新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作研究

張曉輝

摘 要 隨著新媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)高校檔案管理工作也隨之開(kāi)始迅猛發(fā)展。新媒體平臺(tái)的出現(xiàn)不僅豐富了高校檔案管理的載體以及傳播形式，同時(shí)也拓寬了高校檔案的空間，促進(jìn)其進(jìn)一步發(fā)展。但是新媒體技術(shù)的發(fā)展給高校檔案管理工作帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也帶來(lái)了許多挑戰(zhàn)。高校是我國(guó)培養(yǎng)人才的重要基地，做好高校檔案管理工作對(duì)于高校的未來(lái)發(fā)展至關(guān)重要。鑒于此，文章對(duì)新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作進(jìn)行研究，期望可以為我國(guó)高校檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞 新媒體；高校；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2018）221-0173-02

現(xiàn)今，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體的新媒體開(kāi)始迅猛發(fā)展。新媒體作為大眾傳媒的主要表現(xiàn)形式，其對(duì)于高校檔案管理工作產(chǎn)生了非常重大的影響。這主要是因?yàn)樾旅襟w能夠承載巨大的數(shù)據(jù)量，因此其受到了廣大檔案管理工作人員的歡迎。新媒體技術(shù)在為檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，其也給檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。要想保證高校檔案管理工作的質(zhì)量，借此使其作用能夠完全發(fā)揮出來(lái)，保障高校教育工作的效率和質(zhì)量，對(duì)新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作進(jìn)行研究就勢(shì)在必行。

1 新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作中存在的不足之處

1.1 缺乏完善的管理制度

現(xiàn)今，我國(guó)絕大多數(shù)高校檔案管理工作之中都沒(méi)有建立一個(gè)完善的檔案管理制度。部分高校檔案管理工作之中雖然建立了檔案管理制度，但是卻沒(méi)有將之落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理制度流于形式。這直接導(dǎo)致高校檔案管理工作人員缺乏足夠的約束，許多檔案管理工作員工在進(jìn)行工作的時(shí)候偷奸?；?，沒(méi)有認(rèn)真完成工作，這直接導(dǎo)致高校檔案利用率大大降低。并且部分員工在工作的時(shí)候偷懶，導(dǎo)致檔案越積越多，同時(shí)他們?yōu)榱税磿r(shí)完成任務(wù)，用非常短的時(shí)間完成檔案整理工作，導(dǎo)致其中出現(xiàn)非常多的錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

1.2 硬件設(shè)施落后

隨著新媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，其開(kāi)始在高校檔案管理工作之中得到應(yīng)用，有效促進(jìn)了高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。但是其也有著新的要求標(biāo)準(zhǔn)，要求高校配備專(zhuān)門(mén)的儀器設(shè)備并不斷對(duì)其進(jìn)行更新。但是由于資金不足等多方面的問(wèn)題，導(dǎo)致當(dāng)前我國(guó)絕大多數(shù)高校之中的檔案管理儀器設(shè)備都過(guò)于陳舊、落后，這不僅會(huì)對(duì)高校檔案管理工作的質(zhì)量造成嚴(yán)重影響，同時(shí)還會(huì)讓檔案管理工作消耗的人力資源大大增加，最終導(dǎo)致高校無(wú)法達(dá)到檔案管理工作的目標(biāo)，并且大大提高了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高了高校的人力成本[1]。

1.3 檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平不足

隨著新媒體技術(shù)在高校檔案管理工作之中的應(yīng)用，高校檔案管理工作的相關(guān)儀器設(shè)備也在不斷更新當(dāng)中。新媒體技術(shù)是一種以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體的新興技術(shù)。因此，高校檔案管理工作對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)水平有了更高的要求標(biāo)準(zhǔn)。要求檔案管理工作人員必須要具備充足的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也要做到一定程度上的了解。特別是在當(dāng)前新興技術(shù)不斷被應(yīng)用到檔案管理工作之中的時(shí)代背景之下，高校檔案管理工作人員要想保證自身不被時(shí)代所淘汰，提高自身的工作效率和工作水平，就必須要不斷地學(xué)習(xí)，提高自身的綜合素質(zhì)。但是以當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理工作人員組成來(lái)看，專(zhuān)業(yè)人員數(shù)量非常少，絕大多數(shù)管理人員年齡都偏大，他們的工作僅限于管，無(wú)法做到管理，同時(shí)現(xiàn)今大部分的檔案管理工作人員對(duì)于這些因素都不夠重視，這就導(dǎo)致高校檔案管理工作人員對(duì)于新媒體建檔的方式不明確，對(duì)于檔案管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)也不夠完善，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代管理手段，最終出現(xiàn)高校檔案管理工作效率和質(zhì)量均不理想的情況。

2 新媒體對(duì)于高校檔案管理工作的作用

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作也隨之不斷創(chuàng)新，但是依然局限在手工管理模式。這一管理模式需要耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力以及時(shí)間成本。通過(guò)將新媒體技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理工作之中能夠有效降低管理成本，同時(shí)在采用新媒體技術(shù)進(jìn)行高校檔案管理工作時(shí)，通過(guò)線上管理系統(tǒng)就可以對(duì)每一個(gè)檔案進(jìn)行排查，效率和質(zhì)量均比較高。并且通過(guò)新媒體途徑的宣傳，更加符合當(dāng)前我國(guó)民眾對(duì)于檔案信息資源利用途徑的需求，其傳播范圍也大大增加，具備較高的普及率，有助于新媒體檔案管理理念的推廣。

3 新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作對(duì)策

3.1 建立完善的檔案管理制度

在新媒體環(huán)境下，高校要想有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，就必須要結(jié)合自身的特點(diǎn)，制定出一個(gè)科學(xué)合理、適合自己的檔案管理制度。首先，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身對(duì)于檔案管理工作的實(shí)際需求對(duì)高校檔案管理制度進(jìn)行完善，并且注意對(duì)檔案管理制度進(jìn)行有效落實(shí)，將權(quán)力責(zé)任落實(shí)到每一位工作人員身上，借此有效在高校檔案管理工作人員心中樹(shù)立一道警戒線，防止工作人員出現(xiàn)工作不認(rèn)真等方面的問(wèn)題。除此之外，高校還應(yīng)當(dāng)將檔案管理制度和考核制度有機(jī)結(jié)合，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核的過(guò)程當(dāng)中，高校應(yīng)當(dāng)注意考核內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋員工的工作全過(guò)程，不能僅將目光放在員工的最終成果之上，借此有效保證考核的公平性和合理性。根據(jù)考核結(jié)構(gòu)高校應(yīng)當(dāng)給予工作表現(xiàn)良好的員工獎(jiǎng)金、升職等獎(jiǎng)勵(lì)，給予工作表現(xiàn)欠佳的員工罰款、開(kāi)除等懲罰，通過(guò)完善的獎(jiǎng)懲制度能夠有效激發(fā)出檔案管理人員的工作積極性，借此不僅能夠有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量，同時(shí)還能夠有效促進(jìn)高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，提高檔案管理工作在高校員工心中的威信力[2]。

3.2 更新相關(guān)硬件設(shè)施

隨著新媒體技術(shù)在高校檔案管理工作之中的應(yīng)用，其也對(duì)高校的硬件設(shè)施提出了新的要求標(biāo)準(zhǔn)，高校原有的硬件設(shè)施現(xiàn)以普遍落后，無(wú)法滿足高校檔案管理工作的實(shí)際需求。對(duì)此高校可以通過(guò)加大對(duì)于檔案管理工作的資金投入，積極引進(jìn)先進(jìn)儀器設(shè)備，對(duì)檔案管理工作的設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代。同時(shí)可以有機(jī)結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新媒體平臺(tái)，借此在高校內(nèi)部建立一個(gè)完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并將所有的檔案信息都錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，借此不僅能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)還能夠有效降低檔案丟失等問(wèn)題的發(fā)生幾率，為工作人員后續(xù)檔案查詢(xún)工作提供便利，在提高了檔案管理工作的工作效率以及檔案管理工作的服務(wù)水平同時(shí)，對(duì)于檔案的保管工作也有著非常大的促進(jìn)作用。

3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

面對(duì)新媒體環(huán)境下檔案管理工作之中存在的工作人員綜合素質(zhì)不足的問(wèn)題，高?？梢酝ㄟ^(guò)以下兩個(gè)方面的內(nèi)容來(lái)建設(shè)一直高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍：首先第一點(diǎn)，高?？梢越ㄔO(shè)一個(gè)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)的專(zhuān)家組成一支專(zhuān)業(yè)化教學(xué)隊(duì)伍，定期對(duì)高校檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，可以有效提升檔案管理工作人員的知識(shí)水平以及工作能力，保障新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量；第二點(diǎn)，高?？梢约哟髮?duì)于招聘工作的資金投入力度，面向全社會(huì)，以高薪資待遇邀請(qǐng)綜合素質(zhì)高的檔案管理人才來(lái)校就職，借此有效建設(shè)出一個(gè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。從而使高校檔案管理工作的作用能夠完全發(fā)揮出來(lái)，切實(shí)提高高校教育工作的效率和質(zhì)量，為我國(guó)培養(yǎng)出更多高素質(zhì)

人才[3]。

除此之外，由于新媒體技術(shù)時(shí)建立在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之上的，因此隨著新媒體技術(shù)在高校檔案管理工作之中的應(yīng)用，其也給檔案管理工作之中的保密工作帶來(lái)了潛在的安全隱患，在實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中，可能會(huì)因?yàn)橛布浖O(shè)施的故障或者他人的惡意攻擊從而導(dǎo)致信息丟失或泄密，導(dǎo)致高校遭受不必要的經(jīng)濟(jì)損失。因此，高校還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的信息安全專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)工作。

3.4 加強(qiáng)檔案工作媒體化的重視

高校檔案工作主要是為教學(xué)、科研以及黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的，要像保證高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量，高校領(lǐng)導(dǎo)人員就必須充分重視該工作并給予其有力的支持。對(duì)此，高校領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，明確檔案工作媒體化的重要性。積極開(kāi)展宣傳活動(dòng)，提高校內(nèi)人員對(duì)于檔案的重視程度，有效提高高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)論

檔案管理工作是高校所有工作之中的重點(diǎn)部分，檔案對(duì)于高校的教學(xué)工作、科研工作以及黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的，它對(duì)于這些工作都有著積極的促進(jìn)作用，可以說(shuō)檔案管理工作直接決定了高校的未來(lái)發(fā)展，其對(duì)于高校至關(guān)重要。新媒體技術(shù)的應(yīng)用為高校檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，但是同時(shí)它也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，在這樣的情況下，要想保證高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量，我國(guó)有識(shí)之士就必須對(duì)新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作中存在的不足之處進(jìn)行研究分析，并在此基礎(chǔ)之上找出解決措施，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]符昌慧.新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)策略[J].檔案與建設(shè)，2018（5）：89-92.

[2]肖蓉.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的探析[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（1）：197-198.

[3]劉亞君.新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)策略[J].鎮(zhèn)江高專(zhuān)學(xué)報(bào)，2017，30（1）：48-50.