現(xiàn)代企業(yè)檔案的利用服務工作研究

陳秀明

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，對現(xiàn)代企業(yè)檔案的利用服務工作提出了新要求，企業(yè)檔案是企業(yè)管理的一個重要依據(jù)，能否做好檔案的利用服務工作直接關系到企業(yè)未來能否有一個較好的發(fā)展。本文簡述新經(jīng)濟環(huán)境下現(xiàn)代企業(yè)檔案利用服務的特點與要求，針對現(xiàn)代企業(yè)檔案利用的現(xiàn)狀，提出了一些建議，希望能改善現(xiàn)代企業(yè)檔案的利用服務工作。

關鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案；利用；服務

1 引言

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善和國企改革的進一步深化，現(xiàn)代企業(yè)的性質、職能、經(jīng)營模式都發(fā)生了巨大變化。企業(yè)檔案工作如何走出傳統(tǒng)的思維和工作模式，以適應這一新環(huán)境的變化，進而全面準確地把握企業(yè)變革的脈搏，有效地增進檔案利用服務的功能，成為新時期檔案工作者必須面對的一個嶄新的課題。在新環(huán)境下，做好檔案的利用服務，不僅是社會發(fā)展和經(jīng)濟建設的需要，是現(xiàn)代企業(yè)加強自身經(jīng)營管理、創(chuàng)造經(jīng)濟效益的重要手段，而且也是企業(yè)檔案工作自身價值的充分體現(xiàn)。

2 新經(jīng)濟環(huán)境下現(xiàn)代企業(yè)檔案利用服務的特點與要求

2.1服務對象由組織（單位）向個人延伸

過去企業(yè)檔案的利用者大多數(shù)是各單位、各部門，也就是說檔案工作的服務對象主要是企業(yè)內(nèi)部的各部門。就算有對外服務也是面向的組織，利用者需憑組織介紹信與業(yè)務相關部門接洽后，方可有相關部門的人員將利用者帶到檔案室查找或者代查所需要的檔案，檔案一般情況下不向個人借閱。隨著修改后的《檔案法》以及各省、市檔案局相繼出臺的一系列關乎檔案管理和利用的法律、法規(guī)的頒布和實施，使檔案的利用范圍從以前的為專業(yè)組織、單位服務，逐漸擴大到可以對社會和個人服務。這就要求企業(yè)檔案室這個存儲檔案資源的基地，密切關注普通公民的需要，使檔案信息這種文化資源能夠真正走進千家萬戶。

2.2服務范圍由政治方面向經(jīng)濟、法制領域擴展

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的確立和企業(yè)經(jīng)營自主權的擴大，企業(yè)的中心任務就是發(fā)展生產(chǎn)、多創(chuàng)效益。為適應企業(yè)發(fā)展和變革的需要，檔案的利用需求由原來的政治外調(diào)、審計性查檔，逐步擴展到企業(yè)的經(jīng)濟領域。近幾年隨著企業(yè)業(yè)務和工作范圍的擴大，檔案的利用率逐年上升。在新經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)檔案人員要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，善于把動態(tài)的企業(yè)現(xiàn)實活動與靜態(tài)的檔案信息有機結合起來，做好及時有效的檔案服務，真正把死檔案變?yōu)榛钚畔?，通過服務把檔案的潛在價值具象化為社會效益和經(jīng)濟效益。

2.3服務手段由手工檢索向計算機、網(wǎng)絡方向發(fā)展

人類文明的進步與科學技術的變革是分不開的，隨著信息時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)并且正在發(fā)生越來越深刻的變化。幾十年前，檔案的檢索工作基本上都是靠手工，還沒有一種合理的檢索工具。計算機和網(wǎng)絡的廣泛應用為傳統(tǒng)檔案管理模式的變更帶來契機，主要由自動檢索、自動統(tǒng)計、網(wǎng)上查詢等等。此外，掃描、復制、數(shù)字信息的電子轉換、光盤存儲等高新技術的廣泛運用，已經(jīng)使檔案管理沖破了舊的藩籬，向現(xiàn)代化的管理模式邁進。這就要求檔案人員緊跟時代步伐，適時地編制科學實用的檢索工具來揭示檔案內(nèi)容和成分，以便用戶能迅速、準確地查到所需的檔案資料，真正實現(xiàn)企業(yè)檔案資源信息的共享。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案利用服務的現(xiàn)狀分析

3.1思想意識陳舊

主要表現(xiàn)在三個方面：一是依賴思想。認為檔案室是企事業(yè)單位必不可少的一個部門，端鐵飯碗、吃皇糧天經(jīng)地義，光靠“輸血”自己不“造血”。二是陳舊觀念。長期機關式的工作作風坐等被動服務，你來我調(diào)，你不來我清閑，舒適的環(huán)境、懶散的作風，閉架借閱、守攤等客。三是自我安慰意識。比上不足、比下有余，自我感覺良好，缺乏創(chuàng)造性、激情和活力。

3.2服務功能不全

主要存在三個方面的問題：一是服務對象的局限性。企業(yè)檔案提供服務的對象仍然局限于黨政機關。二是服務項目的單一性。傳統(tǒng)的服務環(huán)境多年一貫制，主要是檔案的借閱利用服務。三是服務手段的滯后性。企業(yè)檔案管理技術方式陳舊落后，多年來沒有擺脫傳統(tǒng)的手工檢索，雖然配置了一些現(xiàn)代化檢索工具，但種類單一、功能不全、效率低下的現(xiàn)象普遍存在。

3.3室藏不豐富

主要存在三個方面的問題：一是室藏書量較多，但質量并不高。庫藏檔案膨脹，大量質量較低的檔案充斥其中，內(nèi)容龐雜、魚目混珠。二是室藏結構單一、門類不全。黨務、政務、財務檔案居多，經(jīng)濟建設和科技檔案較少；紙質檔案占相當比例，其他載體幾乎沒有；公務活動檔案多，私人活動檔案少。三是館藏內(nèi)容重復、價值低廉。尤其是上級機關和同級機關普發(fā)的文件重復最多，由于室藏內(nèi)容的大量重復，降低了儲存信息的含金量。

3.4編研成果水平低

主要存在兩個問題：一是檔案工作還是以檔案保管為重點，只重視檔案的實體管理，使得許多檔案被“塵封”，無人問津。二是企業(yè)檔案人員在編纂檔案材料時缺乏對檔案信息針對性的開發(fā)，忽視了對社會檔案信息需求的研究和預測。究竟市場需要什么樣的信息，我們現(xiàn)在的信息服務應該具有什么樣的模式，尚不清楚。

3.5復合型人才缺乏

人才狀況不能適應新環(huán)境的需求，面對檔案收集、整理、鑒定、利用等方面的復雜情況，面對檔案保管、保護和計算機等高新技術的強烈沖擊，還有許多理論和實踐上的難題需要解決。

4 現(xiàn)代企業(yè)檔案利用服務的建議與對策

4.1檔案工作人員自身方面

企業(yè)檔案管理是一個默默無聞的崗位，但并不意味著檔案人員沒有提升自我的空間。除了職稱的考評之外，檔案工作人員還應不斷提高自身各方面素質，熟悉了解企業(yè)檔案的內(nèi)容及特點，不斷發(fā)掘具有利用價值的檔案信息資源，進行檔案信息資源的整合、編研，不僅為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動創(chuàng)造價值，還能提高自身對于企業(yè)檔案的利用服務的工作能力，全面地、及時地、準確地、有效地為利用者提供利用服務。檔案工作人員的利用服務質量也是展示企業(yè)檔案“親和力”的一種途徑。

4.2企業(yè)員工方面

對于已利用過企業(yè)檔案，檔案意識較強的企業(yè)員工而言，檔案工作人員應多征詢、聽取反饋意見，這是對利用服務工作最直觀的評價，也是完善利用服務工作迫切需要改進的建議。同時，為了破除企業(yè)檔案外借后，檔案人員干等利用者歸還的局面，可建立一定的催還制度，對利用者進行外借期限約束。如將企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與日常文書處理系統(tǒng)相銜接，無論閱覽還是外借服務，均需在檔案管理系統(tǒng)上提請登記，若產(chǎn)生外借利用服務，則檔案管理系統(tǒng)可定期通過日常文書處理系統(tǒng)對利用者進行催還提醒。

4.3企業(yè)檔案信息資源方面

企業(yè)分公司員工相較于本部員工人數(shù)眾多，來本部檔案室利用檔案的頻率也較高，但通常僅需某份企業(yè)檔案的復印件即可，不需外借原件。因此，可考慮分析這類僅需復印件即可，且利用頻率較高的企業(yè)檔案進行掃描，制成電子文件，若企業(yè)員工有利用需要，則可通過企業(yè)檔案管理系統(tǒng)提請登記，經(jīng)審批同意后，檔案工作人員再通過檔案管理系統(tǒng)發(fā)送具有限定性的電子文件，便可大大提高辦事效率。方便快捷的檔案利用服務必然能為企業(yè)檔案的“親和力”加分，并樹立檔案室高效率的工作作風，積聚了企業(yè)發(fā)展的“正能量”。

5 結語

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動的綜合反映和歷史記錄，是維護企業(yè)合法權益的重要依據(jù)，是企業(yè)寶貴的財富合格信息資源?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案利用服務必須緊跟時代的潮流，強化檔案服務功能。只有這樣，才能適應市場經(jīng)濟的要求，企業(yè)的檔案工作才會充滿新的生機和活力。

參考文獻

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