質(zhì)

知識(shí)管理環(huán)境下，知識(shí)是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的主要力量，同時(shí)人才是企業(yè)經(jīng)營(yíng)成敗的主要影響因素，因此，知識(shí)管理環(huán)境下，企業(yè)重視人才和知識(shí)的價(jià)值，不斷提高人才素質(zhì)，提高企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力。

知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化管理需要人才的參與和支持。企業(yè)應(yīng)該做好人才建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)文檔一體化管理。在檔案工作者招聘過(guò)程中，要不斷提高專業(yè)人才比例，提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，確保檔案工作者不僅僅局限于檔案實(shí)體保管工作，要將重點(diǎn)放在檔案信息組織、服務(wù)利用方面上。

4.4 建立健全企業(yè)文檔一體化管理系統(tǒng)

在知識(shí)管理環(huán)境下，信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用為企業(yè)實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的目標(biāo)提供了有力支持。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，同樣需要企業(yè)文檔一體化管理系統(tǒng)的有效支持。文檔一體化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，為企業(yè)集成文件管理、檔案管理，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率和工作質(zhì)量提供了可靠保障。

在知識(shí)管理環(huán)境下，企業(yè)不斷引進(jìn)和應(yīng)用知識(shí)管理信息系統(tǒng)，將知識(shí)管理系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)三者有機(jī)結(jié)合起來(lái)，更能實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔一體化管理，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享、創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力。

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)的重要性越來(lái)越突顯，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)已逐漸上升到知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)，所以，企業(yè)越來(lái)越重視知識(shí)管理，通過(guò)知識(shí)管理的努力和實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值、共享和創(chuàng)新，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

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