國有企事業(yè)單位電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)及對策

文/雷曉婷

電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)來自社會(huì)因素、內(nèi)部因素和自然因素，檔案管理部門應(yīng)建立健全電子檔案管理制度、技術(shù)保障體系和救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，正確有效地管理電子檔案

隨著互聯(lián)網(wǎng)+、云數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，在我國一些國有企事業(yè)單位，電子檔案將逐步替代紙質(zhì)載體而成為當(dāng)今時(shí)代最主要的記錄工具，為公眾提供方便快捷的同時(shí)也帶來新的安全隱患，檔案管理者必須意識到電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)制訂出對策，避免不必要的損失。

一、電子檔案風(fēng)險(xiǎn)形成的主要因素

目前，大多數(shù)國有企事業(yè)單位電子檔案僅僅停留在只會(huì)“用”而不知如何去“管理”，加上檔案管理設(shè)施不全、管理人員的層次不高等等，很多風(fēng)險(xiǎn)還處于潛伏狀態(tài)，如何查清存在的風(fēng)險(xiǎn)、有效遏制風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生是當(dāng)前亟待解決的關(guān)鍵問題。筆者通過在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并查閱參考國內(nèi)外資料，認(rèn)為電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的主要因素分為社會(huì)因素、檔案部門內(nèi)部因素和自然因素三大類。

1.社會(huì)因素

一是檔案主管部門體制設(shè)置不科學(xué)。有些業(yè)務(wù)多頭管理，往往導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清，推諉扯皮現(xiàn)象均有發(fā)生。檔案管理往往不能符合檔案管理的科學(xué)流程，乃至發(fā)生重重的矛盾，更談不上文檔一體化。

二是檔案主管部門不作為。由于種種原因檔案主管部門對于電子文檔的重視不夠，沒有指定或者履行相應(yīng)的政策和相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致電子檔案缺失，部分年久的電子檔案沒有及時(shí)備份，電子檔案信息遺失等等。

2.檔案部門內(nèi)部因素

一是檔案管理業(yè)務(wù)因素。業(yè)務(wù)因素主要有檔案管理的流程和方法，流程的先后順序直接影響檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與好壞。電子檔案的保存不能簡單的復(fù)制，不光要在硬盤或者服務(wù)器中備份，更要有光盤等外部介質(zhì)的備份。例如某單位服務(wù)器發(fā)生病毒后，還可以通過光盤恢復(fù)電子檔案。

二是檔案管理制度因素。在電子檔案管理初期，用紙質(zhì)文件的管理方法管理電子檔案是很多單位的做法，電子檔案尤其特殊性，簡單搬用紙質(zhì)檔案的保存方法往往會(huì)造成檔案的提取失敗。例如在地質(zhì)檔案匯交過程中要求紙電必須匯交，這樣的規(guī)定并不適用于所有的電子文件，像多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件就無法打印成紙質(zhì)，所以在2017年下發(fā)的文件中，明確指出部分文件可以只匯交電子版。

三是信息基礎(chǔ)設(shè)施因素。電子檔案是信息系統(tǒng)的產(chǎn)物，必然受到信息系統(tǒng)的缺陷的制約，比如物理因素，軟件漏洞和硬件差異。物理設(shè)備可能發(fā)生的物理連接錯(cuò)誤、自然老化等問題；軟件自身漏洞的存在影響到系統(tǒng)穩(wěn)定性，并讓病毒等黑客工具、惡意程序有機(jī)可乘，硬件差異更新?lián)Q代較快，使用壽命短，如果不及時(shí)更新將會(huì)帶來更大風(fēng)險(xiǎn)。如某事業(yè)單位檔案部門在對館藏電子檔案進(jìn)行備份的過程中發(fā)現(xiàn)一些光盤信息遺失及部分硬盤打不開，造成檔案信息缺失，反復(fù)查找原因，發(fā)現(xiàn)光盤和硬盤基本無品牌，屬劣質(zhì)產(chǎn)品，存儲介質(zhì)的好壞直接決定了電子檔案是否可以長期保存。

四是人員因素。檔案管理部門的人員是否科班出身，認(rèn)識水平淺顯，觀念淡薄，技能缺乏等嚴(yán)重威脅電子檔案管理的安全與否。2017年對某廳局檔案館8名檔案人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析：從學(xué)歷層次上看，在職研究生1人，大學(xué)本科4人，?？?人，高中1人；從專業(yè)角度上分析，地質(zhì)專業(yè)1人，計(jì)算機(jī)專業(yè)1人，檔案專業(yè)1人，其他專業(yè)5人。檔案管理人員少任務(wù)多，難以完成日益增長的紙質(zhì)檔案管理任務(wù)，更不用說電子檔案的管理。

五是資金因素。信息系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)需要大量的資金保障。檔案的信息化和電子化更需要軟硬件的支持，大部分單位資金審批困難、撥款難上加難，沒有資金的保障，電子檔案的管理也是空談。

3.自然因素

一是館藏場所因素。包括建筑物位置、光線、電磁場、濕度等。保存電子檔案的媒體介質(zhì)，極易受到高溫、高濕等周圍環(huán)境的影響從而會(huì)縮短信息載體的壽命會(huì)導(dǎo)致電子檔案的質(zhì)量缺損。

二是天災(zāi)或人為因素。天災(zāi)是不可抵抗的自然環(huán)境災(zāi)難，而人為是不可預(yù)測的，如水災(zāi)、地震、火災(zāi)等等，必然會(huì)對信息系統(tǒng)造成破壞，損壞電子檔案。如人為的抽煙、電子信號的干擾等，也會(huì)對信息系統(tǒng)造成破壞，損壞電子檔案。

二、電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的對策

1.建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范管理流程

要徹底排除電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)，必須在遵守制度、規(guī)范流程上下功夫。首先，制定網(wǎng)絡(luò)、機(jī)房、服務(wù)器管理規(guī)范，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事；其次，制定電子檔案信息的安全保密制度，檔案信息的發(fā)布必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核，防止失泄密事件的發(fā)生。

2.建立技術(shù)保障體系，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)安全

有些風(fēng)險(xiǎn)因素已經(jīng)出現(xiàn)，但還沒有造成損失。應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)我認(rèn)為：一是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)行物理隔離，所有網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備必須保障無故障運(yùn)行，保證合法用戶的正常和規(guī)范使用；二是使用正規(guī)存儲設(shè)備，實(shí)行加密、容災(zāi)備份、紙電雙套制、異地備份等措施，保證檔案數(shù)據(jù)的安全與完整。三是建立網(wǎng)絡(luò)病毒防護(hù)體系，及時(shí)更新病毒庫，增強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的抵抗能力。

3.建立救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，防止風(fēng)險(xiǎn)事故的發(fā)生

在檔案管理的過程中，有些風(fēng)險(xiǎn)是事先可以預(yù)知的，但有的風(fēng)險(xiǎn)卻是無法預(yù)測的，如火災(zāi)、洪水等災(zāi)害，可以采取一定的預(yù)防措施來避免電子檔案遭到破壞。比如在電子文件保管場所盡量保持穩(wěn)定的溫度和濕度，同時(shí)配置一定的避雷設(shè)備、消防設(shè)備等，保證災(zāi)害發(fā)生時(shí)存儲設(shè)備的完好，存儲介質(zhì)的穩(wěn)定。

4.建立人員培訓(xùn)機(jī)制，適應(yīng)新時(shí)期電子檔案管理的要求

檔案管理人員要經(jīng)常參加網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、檔案相關(guān)知識的培訓(xùn)，才能保證電子檔案信息的完整與齊全，做好檔案的“收、管、用”工作，正確有效地管理電子檔案。

數(shù)字檔案時(shí)代的飛速發(fā)展，電子檔案的數(shù)量也會(huì)與日俱增，檔案工作者只有正確地應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)，才能有效地管理電子檔案，避免國家和人民財(cái)產(chǎn)遭受損失，實(shí)現(xiàn)檔案工作的真正價(jià)值。