研究”互聯(lián)網+”時代學校檔案管理建設

李明霞

（山東省招遠市西苑學校，山東 招遠 265400）

現(xiàn)階段，雖然越來越多的創(chuàng)新性技術開始融入我國教育領域，為教育工作者提供極大的便利與幫助，但仍舊有部分工作人員會習慣應用傳統(tǒng)的工作手段。在初中院校發(fā)展的過程中，檔案管理工作起到了至關重要的作用。然而大部分初中院校內的檔案都比較復雜，并且容量較大，其中不僅包含全校師生的個人信息，同時也能囊括學校的發(fā)展歷程。單純憑借傳統(tǒng)的人高手段加以管理，不僅會影響工作效率，同時也會威脅到檔案自身的安全性與真實性。

1 互聯(lián)網+時代學校檔案管理建設的現(xiàn)狀

首先，工作量相對較大。近年來，隨著我國教育改革政策的全面推進，越來越多的初中學校開始擴大招生，校內教職人員與學生數(shù)量龐大，每一個人都有針對性的檔案。除此之外，學校還有自身的教研檔案、教育檔案。多種不同形式的檔案堆積到一起，對于檔案管理人員來說，形成了不小的工作壓力。并且，每年學校方面都可能會出現(xiàn)人員變動或工作變動，這些情況也會引發(fā)出不同類型的檔案。如若管理人員自身不具有較高的工作能力、工作意識，很容易會影響到檔案的安全性。

其次，部分初中學校的檔案管理操作標準相對較低。很多初中院校在目前還沒有正確認識檔案管理工作，只是單純的認為檔案管理就是文檔管理、數(shù)據(jù)管理，將其鎖在檔案室內不再過問。很大程度上埋下了安全隱患，也壓制了檔案自身價值的發(fā)揮。

2 互聯(lián)網+時代學校檔案管理建設的措施

2.1 推進檔案數(shù)字化管理

一般來說，初中院校的檔案管理工作都比較復雜，所涉及的檔案類型相對較為豐富。站在客觀角度上來說，可以被劃分成兩大模塊，一種為人事檔案，另一種為教育檔案或科研檔案。

其中，人事檔案主要指的是校內成員的個人信息。例如教職人員的檔案以及學生的檔案；而教育檔案或科研檔案主要指的是初中院校自身在發(fā)展過程中所形成的科研資料、科研成果。人事檔案囊括了學校師生的整體信息。例如學生從初一到初三階段的信息變化以及教職人員的履歷職稱等；而教育檔案、科研檔案則是證明學校實力以及競爭力的重要資料。對兩種檔案加以保存管理，是學校必須要推進的重要工作。

在以往的工作環(huán)境中，很多初中院校并沒有意識到檔案自身的重要性，而草草地將其交付給檔案管理人員進行分類保存。在很大程度上，會威脅到檔案自身的安全性與真實性。同時，傳統(tǒng)的人工管理方法也不利于檔案的應用查詢，直接影響了學校的很多決策工作。

對此，在互聯(lián)網+時代下，初中院校方面需要加強檔案管理工作的智能化、數(shù)字化，借助網絡技術將紙質檔案轉化為電子檔案，并設立專門的檔案管理系統(tǒng)，管理檔案。在做好檔案錄入工作后，檔案管理者需要根據(jù)檔案的性質與類別，對其加以分類。例如哪些屬于學校可以公開的檔案、哪些屬于學校需要機密保存的檔案。根據(jù)不同性質的檔案，設定不同的借閱或搜索標準，嚴格保證檔案信息的安全性、準確性[1]。管理人員還需設立目錄與索引，以完善的檔案管理體系，為初中學校提供檔案服務。

2.2 注重保證檔案安全性

相比于傳統(tǒng)的人工管理方法來說，利用網絡技術實施檔案管理工作，可在很大程度上加強檔案管理的效率以及應用便捷性，同時也能夠避免紙質檔案所遇到的蟲蛀問題、潮濕問題或火災問題。但這并不代表電子檔案就不會出現(xiàn)安全事故。由于檔案管理人員的疏忽，很容易會導致儲存檔案的系統(tǒng)出現(xiàn)崩盤問題或重病毒問題，進而導致檔案遺漏丟失。為了進一步加強檔案管理的安全性，管理人員需要做好以下4點工作。

首先，初中院校方面需要加大設備的資金投入比例。選用先進智能的現(xiàn)代設備，加強檔案管理的安全基礎。同時，檔案管理人員需定期升級設備，并定期檢查檔案情況，確保整個設備處于穩(wěn)定狀態(tài)，防止由于問題或漏洞存在，而無法及時察覺，造成不必要的檔案損失。

其次，在每一次更新學校檔案時，檔案管理人員也需同步更新備份。如此一來，即便檔案管理人員真的不慎丟失或損壞檔案，也能夠及時通過備份加以補充。

再者，初中院校方面需要聘請專業(yè)的網絡技術人員為電子檔案系統(tǒng)設立防火墻。引進先進的現(xiàn)代技術，例如指紋識別、電腦殺毒，以此控制檔案盜取或檔案丟失等問題。

最后，學校方面需要嚴格管理檔案人員的工作標準。例如，在其整合檔案資料或開發(fā)檔案資料時，一定要確保檔案信息處于安全狀態(tài)。在全方位的管理保護下，加強檔案的安全性，充分發(fā)揮互聯(lián)網+時代網絡技術的檔案管理效應。

2.3 完善檔案的管理機制

在互聯(lián)網+時代，雖然推進檔案管理信息化發(fā)展是一項前瞻性的舉動，對于檔案管理工作與學校發(fā)展會起到積極的影響。但倘若直接要求檔案管理工作者替換傳統(tǒng)的檔案管理手段，也會使之面臨較大的壓力，工作中也會由于工作復雜而出現(xiàn)一些障礙或者缺陷。對此，管理工作者需要擬定完整的檔案管理機制與檔案管理流程，在機制流程的輔助下，有針對性地開展操作從檔案入庫到檔案室用細化其中的每一個環(huán)節(jié)，每一個步驟。只有擬定完整的體制與完整的制度，才能夠保證檔案管理工作的順利推進，真正發(fā)揮信息技術的應用價值。

首先，初中院校方面需要提前擬定案子檔案的文件格式，采取統(tǒng)一的標準對檔案加以基本管理。例如文檔類的檔案需要采用txt格式儲存；表格內的檔案需要xls格式儲存；圖片類檔案則需要統(tǒng)一應用jpg格式儲存[2]。以此加強整個檔案的統(tǒng)一性、規(guī)范性，也便于后續(xù)的使用。當檔案格式保持同一狀態(tài)，學生也可自行通過系統(tǒng)瀏覽檔案，而不會由于格式不兼容受到阻礙。

其次，初中學校方面需要加強檔案管理人員的培訓力度與考核力度，定期組織開展檔案管理操作規(guī)范培訓活動。必要時，可聘請校外部門或在校內單獨成立檔案監(jiān)督部門，由這些部門人員對檔案管理人員實施監(jiān)督，保證檔案信息的安全性。

再者，初中學?？梢匀胫悄芑能浖到y(tǒng)。利用系統(tǒng)開展收集檔案管理工作，以完整的操作流程，控制缺陷或隱患的發(fā)生。

最后，學校方面可將校內師生也引入到檔案管理工作中，予以其不同程度的查閱檔案權限。例如，學生有權查閱自己的檔案，但無權修改；教師有權查閱本班學生的檔案，并能夠對其中一些基本信息進行修改。以此減緩管理人員的工作壓力，也能夠進一步提高檔案的更新及時性。

3 結論

總而言之，在互聯(lián)網+時代，初中院校在實施檔案管理工作時，必須要借助現(xiàn)代網絡技術。以網絡平臺為基礎，創(chuàng)新管理理念與管理方法，進一步加強檔案管理工作的智能化與數(shù)字化。一方面，學校需要全力推進檔案數(shù)字化管理任務，加強檔案管理的基本質量。另一方面，檔案管理人員需保證檔案的安全性、真實性，對管理機制管理系統(tǒng)加以進一步的優(yōu)化，借此有效強化檔案管理效率，為初中院校的發(fā)展提供穩(wěn)定支撐。