交通運輸檔案管理中的問題及優(yōu)化策略之研究

盛芳

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，現(xiàn)階段，我國的各個行業(yè)對于檔案管理工作的要求也越來越嚴格。尤其是對于交通運輸管理部門而言，鐵路、水運、公路 、民航、站場物流、城市客運、郵政工作的檔案數(shù)量日益增多，加大了檔案的日常管理難度。這也就本文主要針對交通運輸檔案管理中的問題和優(yōu)化措施展開討論。

關鍵詞：交通運輸；檔案管理；問題；應對措施

交通運輸檔案的管理是交通運輸管理中比較重要的內(nèi)容。交通運輸?shù)臋n案既能夠反映出交通運輸行業(yè)的發(fā)展狀況，又能夠為交通運輸?shù)墓芾矸绞教峁?shù)據(jù)和資料的支持。但目前，檔案破損、檔案數(shù)據(jù)丟失是檔案管理中比較常見的問題。為了能夠確保檔案管理工作的真實性和完整性，交通運輸部門應該對檔案管理的模式和制度進行創(chuàng)新。

1.交通運輸檔案管理中遇到的問題

1.1檔案管理人員的管理意識薄弱

就目前的檔案管理工作而言，檔案管理人員的管理意識薄弱是檔案管理工作效率不高的最主要的原因[1]。在檔案的管理工作中，大部分的檔案管理人員對于檔案管理工作沒有正確的認識，不了解檔案管理工作的意義。導致其對于檔案資料的收集和整理工作都比較忽視，進而出現(xiàn)了檔案存儲的混亂的現(xiàn)象。長此以往，很容易造成檔案丟失、破損的現(xiàn)象，使得檔案失去了保存的價值。

1.2檔案管理的專業(yè)程度較低

由于交通運輸部門對于檔案管理工作的忽視，導致檔案管理人員的自身能力和水平都存在較大的問題，檔案的管理過程不夠科學。在檔案的管理過程中，由于專業(yè)的技能相對薄弱，部分的管理人員在進行檔案管理的過程中，只是單純的依靠經(jīng)驗的總結(jié)，并不能夠?qū)斍暗男袠I(yè)發(fā)展情況與檔案管理工作相結(jié)合，使得檔案管理工作的質(zhì)量較低，檔案的安全性和完整性得不到保障。

1.3檔案管理的制度存在缺陷

現(xiàn)階段，檔案管理工作的支部不夠完善是導致檔案管理工作效率低的主要原因[2]。在交通運輸行業(yè)的檔案管理中，由于交通運輸部門管理制度的不完善，檔案管理人員對于檔案的日常收集、整理、記錄和保存方面都比較隨意，導致出現(xiàn)檔案混亂的現(xiàn)象。在需要對檔案進行借閱時，很難在第一時間找出相應的檔案，影響了交通運輸部門的工作效率。

2.解決交通運輸檔案管理工作中所遇到問題的措施

2.1加強對于管理人員的培訓，增強其專業(yè)能力

檔案管理人員是檔案管理工作的主體。在交通運輸部門檔案管理工作中，只有管理人員具有較強的專業(yè)能力和素養(yǎng)，才能夠確保檔案管理工作的順利進行。交通運輸部門可以組織現(xiàn)有的檔案管理人員進行專業(yè)化的培訓，擴寬檔案管理人員的視野，讓其對于交通運輸行業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢和現(xiàn)狀有所了解，使得檔案管理人員能夠在學習專業(yè)技能的同時提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，進而促進檔案管理工作的高效進行[3]。另外，交通運輸部門還可以引進專業(yè)型人才。比如在人員招聘的過程中，交通運輸部門要加強對于應聘者專業(yè)知識和技能的考核，又要考核應聘者對于國家的各項法規(guī)、方針、政策的了解程度，同時還要對應聘者的適應能力進行測試，進而選拔出高素質(zhì)、高能力的全能人才，確保其能夠盡快適應檔案管理工作的相關內(nèi)容，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2提高檔案管理的意識

在交通運輸檔案管理的工作中，交通運輸部門應該不斷地提升工作人員的管理意識，增強檔案管理人員對于檔案管理的重視，使得能夠正確的認識到檔案管理的意義，進而能夠嚴格的要求自己，確保檔案管理工作的順利進行。為了能夠提高檔案管理人員的管理意識，首先交通運輸部門領導就應該以身作則，加強對于檔案管理工作的關注程度，進而引起相關工作人員的重視。

2.3對檔案管理的制度進行完善

無規(guī)矩不成方圓。所以對于交通運輸檔案管理工作，交通運輸部門也應該建立相關的制度，以此來對管理人員的自身行為進行規(guī)范與約束 [4]。比如，交通運輸部門可以建立交通運輸檔案管理日常工作制度對管理人員的日常工作內(nèi)容進行規(guī)定；建立檔案保密制度，防止檔案信息泄漏；建立檔案借閱制度對檔案的借閱人員進行登記記錄，確保檔案借閱過程的安全性。

2.4建立信息化的檔案管理模式

信息技術的快速發(fā)展對于人們的生活產(chǎn)生著重要的影響。在交通運輸檔案管理的工作中，相關的工作人員也應該加強對于信息技術的運用，建立信息化的檔案管理模式。在信息化的管理模式下，檔案管理人員可以將紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子版進行儲存。相對于紙質(zhì)檔案而言，電子版的檔案更加的便于儲存、調(diào)閱和查找，可以有效的提高交通運輸檔案管理的效率與質(zhì)量。

比如蒙陰縣交通運輸局在交通運輸檔案的管理中就已經(jīng)采用了信息化的管理模式。蒙陰縣交通運輸局建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并將所有的檔案信息都錄入了計算機中，實現(xiàn)了檔案的電子版儲存[5]。為了能夠確保檔案的安全性，蒙陰縣交通運輸局還對交通運輸檔案管理系統(tǒng)進行了加密處理，檔案的借閱則需要形影的權限。同時對于比較重要的檔案信息，還實施了雙重保護的措施，建立起了數(shù)據(jù)恢復中心，以此來避免數(shù)據(jù)的丟失，確保數(shù)據(jù)的安全性。

3 結(jié)束語

綜上所述，交通運輸檔案管理工作是交通運輸部門比較重要的一項工作內(nèi)容。為了確保檔案管理工作的順利進行，使得檔案的真實性和完整性不受破壞，交通運輸部門應該加強對于管理人員的培訓，增強其專業(yè)能力，并不斷地提高工作人員對于檔案管理的意識，促進檔案管理工作的高效進行。同時，交通運輸管理部門還應該建立完善的檔案管理制度，以此來對管理人員的自身行為進行約束。另外，在交通運輸檔案的管理工作中，管理人員還應該加強對于信息技術的運用，促進檔案管理工作的信息化發(fā)展，為提高我國交通運輸檔案管理水平以及促進交通運輸業(yè)長遠發(fā)展奠定基礎。

參考文獻

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