機關(guān)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的實施策略

牛雪玲

摘 要：檔案管理工作具有技術(shù)性強、時間跨度大等特點，是機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)控管理工作的重點。在新的歷史時期，機關(guān)事業(yè)單位迎來了改革發(fā)展的新契機，檔案管理工作的深入推進，為檔案管理工作的創(chuàng)新、改革發(fā)展的推動，提供了切實有效的保障。當前，機關(guān)事業(yè)單位紛紛推進檔案管理建設(shè)，在很大程度上提高了檔案管理質(zhì)量。但是，檔案管理專業(yè)化、信息化建設(shè)仍比較滯后，弱化了其在機關(guān)事業(yè)單位工作中的重要性。為此，如何立足新的發(fā)展環(huán)境、新的工作要求，深化檔案管理建設(shè)，是機關(guān)事業(yè)單位創(chuàng)新改革的重點，應在日常管理工作中有效落實。

關(guān)鍵詞：新時期；機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；重要性

機關(guān)單位相對于其他單位，有著自身特有的屬性。在機關(guān)單位里，檔案管理扮演著重要角色，工作中有大量有價值意義的資料需要整理收存，檔案管理過程要經(jīng)過多道程序和途徑，過程相對復雜繁瑣。提升優(yōu)化機關(guān)檔案管理，有助于改善機關(guān)事業(yè)單位工作效率，對機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理和匹配產(chǎn)生重要影響。

1新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.1檔案管理能夠為機關(guān)事業(yè)單位的工作查考提供依據(jù)

檔案管理是一項長期而系統(tǒng)的工作，完善的檔案資料庫能夠為機關(guān)事業(yè)單位的資料查考提供依據(jù)。首先，檔案管理記錄著機關(guān)事業(yè)單位的人事建設(shè)及改革發(fā)展等內(nèi)容。這是對歷史情況和過程的記錄，能夠為單位工作的創(chuàng)新改革，提供資料依據(jù)；其次，檔案資料是單位在實踐活動的產(chǎn)物，有的是當事人的親筆簽署、批示或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，用于機關(guān)查考工作提供依據(jù)；再次，機關(guān)事業(yè)單位工作的系統(tǒng)性、復雜性，需要檔案管理工作的開展，為單位工作的情況、成果等內(nèi)容進行歸檔、整理，進而更好地反映單位的現(xiàn)狀。因此，檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位的重要工作，需要建立完善的工作制度，確保檔案管理工作長期有效的開展。

1.2檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容

深化內(nèi)控管理改革，是新時期機關(guān)事業(yè)單位改革建設(shè)的重要內(nèi)容。首先，檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，為內(nèi)控管理改革創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在環(huán)境；其次，檔案管理為內(nèi)控管理改革提供了依據(jù)，為改革工作方法的制定及推進，夯實了基礎(chǔ)，也保障了內(nèi)控管理改革的全面開展；再次，檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開展、改革的推進，創(chuàng)設(shè)了良好的宣傳陣地。因此，在機關(guān)事業(yè)單位深化改革的當前，應扎實推進檔案管理，并逐漸實現(xiàn)檔案管理信息化。

1.3檔案管理為文書資料管理工作創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在條件

文書資料管理是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容。強化文書資料管理，是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作有效落實的重要保障。首先，通過文書檔案，可以更好地利用檔案資料，提高內(nèi)控管理的質(zhì)量及效率；其次，在文字資料佐證等情況之下，需要文書檔案信息資源作為重要的依據(jù)，以確保檔案資料的準確性；再次，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，為文書資料管理工作提供了更加便捷、準確的檔案信息資料，優(yōu)化了管理工作的環(huán)境。

2機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足

考慮到我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在不足且涉及范圍較廣，本文僅對其中代表性較強的不足進行簡單介紹。（一）管理方式陳舊。雖然近年來我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作實現(xiàn)了信息化升級，但很多機關(guān)單位的檔案管理工作卻仍殘留著過去的痕跡，這種痕跡在檔案資源開發(fā)利用欠缺、不按法定程序擅自銷毀應歸檔保存文件資料等方面均有著較為直觀的體現(xiàn)，檔案管理工作的有效性自然會受到這類情況的嚴重影響。（二）認識水平不足。認識水平不足同樣屬于機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足之一，機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導、員工將檔案管理工作視作后勤類工作便是這一不足的主要表現(xiàn)，這種情況的出現(xiàn)主要是由于檔案管理工作不能凸顯工作成績、不能帶來實際利益，這一認知下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門多由水平差、將近退休的員工組成，檔案管理積極性降低、檔案填寫敷衍了事等問題也很容易因此出現(xiàn)。

3強化機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的應對措施

3.1革新檔案工作管理理念

由于一些機關(guān)單位檔案管理缺乏有效的監(jiān)督機制，相對于軟、硬件不達標而言，檔案管理思想理念的轉(zhuǎn)變更加重要，由于機關(guān)單位屬性特點，應對時代變化能力稍顯滯后，檔案管理理念受傳統(tǒng)思想束縛影響較重，不利于適應新時代發(fā)展。因此要改變這樣局面，首先要改變現(xiàn)階段機關(guān)檔案管理理念，要結(jié)合時代發(fā)展需求，以新理念、新技術(shù)推動機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)高效檔案管理。由于機關(guān)檔案大部分有保密價值，在建檔過程中要不斷提升安全設(shè)置，加強對檔案的安全管理。

3.2強化隊伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)鍵

當前機關(guān)事業(yè)單位干部職工中，對檔案管理工作普遍存在“不愿做”和“不會做”的問題。當務(wù)之急是必須引導人們走出檔案工作的認識誤區(qū)，全力推進檔案管理隊伍建設(shè)，通過建立激勵機制和約束機制的辦法，全力解決檔案管理人員“不愿做”和“不會做”的問題。檔案部門是一個單位的“冷門部門”，多數(shù)檔案管理人員特別是年輕干部很難耐得住寂寞。對此，單位領(lǐng)導要樹立正確的用人觀，重視、關(guān)心、愛護檔案管理人員，要建立行之有效的激勵機制，給檔案管理人員創(chuàng)造一個建功立業(yè)的工作環(huán)境和施展才華的優(yōu)質(zhì)平臺。當前，機關(guān)事業(yè)單位中，從事檔案管理的人員兩極分化現(xiàn)象極為明顯：從事檔案管理工作的要么是剛進單位的年輕干部，要么是臨近退休的老同志。年輕干部檔案管理專業(yè)知識匱乏、老同志不懂現(xiàn)代化辦公軟件。這些都有礙于檔案管理水平的提升。因此，機關(guān)事業(yè)單位的負責同志，一定要抓住檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓這個關(guān)鍵，及時報請上級檔案管理綜合部門從基層的實際出發(fā)，建立面向基層檔案管理人員的高效優(yōu)質(zhì)的教育培訓制度，要立足新形勢下開展檔案工作的實際需要，著眼“補短板”“強效能”，全力提高培訓的針對性和實效性。為有效克服工學矛盾，在培訓的方式上，講究“短、平、快”；在培訓的方法上，實行在職和脫產(chǎn)相結(jié)合，以切實提升檔案工作者的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。

3.3檔案管理庫房利用新技術(shù)、新設(shè)備，全面實現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化

機關(guān)檔案要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，需要全方面對檔案工作進行現(xiàn)代化建設(shè)，首先是檔案庫房管理上要實現(xiàn)現(xiàn)代化，要在檔案室建立現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，要全面應用計算機自動化技術(shù)，庫房內(nèi)文本檔案倉庫內(nèi)要安裝實時監(jiān)控設(shè)備，對室內(nèi)溫度、潮濕、干燥等安全隱患進行自動監(jiān)控和干預，由計算機智能程序負責，確保整個檔案倉庫24小時都會在監(jiān)控下確保安全和防盜，解決了檔案室需要工作人員人工監(jiān)護問題。機關(guān)單位要盡量全面推廣電子文檔，電子文檔具有節(jié)能環(huán)保、內(nèi)容豐富、易于傳遞收藏特點，相對于紙質(zhì)文檔來說具有無與倫比的優(yōu)勢，而且電子文檔更容易檢索應用，使用者可通過移動網(wǎng)絡(luò)輸入相應指令，不受地域限制查閱、下載文檔資料，體現(xiàn)了現(xiàn)代高科技帶給檔案管理使用上的便利。與此同時，機關(guān)檔案管理工作者要積極將原有紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文檔，通過掃描、影像技術(shù)將紙質(zhì)文檔資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)存入相應電子檔案目錄中，這些措施對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作起到優(yōu)化作用。

4結(jié)語

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化過程需要涉及許多復雜的程序，為此需要加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理軟、硬件的環(huán)境建設(shè)，要不斷更新管理理念，提升檔案管理人員自身的管理水平，這樣才能夠不斷實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化目的。

參考文獻

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