新時(shí)期提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平的探討

萬(wàn)吉濤

摘 要：在醫(yī)院的發(fā)展中醫(yī)院檔案管理發(fā)揮了極大的促進(jìn)作用，在現(xiàn)階段的管理中因?yàn)獒t(yī)院檔案管理仍有不規(guī)范問(wèn)題存在，針對(duì)此情況應(yīng)加大力度有效解決這些問(wèn)題，以使醫(yī)院檔案管理水平得到提高，提供更多具有價(jià)值的信息，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。對(duì)此，本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，闡述了醫(yī)院檔案管理規(guī)范化管理的意義，并對(duì)提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平的策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化；策略

在醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展甚至衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中，醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化所發(fā)揮的作用都是極為顯著的。作為一種重要的信息資源，醫(yī)院檔案將醫(yī)院的發(fā)展歷程準(zhǔn)確、真實(shí)的反映了出來(lái)。醫(yī)院檔案具有諸多內(nèi)容和種類，融合了眾多門類，如設(shè)備、外事、出版、財(cái)會(huì)、基建、科研、教學(xué)、行政、黨建等，在醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療保健等方面占據(jù)著極為重要的位置。所以醫(yī)院檔案管理規(guī)范化是檔案事業(yè)發(fā)展的重要前提。醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容一般可以分為檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)的規(guī)范性和檔案質(zhì)量的高低有著極為密切的聯(lián)系，而將檔案的規(guī)范收集和規(guī)范整理做好是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。

1 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義

檔案管理在醫(yī)院的內(nèi)部管理中占據(jù)著極為重要的位置，檔案信息包括科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、人力資源檔案等諸多方面，這些都是醫(yī)院發(fā)展中不可或缺的內(nèi)容，收集和保存這些檔案，有利于醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順利開(kāi)展，將更多的有價(jià)值的材料提供給醫(yī)院科研參考[1]。詳細(xì)地講，醫(yī)院的檔案規(guī)范化管理對(duì)醫(yī)院的作用主要有：首先，對(duì)醫(yī)院檔案活動(dòng)的規(guī)范有利，在醫(yī)院的檔案管理中，規(guī)范化管理檔案，可以有序地收集和整理各種資源，同時(shí)合理保存檔案，進(jìn)而不斷提高檔案管理工作水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作的長(zhǎng)足發(fā)展。其次，對(duì)保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全有利。在檔案管理中，因?yàn)橹T多缺乏規(guī)范性的行為造成檔案缺失的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，如在保存檔案的時(shí)候不進(jìn)行存檔記錄，所以容易造成再次利用檔案時(shí)不能順利找到檔案。特別是在信息化過(guò)程中，信息化檔案管理成為大勢(shì)所趨，但是安全隱患是存在于信息化過(guò)程中的嚴(yán)峻問(wèn)題，對(duì)此必須積極加大防范各種安全問(wèn)題的力度，醫(yī)院檔案的規(guī)范化可以確保檔案信息安全，避免一些非法行為利用檔案，從而使檔案資料的齊全性得到保證。

2 提高醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平的策略

2.1 完善醫(yī)療檔案管理制度

第一，檔案本身就具有極強(qiáng)的完整性和真實(shí)性，針對(duì)其管理也應(yīng)是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作。所以，我們將完善的檔案管理制度建立起來(lái)，這樣才能使檔案管理工作向嚴(yán)肅方向發(fā)展。同時(shí)也能將醫(yī)院檔案管理的隨意性和模糊性減少，有序開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作。第二，各科室的檔案管理人員要第一時(shí)間整理日常資料，在醫(yī)院管理中貫穿檔案。第三，科學(xué)設(shè)置檔案管理部門，醫(yī)院應(yīng)將綜合的檔案管理部門建立起來(lái)，并安排專職管理人員組成檔案監(jiān)督小組和管理小組，收集、歸檔和利用全院的檔案，科學(xué)指導(dǎo)和監(jiān)督醫(yī)院的檔案管理。同時(shí)，還應(yīng)將規(guī)范化的檔案庫(kù)建立起來(lái)，針對(duì)如人事檔案、設(shè)備檔案和病案等具有特殊性質(zhì)的檔案，應(yīng)將專門的管理室構(gòu)建起來(lái)，由專人管理，并定期把相關(guān)檔案提交給醫(yī)院綜合檔案管理室。

2.2 不斷提高檔案管理的信息化水平

醫(yī)院檔案管理所包括的內(nèi)容極為廣泛，如分析醫(yī)院發(fā)展中的各種檔案數(shù)據(jù)，以便于醫(yī)院管理者可以作出正確決策，如立足于醫(yī)院的人事檔案，對(duì)醫(yī)院新招聘人員的專業(yè)和數(shù)量等予以確定，可以將將更多有價(jià)值的信息提供給醫(yī)院人力資源工作參考。在促使信息化管理順利實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，應(yīng)確保在完成檔案管理的過(guò)程中可以做到自動(dòng)化辦公[2]。第一，需要對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作信息資源管理的理念予以更新，在不知不覺(jué)中逐漸轉(zhuǎn)變工作人員的思想，以便于更好地有效整合醫(yī)院檔案工作信息資源。第二，在發(fā)展的過(guò)程中，還應(yīng)將必要的硬件條件，以此支持檔案信息化管理的順利進(jìn)行，如配備各種計(jì)算機(jī)、安裝軟件等，要將相對(duì)獨(dú)立的檔案工作數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建起來(lái)，加大保密措施的應(yīng)用力度，使各種信息的安全性得到保證。

2.3 加大人才培養(yǎng)力度

為了促進(jìn)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提高，醫(yī)院應(yīng)將人才培養(yǎng)計(jì)劃制定出來(lái)，重視培養(yǎng)復(fù)合型人才[3]?？梢越柚M(jìn)修學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)等方式，促進(jìn)檔案管理工作人員專業(yè)水平的提高。其次。在招聘相關(guān)人員的時(shí)候，各醫(yī)院也應(yīng)積極引進(jìn)專業(yè)人才，進(jìn)而確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。最后，為了讓工作人員積極主動(dòng)的參與學(xué)習(xí)和工作，各醫(yī)院還應(yīng)立足于實(shí)際情況制定有針對(duì)性的考核晉升機(jī)制，進(jìn)而不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平。

2.4 提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度

醫(yī)院檔案管理長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)都并未引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，醫(yī)院管理干部和教、醫(yī)、研人員的檔案法制觀念較為缺乏，諸多人的依法歸檔自覺(jué)性都有所欠缺，所以十分有必要學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》，要借助積極宣傳檔案工作，促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工檔案意識(shí)的增強(qiáng)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的重要前提，要在重要議事日程中納入檔案管理，當(dāng)作重要工作開(kāi)展，和醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展和規(guī)劃，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及職工都將檔案的重要性充分認(rèn)識(shí)到，這樣才才可以為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供支持，形成全員檔案意識(shí)格局的形成。

2.5 做好檔案的安全好保密工作

在對(duì)檔案安全造成影響的諸多因素中，人是直接影響因素。認(rèn)真能夠有效保障檔案安全，疏忽大意是檔案安全的最大危險(xiǎn)[4]。檔案安全事故的發(fā)生，主要是因?yàn)檎J(rèn)識(shí)不到位、思想不重視，沒(méi)有做好防范引起的，因此，這就需要檔案管理人員務(wù)必要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，將安全意識(shí)作為管理好檔案工作的重要戰(zhàn)略之一。檔案管理人員的主要任務(wù)就是把檔案的安全性和完整性維護(hù)好，這是檔案工作人員的工作目的和基本任務(wù)，在具體工作中檔案人員要堅(jiān)持不造成檔案資料的丟失以及檔案文件發(fā)生損壞的現(xiàn)象，確保檔案文件的有序性，方便查找。醫(yī)院檔案管理工作十分艱巨，檔案管理人員要隨時(shí)牢記，防止丟失、破損檔案現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.6 積極調(diào)研，合作共享

在新形勢(shì)下，醫(yī)院的檔案管理人員不僅要將檔案管理意識(shí)轉(zhuǎn)變，同時(shí)還應(yīng)把整個(gè)行業(yè)的調(diào)研做好，并與其他醫(yī)院建立良好的關(guān)系，到部分檔案管理創(chuàng)新工作做得好的醫(yī)院展開(kāi)調(diào)研，將更多先進(jìn)優(yōu)秀的管理方法和手段掌握到，同時(shí)對(duì)比自己所在醫(yī)院的實(shí)際情況，并進(jìn)行分析，變通利用這些新技術(shù)和新方法。此外，在醫(yī)療行業(yè)中，可以將一種合作共贏的發(fā)展機(jī)制建立起來(lái)，把提升檔案管理水平作為各個(gè)醫(yī)院的重要目標(biāo)，借助共同的分析和分享，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)院發(fā)展甚至社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中檔案管理工作所發(fā)揮的作用都尤為顯著，但是社會(huì)各界還尚未高度中山及其檔案管理工作，怎樣促進(jìn)全社會(huì)全面認(rèn)識(shí)和了解檔案工作，最為關(guān)鍵的是要加大檔案工作的宣傳力度，將檔案工作的影響力擴(kuò)大，使社會(huì)各界的檔案意識(shí)增強(qiáng)，讓人們對(duì)檔案予以了解和重視，為檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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