三I時代下檔案館的功能拓展研究

文/張 銣

基于三I時代的信息特征和信息素養(yǎng)，檔案館應(yīng)從檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、親民化服務(wù)、弱勢群體強勢表達(dá)服務(wù)、微博微信零距離互動服務(wù)等方面拓展功能，助推檔案事業(yè)新征程新氣象

一、研究背景及問題提出

在Internet即互聯(lián)網(wǎng)的廣泛運用、IT即信息技術(shù)的日新月異、Information即信息的高速增長，特別是“Internet+”影響的時代下，我國檔案事業(yè)迎來蓬勃發(fā)展機遇的同時,也面臨著史無前例的挑戰(zhàn)。這里筆者將Internet、IT、Information 簡稱為三 I，認(rèn)為檔案館在推動新時代檔案事業(yè)新發(fā)展中，理應(yīng)重新審視其功能。

二、三I時代的信息特征和信息素養(yǎng)

（一）三I時代的信息特征

三I時代促使信息生態(tài)多元化，也賦予了信息時代特征，具體表現(xiàn)為：

寬帶化——信息寬帶化建設(shè)不斷加強，據(jù)最新《中國寬帶普及狀況報告》，我國固定寬帶家庭普及率達(dá)到82.0%。

移動化——伴隨4G終端發(fā)展、5G產(chǎn)品蓄勢待發(fā)，智能手機已成為信息處理主流平臺。交流互動幾乎全民微信，衣食住行需要基本手機支付即時完成，政務(wù)服務(wù)、繳費等也逐步實現(xiàn)手機操作。

泛在化——信息網(wǎng)絡(luò)、無線網(wǎng)絡(luò)、移動通信設(shè)備、智能感知手段等無處不在，人們可隨時隨地檢索獲取并利用所需信息。

微型化——微信微博等新媒體相對報紙廣播等傳統(tǒng)媒體傳播的是碎片化信息，如一個表情一個小視頻就可發(fā)布，相對缺少深度提煉。

（二）三I時代的信息素養(yǎng)

信息素養(yǎng)簡單可理解為時代背景下應(yīng)該具備的一種信息基本能力。筆者認(rèn)為三I時代下的信息素養(yǎng)，主要包括信息意識、信息心理、信息知識、信息技術(shù)、信息倫理等，具體可分為基本的信息素養(yǎng)和專業(yè)的信息素養(yǎng)：

1.基本的信息素養(yǎng)

簡單可理解為，人們面對問題時，產(chǎn)生信息需求，進(jìn)而能夠根據(jù)既定目標(biāo)，借助有效方法對海量信息獲取篩選并利用反饋。

2.專業(yè)的信息素養(yǎng)

專業(yè)人員能夠借助專業(yè)的知識理論和先進(jìn)的信息技術(shù)，以一個“內(nèi)行”的身份對海量無序信息整合組織，必要時適當(dāng)滲透自己的見解。同時，及時捕捉信息需求，通過正規(guī)渠道第一時間將信息提供給信息需求方，并追蹤信息發(fā)展動態(tài)。

三、三I時代下檔案館的功能拓展

筆者認(rèn)為，基于三I時代的信息特征和信息素養(yǎng)，檔案館在充分發(fā)揮檔案收集安全保管、檔案利用服務(wù)、信息存儲傳播、文化宣傳教育等功能時，其功能也應(yīng)從以下方面不斷拓展。

（一）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

各地檔案館已紛紛搭乘互聯(lián)網(wǎng)快車開創(chuàng)門戶網(wǎng)站，建設(shè)數(shù)字檔案館，但此乃冰山一角。三I時代下，實體檔案館應(yīng)利用先進(jìn)的信息技術(shù)對館藏檔案全環(huán)節(jié)數(shù)字化加工、網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)提供，實現(xiàn)資源共享和價值最大化利用。同時，還應(yīng)加強對虛擬檔案館手機APP的研發(fā)推廣。

（二）親民化服務(wù)

檔案館理應(yīng)“服務(wù)無邊界，管理無縫隙”，但因體制機制等原因我國檔案館被籠上“高墻大院”“秘密重地”等神秘色彩。隨著社會檔案意識逐漸被“拾起”，人民大眾的查檔需求日益增長，檔案館應(yīng)及時捕捉信息需求,適時改變公眾形象，開展行政效能革命，拉近與民眾的距離。同時，還應(yīng)廣泛收集整合零散的大眾文化和平民記憶，增加親民化服務(wù)廣度。

（三）弱勢群體強勢表達(dá)服務(wù)

這里所謂的弱勢主要指年邁（幼）、身體缺陷、社會地位弱、經(jīng)濟能力差、文化水平低、信息意識薄弱等群體，但不管哪一類，在檔案信息利用中都相對處于弱勢。鑒于此，檔案館應(yīng)在弱勢群體強勢表達(dá)服務(wù)深度、精準(zhǔn)上狠下功夫、久久為功，可效仿同行先例開辟“綠色通道”，如圖書館開設(shè)殘疾人圖書館等。

（四）微博微信零距離互動服務(wù)

全國各地不斷加強政務(wù)微博微信建設(shè)，但據(jù)調(diào)查，大多數(shù)檔案館對微博微信建設(shè)推廣似乎卻“青澀”一邊，存在運營能力弱、政民不互動等問題。筆者以為，微博微信不微，信息傳受雙方能夠彌補彼此之間對于信息的不對稱性。檔案館應(yīng)主動強化微博微信平臺建設(shè)，豐富內(nèi)容、隊伍、工作機制等，發(fā)揮檔案獨特優(yōu)勢，深化推進(jìn)“最多跑一次”事項改革，并在堅持檔案保密性原則的前提下，搞好檔案資政。

四、發(fā)揮檔案館拓展功能的制約因素

（一）信息技術(shù)利用程度不平衡

由于體制建制束縛、財政資金保障、行政行業(yè)壁壘、領(lǐng)導(dǎo)重視程度等因素影響，相比之下，國家省市級檔案館率先積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，采用科學(xué)完備的電子檔案信息管理系統(tǒng)管檔用檔。而一些落后地區(qū)、基層檔案館卻依然停留在“人工管制”階段，工作人員大多是憑“印象”管檔用檔。另外，據(jù)CNNIC報告，截至2018年6月，我國非網(wǎng)民規(guī)模為5.88億，上網(wǎng)技能缺失及文化水平限制也是信息技術(shù)利用的瓶頸。

（二）檔案信息加工組織難度增加

在當(dāng)前信息時代，信息體量大、更新速度快，且滾雪球式傳播，加上因上網(wǎng)技能缺失及文化水平限制造就的互聯(lián)網(wǎng)話語上存在的差距，又必然會引導(dǎo)社會文化的形態(tài)與社會資源的流向，在某種程度上增加了檔案館組織加工信息的數(shù)量和難度。

（三）從業(yè)人員素質(zhì)水平不夠

在三I時代，檔案館功能拓展需要全能型專業(yè)人才，但由于受職業(yè)體面、收入、晉升空間等因素影響，檔案工作人員中看家守業(yè)多，專業(yè)人員少，如約5000人的西安市政人員中檔案專業(yè)畢業(yè)的人員不到10人，而檔案工作人員還經(jīng)常身兼數(shù)職。此外，現(xiàn)有檔案工作人員現(xiàn)代化管理學(xué)識素養(yǎng)普遍偏低，檔案“用戶為中心”的服務(wù)理念薄弱，其他專業(yè)人才缺口也大，如檔案館網(wǎng)站、軟件設(shè)備等運行維護(hù)需要計算機專業(yè)人員，檔案的著錄標(biāo)引需要中文、新聞傳播等專業(yè)人員。

（四）安全問題不容忽視

檔案館的安全形勢依然嚴(yán)峻，自然災(zāi)害、設(shè)備技術(shù)、工作人員職業(yè)操守、檔案數(shù)字化外包等方面存在的不安全因素對檔案館的影響不容忽視。

五、“去障礙化”建議

（一）檔案館館際協(xié)作共謀發(fā)展

檔案館館際協(xié)作已成為時代的需要，館際協(xié)作就是檔案館之間的相互協(xié)調(diào)與配合。各地區(qū)行業(yè)部門的檔案館應(yīng)打破傳統(tǒng)地域限制、行業(yè)體制條塊分割，資源共享，求同存異，協(xié)作指導(dǎo)，優(yōu)勢互補，共建共享，通力打造“建設(shè)一個檔案信息服務(wù)中心、多個檔案館共同使用”的格局。

（二）持續(xù)加強人才隊伍建設(shè)

檔案主管部門可酌情與同級人事主管部門溝通，針對專業(yè)人才量身定制政策，在檔案館工作人員中專業(yè)人才認(rèn)定、崗位管理、薪酬激勵、職稱評定等方面提供服務(wù)保障。

（三）加強安全隱患排查整治

檔案館館藏檔案信息安全關(guān)口前移，定期對設(shè)備、技術(shù)安全進(jìn)行排查整治，對電子檔案信息數(shù)據(jù)實行異地異網(wǎng)備份，如美國的9.11事件后電話網(wǎng)陷入癱瘓，但I(xiàn)nternet卻還照常營運。層層夯實保密崗位主體責(zé)任，檔案工作人員主動把好涉密檔案信息安全關(guān)。加強檔案數(shù)字化中檔案實體與信息安全，強化紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包安全保密管理監(jiān)控。

（四）借鑒“他山之石”，堅持“引智”戰(zhàn)略

放眼國際，國外檔案館建設(shè)及功能發(fā)揮不管是專業(yè)理論體系還是管理技術(shù)經(jīng)驗都比較豐富，如法國檔案新館建設(shè)中堅持人性化的服務(wù)和安全科學(xué)化的管理；新加坡檔案館舉辦在線訪問，旨在滿足日漸增長的在線查詢需求……鑒于此，我國檔案館也應(yīng)放眼國際行業(yè)動態(tài)，積極學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗。

總之，新時代呼喚新思想，在當(dāng)前三I占據(jù)主導(dǎo)地位的時代，檔案館作為國家文化事業(yè)機構(gòu)、科研資料備考基地、信息儲備中心，應(yīng)該正視困難并積極開拓創(chuàng)新，堅定文化自信，消弭信息鴻溝，實現(xiàn)信息公平,助推社會主義檔案事業(yè)新征程新氣象。