事業(yè)單位檔案信息化管理策略

梁劍峰 龔健

摘 要：為了提升檔案管理的有效性，保障檔案信息的安全，檔案管理工作已經(jīng)步入了信息化和現(xiàn)代化的發(fā)展路徑。對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案信息而言，很多內(nèi)容都極具重要性，且對(duì)于后續(xù)工作具有指導(dǎo)性作用。本文結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位當(dāng)中的方案信息化管理工作的優(yōu)勢(shì)及其現(xiàn)狀進(jìn)行了理性分析，在此基礎(chǔ)上提出了改進(jìn)和優(yōu)化的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

我國(guó)的檔案信息管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向全面信息化的方向進(jìn)軍，信息化建設(shè)工作為檔案管理提供了效率效果方面的提升和安全性保障，具有很強(qiáng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)和實(shí)際管理效果。但是，就當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作而言，還存在著一些有待提升的問(wèn)題，這些問(wèn)題牽絆著著事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展力度，應(yīng)予以充分的重視。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢(shì)

事業(yè)單位的檔案信息當(dāng)中重要的內(nèi)容較多，一些紙質(zhì)檔案在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的翻閱之后出現(xiàn)了斷裂或破損，一些檔案隨著歲月的流失變得字跡模糊紙質(zhì)變的脆弱，為檔案管理和修復(fù)工作帶來(lái)了很多困難。而檔案信息化管理的出現(xiàn)，可以將檔案存貯在虛擬空間或電子環(huán)境當(dāng)中，能夠有效避免檔案信息的流失和損毀，對(duì)于存儲(chǔ)的地理位置和環(huán)境條件幾乎沒(méi)有要求。而且傳統(tǒng)的檔案管理需要占用較大的空間，信息化管理則不需要設(shè)置專門的檔案存儲(chǔ)室，能夠節(jié)約一定的空間位置，解決資源占用問(wèn)題，具有使用優(yōu)勢(shì)。

1.2 檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)檔案管理模式下，如果需要進(jìn)行檔案內(nèi)容的查找和使用，需要按照規(guī)定步驟履行借閱手續(xù)，在多種類型的審核通過(guò)之后，即可進(jìn)行檔案內(nèi)容的使用。這種查找及使用模式非常復(fù)雜，會(huì)對(duì)檔案造成一定程度的磨損，如果在借閱過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)了損毀或可以破壞現(xiàn)象，將會(huì)帶來(lái)較為嚴(yán)重的損失。但信息化的檔案在進(jìn)行查找的時(shí)候更為迅捷，不需要進(jìn)行體力勞動(dòng)即可輕松地找出想要的檔案，在使用的過(guò)程當(dāng)中不需要擔(dān)心檔案內(nèi)容的意識(shí)，即便是用戶具有相應(yīng)權(quán)限進(jìn)行了借閱，也不會(huì)為檔案帶來(lái)威脅，具有較強(qiáng)的使用優(yōu)勢(shì)。

2 行政事業(yè)單位在檔案管理上的現(xiàn)狀

2.1 專項(xiàng)管理制度不夠完善

對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案信息管理屬于專門的模塊，但是一部分事業(yè)單位沒(méi)有制定專門的檔案信息管理工作制度，導(dǎo)致一部分檔案信息管理工作始終無(wú)法步入正軌，工作過(guò)程缺乏有效的監(jiān)管，工作結(jié)果缺少合理的評(píng)定。加上一部分事業(yè)單位的日常事務(wù)較多，對(duì)于檔案管理方面的重視普遍不足，使得管理制度的專業(yè)化并非無(wú)法實(shí)現(xiàn)，但卻經(jīng)常被擱置。

2.2 資金投入不足

受到前文當(dāng)中提到的重視不足的影響，一部分事業(yè)單位在檔案信息管理方面的投入較少。具體體現(xiàn)在檔案信息管理當(dāng)中的資源購(gòu)置力不足，人才引進(jìn)方面存在著一定的漏洞，專業(yè)型的技術(shù)手段、設(shè)備設(shè)施、人才精英，往往都不會(huì)出現(xiàn)在檔案管理預(yù)算較少的事業(yè)單位當(dāng)中。

2.3 管理人員的素質(zhì)參差不齊

我國(guó)從事事業(yè)單位的檔案管理的工作人員往往在信息技術(shù)方面具有一定的短板，很多人是在進(jìn)入到崗位之后才開(kāi)始接觸檔案的信息化管理工作，加上事業(yè)單位對(duì)于檔案部門的工作人員的培養(yǎng)力度相對(duì)較弱，很多任務(wù)都需要借助員工的自覺(jué)自學(xué)來(lái)完成。而且當(dāng)前的事業(yè)單位都在實(shí)行改革和壓縮人員編制、推廣人才的聘用制，導(dǎo)致各個(gè)部門的人員流動(dòng)性較大，一些沒(méi)有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員參與到檔案管理的工作實(shí)踐中來(lái)，往往會(huì)造成一定的工作失誤和效率低下等方面的問(wèn)題。

2.4 管理信息化程度低

當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行了信息化建設(shè)工作的實(shí)踐性嘗試，但其信息化的程度相對(duì)較低，不少信息化還停留在保存掃描文件的入門階段，且還有很多事業(yè)單位的檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化管理，檔案信息化管理還存在著不少問(wèn)題。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

3.1 增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)

為解決檔案管理當(dāng)中的一些問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)從增強(qiáng)對(duì)其的重視入手，對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作的實(shí)效性進(jìn)行理性的評(píng)判，理解檔案信息化建設(shè)及其管理的實(shí)際意義，把握事業(yè)單位整體發(fā)展和檔案信息化建設(shè)之間的關(guān)系。應(yīng)優(yōu)先提升管理層對(duì)于檔案管理方面的重視程度，而后通過(guò)管理者的重視對(duì)組織成員進(jìn)行輻射性影響，提升組織整體對(duì)于檔案信息化管理方面的重視程度，提升檔案信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中的資源投入力度，奠定檔案信息化管理的物質(zhì)、精神基礎(chǔ)。

3.2 構(gòu)建檔案數(shù)字化管理制度

國(guó)家檔案局應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行統(tǒng)一安排，通過(guò)科學(xué)的管理制度的設(shè)定，提升當(dāng)前國(guó)家范圍之內(nèi)的電子檔案管理水平，解決當(dāng)前檔案信息化管理無(wú)跡可尋的窘迫現(xiàn)狀，通過(guò)嚴(yán)格的監(jiān)管，減少工作當(dāng)中的懈怠問(wèn)題，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，提升管理的有效性。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案部門的工作人員的精神面貌、專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)，對(duì)檔案管理工作具有最為直接的影響。所以，解決管理方面的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)重視人的作用性，調(diào)整檔案管理人員對(duì)于信息化管理工作的責(zé)任感和重視程度。應(yīng)對(duì)工作人員的日常工作事務(wù)設(shè)定相應(yīng)的衡量指標(biāo)，通過(guò)良性的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，淘汰掉組織當(dāng)中素質(zhì)低下、能力水平不足、責(zé)任感差的害群之馬。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提升對(duì)檔案部門的人才引進(jìn)力度，從物質(zhì)和文化兩方面入手，提升崗位對(duì)于人才的吸引力。此外還應(yīng)以培訓(xùn)和學(xué)習(xí)為助力，提升隊(duì)伍整體的專業(yè)素養(yǎng)和能力水平，改善組織成員對(duì)于檔案方面的認(rèn)識(shí)問(wèn)題，通過(guò)優(yōu)秀的思想來(lái)調(diào)整工作態(tài)度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化及科學(xué)化。

3.4 電子檔案管理水平的提升

應(yīng)當(dāng)將確保檔案信息的完整性和安全性作為管理的重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)當(dāng)前尚未歸檔的紙質(zhì)檔案盡快歸檔，通過(guò)合理的電子檔案信息保密設(shè)計(jì)，讓檔案能夠存儲(chǔ)在相對(duì)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中，做好檔案的備份，減少意外的發(fā)生。

4 結(jié)語(yǔ)

如今我國(guó)大多數(shù)檔案管理部門都已經(jīng)開(kāi)始了信息化建設(shè)工作，為檔案事業(yè)的整體發(fā)展提供了較多的實(shí)質(zhì)性意義。綜觀當(dāng)前的事業(yè)單位檔案信息化管理工作看來(lái)，很多檔案信息管理當(dāng)中的問(wèn)題往往和平臺(tái)搭建沒(méi)有太多的關(guān)系，更多的都是可以進(jìn)行調(diào)整和預(yù)防的可扭轉(zhuǎn)性因素。應(yīng)不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，由檔案信息管理較為薄弱的幾個(gè)方面入手，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作的現(xiàn)代化跨越，推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]姚保華.事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2017（03）：179-180.

[2]夏維，鄒玉娜，閆立金.事業(yè)單位檔案信息化管理研究[J].中外企業(yè)家，2016（21）：198-199.

[3]唐淑鳳.實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化管理[J].科技資訊，2016，14（11）：72-73.

[4]王曼華.推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化管理的舉措分析[J].城建檔案，2014（11）：85-86.

作者簡(jiǎn)介

梁劍峰，湖北廣播電視臺(tái)隨州發(fā)射臺(tái)，大專

龔健，湖北省隨州市隨縣財(cái)政局