新形勢(shì)下社保檔案管理存在的問(wèn)題及改善措施

尹敏霞

摘 要：社保檔案屬于民生檔案的重要組成部分，是參保單位和職工權(quán)益的真實(shí)記錄，是社會(huì)保障工作的客觀依據(jù)。新形勢(shì)下，社保業(yè)務(wù)量和檔案數(shù)量與日俱增，社保檔案管理存在著許多問(wèn)題，如何科學(xué)、規(guī)范地管理好社保檔案是關(guān)鍵。本文主要分析了新形勢(shì)下社保檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出加強(qiáng)社保檔案管理的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；社保檔案；問(wèn)題；措施

社保檔案管理是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，在記錄信息、改進(jìn)社保政策、創(chuàng)新社保體系等方面有著重要的參考意義。新形勢(shì)下，社保檔案管理主要存在社保業(yè)務(wù)證明材料復(fù)雜、部門(mén)檔案分散、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等，這就需要我們加強(qiáng)社保檔案管理，做到科學(xué)化、規(guī)范化、法治化。

1 新形勢(shì)下社保檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 社保業(yè)務(wù)證明材料雜多

社保業(yè)務(wù)是需要查閱大量的檔案，復(fù)印或是直接提供眾多的原件資料，因此是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、手續(xù)繁瑣的工作。公民在辦理社保業(yè)務(wù)的過(guò)程中涉及多個(gè)部門(mén)，在到相關(guān)部門(mén)開(kāi)具證明材料時(shí)，也需出具相應(yīng)證明。某一環(huán)節(jié)不能對(duì)號(hào)入座，直接導(dǎo)致社保業(yè)務(wù)不能辦理。例如，在辦理保障性住房過(guò)程中，需社區(qū)介紹信，提供身份證明、戶口證明、婚姻狀況證明，人社局查繳養(yǎng)老保險(xiǎn)，車管所提供無(wú)車輛備案材料，需要提供原單位收入證明、用人單位職工情況證明、房管局查詢房產(chǎn)情況，手續(xù)雜多，需填寫(xiě)許多表格，需多個(gè)部門(mén)簽字蓋章。特別是在辦理退休手續(xù)過(guò)程中，辦理對(duì)象大多為六十歲以上的老年人群，他們?cè)儐?wèn)多，記憶力減退，各部門(mén)工作人員需不厭其煩時(shí)時(shí)提醒，再加上部分人行動(dòng)吃力，給政府部門(mén)和公民都造成諸多不便。

1.2 部門(mén)檔案過(guò)于分散，缺乏有效整合

雖然計(jì)算機(jī)的普及使用讓社保檔案可以得到更好地保存與存儲(chǔ)，但由于社保業(yè)務(wù)涉及部門(mén)機(jī)構(gòu)多，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)不能全覆蓋，紙質(zhì)檔案依然占有相當(dāng)大的比重。再加上各部門(mén)間缺乏共同的操作平臺(tái)，不能互聯(lián)互通，信息不能共享，在社保檔案的管理過(guò)程中，依然會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題[1]。比如，企業(yè)退休人員在辦理退休手續(xù)過(guò)程中，需要原來(lái)的企業(yè)蓋章，原來(lái)的法人簽字。如果中間工作單位發(fā)生過(guò)多次變化，每一個(gè)單位都得跑一趟，均需要開(kāi)具證明。特別是由企業(yè)轉(zhuǎn)到事業(yè)單位的，在工齡銜接上會(huì)出現(xiàn)很大的空擋，手續(xù)更加繁瑣，更難辦理，容易對(duì)個(gè)人造成損失。如原有單位已經(jīng)破產(chǎn)或原單位拍賣(mài)流轉(zhuǎn)，人員流動(dòng)大，法人更換多，一些證明材料難于形成，證據(jù)鏈不足，給職工退休辦理造成很大不便，嚴(yán)重者甚至辦理不了退休。歸根結(jié)底是機(jī)構(gòu)設(shè)置過(guò)于分散，由于各個(gè)機(jī)構(gòu)之間的組織、行為準(zhǔn)則以及行為規(guī)范等都存在差異，各個(gè)部門(mén)之間難以實(shí)現(xiàn)資源信息的共享，致使分散的部門(mén)之間無(wú)法印證和互信，嚴(yán)重阻礙了各部門(mén)之間的資源交換和共享。

1.3 缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

人社部2016年5月出臺(tái)了“關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)人力資源社會(huì)保障領(lǐng)域公共服務(wù)的意見(jiàn)”（以下簡(jiǎn)稱意見(jiàn)），為了方便社保信息自助查詢，意見(jiàn)要求推進(jìn)“電子社?！苯ㄔO(shè)，全面推行社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人權(quán)益記錄網(wǎng)絡(luò)查詢和自助打印服務(wù)。同時(shí)，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，啟動(dòng)全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息庫(kù)建設(shè)工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)信息異地查詢。以某縣為例，全縣共有23個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，且大部分分布在山區(qū)，最偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)距離縣城有300余里。（許多職工到了退休年齡，需要辦理退休，往返一趟縣城需要兩天或者兩天以上的時(shí)間。）有的職工檔案保存在原單位，有的在人事局干部檔案管理中心，有的掛靠在一些私企，有的在個(gè)人開(kāi)辦的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。更有甚者，在自己手中保存，這樣，既不便于管理，也不保證安全。沒(méi)有統(tǒng)一的社保規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，最終導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)之間社保檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)各不相同，交流合作更加困難，資源得不到共享，檔案管理工作更為混亂。

2 加強(qiáng)社保檔案管理的措施

2.1 社保檔案要信息化、現(xiàn)代化

必須提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更新各級(jí)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建部門(mén)檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種手段和渠道，諸如電視臺(tái)，廣告牌，移動(dòng)宣傳車，扶貧下鄉(xiāng)，發(fā)放宣傳品。按照不同類型人員分門(mén)別類，做出參照數(shù)字，讓個(gè)人看得懂，記得死，行得通。建議有條件的地方試運(yùn)營(yíng)便民網(wǎng)，提供信息公開(kāi)，涵蓋信息公開(kāi)、行政審批、公共服務(wù)、縣區(qū)政務(wù)等[2]。讓群眾可以利用微信公眾號(hào)、電腦、自助終端熱線了解國(guó)家政策和各項(xiàng)便民措施，隨時(shí)隨地的享受政務(wù)便捷服務(wù)。讓互聯(lián)網(wǎng)+成為社保檔案的主陣地。

2.2 加快社保檔案管理的一體化進(jìn)程

社保檔案管理—體化是指從社保文書(shū)和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從社保文件的制發(fā)到歸檔管理的全過(guò)程管理，將社保檔案文件處理和檔案管理融為一體。結(jié)合平山縣實(shí)際情況，以縣檔案館為平臺(tái)，以館藏檔案為基礎(chǔ)，把全縣各單位檔案集中歸檔，重新規(guī)范，既要把紙質(zhì)檔案文書(shū)歸類，也要把電子文書(shū)存檔拷貝。不論單位如何變換，檔案文號(hào)始終如一，這樣就避免了一人多崗，一人多位的情況出現(xiàn)。既方便了個(gè)人，也減輕了單位的負(fù)擔(dān)。對(duì)職工檔案的永久保存加上了雙保險(xiǎn)。

2.3 加快社保檔案管理工作的信息化進(jìn)程

長(zhǎng)期以來(lái)檔案部門(mén)始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門(mén)。為滿足檔案信息化要求，采用計(jì)算機(jī)和檔案管理等現(xiàn)代化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便干部職工查閱、利用。實(shí)現(xiàn)公開(kāi)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、制度化?，F(xiàn)在，每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)都設(shè)立了社會(huì)保障所，全部實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)。這樣既方便了基層工作人員，同時(shí)方便了百姓[3]。也減輕了縣級(jí)部門(mén)的負(fù)擔(dān)。社會(huì)保障各部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)要相互合作，共同促進(jìn)社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案管理的利用效率，最大限度的利企便民。

2.4 加強(qiáng)社會(huì)保障檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

由于社保檔案的內(nèi)容非常豐富，具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，而且需要對(duì)其進(jìn)行分析、評(píng)估和信息化管理，這對(duì)社保檔案管理人員配備提出了更高的要求。以平山縣為例，退伍兵員安置，鄉(xiāng)村醫(yī)生待遇，鄉(xiāng)鎮(zhèn)臨時(shí)聘用人員的補(bǔ)償，鄉(xiāng)村代課教師的待遇兌現(xiàn)，扶貧攻堅(jiān)等新情況，新工作，對(duì)檔案人員的科學(xué)配備和精細(xì)化操作提出更高標(biāo)準(zhǔn)。因此，建立健全用人機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)尤為重要。通過(guò)相應(yīng)人才計(jì)劃，提高社保檔案工作人員的素質(zhì)，為建立健全社會(huì)保障體系做出貢獻(xiàn)。

2.5 提高社保檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能

檔案人員的知識(shí)水平和管理能力直接影響群眾的滿意度。社保檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。需列出計(jì)劃，與檔案行政管理部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，積極組織社保檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，以鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門(mén)為單位舉辦各類培訓(xùn)班。積極開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流。必要時(shí)同上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行對(duì)接學(xué)習(xí)，做到“請(qǐng)進(jìn)來(lái)講，送出去學(xué)”。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。

3 結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)社保檔案管理是促使社會(huì)保障體系得到全面發(fā)展的重要途徑，因此必須加強(qiáng)社保檔案管理建設(shè)力度。各級(jí)檔案部門(mén)要與社會(huì)保障職能部門(mén)協(xié)力合作，加快社保檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、一體化進(jìn)程，加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高社保檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能，從而形成社會(huì)保障檔案管理與服務(wù)共同發(fā)展的良好形勢(shì)，推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]郎淑琴. 淺析社保檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 科技視界， 2013（10）：108-108.

[2]徐陽(yáng). 我國(guó)社保檔案管理的法制建設(shè)研究[J]. 北京檔案， 2014（4）：10-13.

[3]劉志剛. 淺談社保檔案管理工作中存在的問(wèn)題[J]. 價(jià)值工程， 2015（2）：164-165.