關(guān)于辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用相關(guān)思考

王興富

摘 要 科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了計(jì)算機(jī)的誕生，而計(jì)算機(jī)的誕生直接推動(dòng)了社會(huì)文明與進(jìn)步。如今，計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，大大推廣了計(jì)算機(jī)的普及程度，計(jì)算機(jī)開始廣泛地應(yīng)用于各種領(lǐng)域。其中，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于辦公室中就是其中之一，極大地方便了辦公，提高了辦公效率，打破了傳統(tǒng)的辦公模式，開始形成一種全新的自動(dòng)化辦公模式。本文針對自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)應(yīng)用作了幾點(diǎn)思考，希望能達(dá)到優(yōu)化辦公系統(tǒng)的目的。

關(guān)鍵詞 計(jì)算機(jī)技術(shù) 辦公自動(dòng)化 應(yīng)用

中圖分類號：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.08.028

Abstract The development of science and technology has promoted the birth of computers， and the birth of computers directly promoted social civilization and progress. Nowadays， the universal application of computers has greatly promoted the popularity of computers， and computers have been widely used in various fields. Among them， the application of computers in the office is one of them， which greatly facilitates office work， improves office efficiency， breaks the traditional office mode， and begins to form a new automated office mode. This article has made some thoughts on automation and computer applications， hoping to achieve the goal of optimizing the office system.

Keywords computer technology； office automation； application

傳統(tǒng)辦公的模式在當(dāng)下已經(jīng)不能滿足人們對辦公處理的需求，正逐漸退出歷史舞臺，以計(jì)算機(jī)為主要載體的自動(dòng)化辦公開始得到普及。相較傳統(tǒng)的辦公模式，自動(dòng)化辦公是一種全新的辦公處理方式，利用計(jì)算機(jī)為主體的先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，極大提高了辦公工作效率；在信息交流方面，辦公自動(dòng)化打破了傳統(tǒng)封閉的模式，以一種開放的形式出現(xiàn)在大眾面前，實(shí)現(xiàn)了信息的全面共享，一定程度上提高了辦公處理能力，增強(qiáng)了教師的教學(xué)效率。

1 辦公自動(dòng)化的相關(guān)內(nèi)容

進(jìn)行信息傳遞、資源的多元整合以及多維思考是辦公自動(dòng)化的核心思想。辦公自動(dòng)化的相關(guān)內(nèi)容是在與傳統(tǒng)辦公的比較中產(chǎn)生的，傳統(tǒng)的辦公通常以人工操作運(yùn)行進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的加工處理，耗時(shí)較長，效率低下并且傳遞信息較封閉，大量有效信息得不到及時(shí)的運(yùn)用與分享。辦公自動(dòng)化的運(yùn)行操作以計(jì)算機(jī)的普遍運(yùn)用為載體，通過運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與設(shè)備，例如文字處理器、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、3D打印技術(shù)使得信息得到全方位的有效共享，打破了傳統(tǒng)辦公因空間阻隔所造成的不便，使信息搜集與處理的速度大大增強(qiáng)，有效增強(qiáng)了人員同步協(xié)作，提高辦公效率。其次，傳統(tǒng)辦公資源整合能力還有待加強(qiáng)，人工的局限性導(dǎo)致多數(shù)資源的流失。而辦公自動(dòng)化通過計(jì)算機(jī)將資源進(jìn)行有效優(yōu)化整合，人機(jī)結(jié)合將資源重新進(jìn)行歸類和整理，一定程度上防止了資源的流失，為教學(xué)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。最后，計(jì)算機(jī)作為人工智能的初級階段，還是在很大程度上給人類提供了強(qiáng)大的思維支持，極大地拓展了人類的思維，提高了辦公人員的思考能力。在進(jìn)行教學(xué)決策和制定教學(xué)方案的時(shí)候可以很好地提供輔助功能，加強(qiáng)人們對信息的認(rèn)識與處理能力，降低教學(xué)無用、教學(xué)效率低下等弊端。由此可見，以計(jì)算機(jī)為載體的信息自動(dòng)化給人們辦公辦學(xué)提供了極大的便利，認(rèn)識這些便利的同時(shí)也必須認(rèn)識到計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)對我們發(fā)出的挑戰(zhàn)，辦公自動(dòng)化需要相關(guān)技術(shù)人員，專業(yè)技術(shù)越純熟越能夠發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用。因此，辦公人員這一塊應(yīng)該成為我們重點(diǎn)加以培訓(xùn)的部分。

2 計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的作用

2.1 降低辦公成本

在今天這樣一個(gè)知識大爆炸的時(shí)代，環(huán)繞在我們周圍的信息越來越多，紛繁復(fù)雜，考驗(yàn)我們的是，我們不僅要有一雙辨別真?zhèn)闻c有效信息的眼睛，還要能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行有效的整合，抓住信息傳遞的小尾巴。我們都知道，信息傳遞最講究的就是信息的時(shí)效性，如果不能把握新鮮的信息，那么我們做事情就不能最快的抓住信息的熱度，長此以往，這種滯后性信息把握會(huì)使我們落后，創(chuàng)新能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上那些能夠及時(shí)準(zhǔn)確掌握信息的人們。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用，一方面，節(jié)約了收集信息所耗費(fèi)的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，降低了信息搜集的資金費(fèi)用及成本；另一方面，以計(jì)算機(jī)為載體的自動(dòng)化辦公規(guī)范了教學(xué)流程，減少了因?yàn)槿肆σ蛩卦斐傻氖д`，明顯提高了辦公效率和高校管理水平。

2.2 優(yōu)化辦公環(huán)境

計(jì)算機(jī)引入辦公以后，解決了傳統(tǒng)辦公中時(shí)間與空間的局限所造成的難題，自動(dòng)化辦公實(shí)現(xiàn)了在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都能辦公的便利。除此之外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)給人們辦公提供便利的同時(shí)也在一定程度上給人們創(chuàng)造了更便利更廣闊的平臺，優(yōu)化了辦公環(huán)境。辦公人員可以突破時(shí)間空間的局限，在互聯(lián)網(wǎng)提供的便利平臺上進(jìn)行交流與合作。辦公自動(dòng)化讓辦公室變成了一個(gè)內(nèi)部信息的交流平臺，借助這個(gè)場所，辦公人員隨時(shí)隨地進(jìn)行內(nèi)部信息的交流，信息的交流始于這個(gè)平臺又超越這個(gè)平臺，使得辦公內(nèi)部煥發(fā)著蓬勃生機(jī)，即使得內(nèi)部的信息通知、文件以及技術(shù)等方面的信息能夠及時(shí)、有效的傳達(dá)。

2.3 提高辦公效率

新時(shí)代的高校建設(shè)，對信息運(yùn)作效率的掌握是對高校發(fā)展的一大挑戰(zhàn)，一定程度上維系這高校的生存與發(fā)展。為此，為了迎合黨中央建設(shè)雙一流的號召，高校辦公要及時(shí)掌握信息的新動(dòng)態(tài)，把握第一手資料，掌握最有價(jià)值的信息，做出科學(xué)的決策，積極為國家建設(shè)培養(yǎng)人才。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)引入高校辦學(xué)，是對計(jì)算機(jī)應(yīng)用的積極有益的拓展，可以讓最具有潛力的有為青年及時(shí)吸收到養(yǎng)分，滿足他們對知識的渴求與對大千世界的獵奇心理。在學(xué)生的帶動(dòng)下，教師的辦公效率不僅提高了，而且在一定程度上，學(xué)校的整體風(fēng)貌也在潛移默化中得到了升華與熏陶。

3 辦公自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)應(yīng)用時(shí)應(yīng)注意的問題

3.1 提高辦公人員的素質(zhì)

辦公自動(dòng)化在辦公過程中固然有很多優(yōu)勢，但它的核心依然需要人工操作才能發(fā)揮其應(yīng)有的最大作用，因此就需要有專業(yè)技術(shù)精湛的技術(shù)人員的操控。然而，教師并非具備精湛的計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是為了教學(xué)的方便和更好的發(fā)展，基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識是必要的。但是對于計(jì)算機(jī)專業(yè)的同學(xué)和教師來說，基礎(chǔ)的技術(shù)知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須進(jìn)行系統(tǒng)的專門訓(xùn)練才能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要和自身的發(fā)展成才的需要。習(xí)近平總書記在北京大學(xué)進(jìn)行師生座談會(huì)的時(shí)候提到，一個(gè)優(yōu)秀教師的衡量標(biāo)準(zhǔn)，其中一項(xiàng)就是過硬的專業(yè)技能，這不僅關(guān)系單個(gè)教師的個(gè)人價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，更關(guān)系著雙一流建設(shè)的成功與否，關(guān)系我們是否進(jìn)入世界大學(xué)排行前列，是否能夠?yàn)閲业闹袊鴫舳瞰I(xiàn)自己的一份力。因此，過硬的專業(yè)技術(shù)是辦學(xué)絕不可忽視的一項(xiàng)。高校各部門、各教師要有使命感、責(zé)任感，努力提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。

3.2 制定規(guī)則，完善相關(guān)管理體系

辦公自動(dòng)化是一套紛繁復(fù)雜的系統(tǒng)，它涉及純熟的技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備等要素組成。要想充分發(fā)揮自動(dòng)化的優(yōu)勢，建立一套完善的體系是非常必要的。一套核心的管理體系最核心的就是要有一套核心的管理思想方針以及能夠應(yīng)對突發(fā)事件的處理能力與水平，在完善管理體系下，做到教師、學(xué)生與學(xué)校的管理體制相融合，緊緊圍繞辦好特色大學(xué)的宗旨進(jìn)行一系列教學(xué)活動(dòng)。教學(xué)各部門還應(yīng)具有不斷開拓進(jìn)取的精神，源源不斷地為教學(xué)注入新鮮的血液，增強(qiáng)高校的生命力。以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化提高了辦公處理能力的同時(shí)，也增強(qiáng)了高校計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，擺在人們面前的一個(gè)亟需解決的問題就是如何與時(shí)俱進(jìn)，最大程度發(fā)揮計(jì)算機(jī)自動(dòng)化的優(yōu)勢。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息如噴泉一樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不斷涌現(xiàn)出來，如果不能優(yōu)化現(xiàn)代辦公模式，配合現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)水準(zhǔn)，就難以充分實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的全部優(yōu)勢。

4 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的具體應(yīng)用

4.1 文字處理技術(shù)的應(yīng)用

文字從產(chǎn)生以來就經(jīng)歷了漫長的發(fā)展過程，伴隨文字的產(chǎn)生，對文字的處理也經(jīng)歷了很長一段時(shí)間的發(fā)展，從最初的手寫發(fā)展到雕版印刷，再到現(xiàn)在的依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)處理文字。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對文字進(jìn)行編輯處理，極大方便了人們的生產(chǎn)生活，長期以來對文字技術(shù)的發(fā)展形成了一套運(yùn)用計(jì)算機(jī)編輯處理文字的現(xiàn)代辦公系統(tǒng)。在現(xiàn)代辦公系統(tǒng)中，對中文字處理是基礎(chǔ)內(nèi)容和必備的技術(shù)要求。利用二級辦公，即WPS、WORD等軟件進(jìn)行文字處理時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)文字錄入編輯、排版設(shè)置的美觀與大方。此外，除了這些軟件，單單就文字“域”方面，就給我們帶來了驚人的便利，更何況還有一些新推出的功能，不得不承認(rèn)，信息技術(shù)的應(yīng)用徹底顛覆了傳統(tǒng)辦公的模式，信息處理自動(dòng)化正以一種新的姿態(tài)不斷走進(jìn)人們的生活中。

4.2 數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

數(shù)據(jù)處理技術(shù)的主要功能就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、分析、整理，目前應(yīng)用最廣泛的數(shù)據(jù)處理軟件就是Excel。運(yùn)用Excel中的數(shù)據(jù)處理功能不僅能夠讓數(shù)據(jù)以一種更加清晰的、直觀的形式展現(xiàn)出來，還可以確保數(shù)據(jù)的簡潔性，使人一目了然。除此之外，還有利于保留數(shù)據(jù)的獨(dú)特性與持久性。對于運(yùn)用自動(dòng)化的教師來說，需要清楚Excel的具體操作功能，可以根據(jù)手中的數(shù)據(jù)與計(jì)算機(jī)有機(jī)結(jié)合，整合出自己想要的數(shù)據(jù)，并能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步的分析與處理。最后，教師需要掌握的一個(gè)獨(dú)特技能是能夠靈活多角度地對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，得到支持教學(xué)的相關(guān)數(shù)據(jù)和結(jié)論。

4.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已涉及到人們生活的方方面面，人們的生活似乎已經(jīng)離不開以計(jì)算機(jī)為載體的信息技術(shù)的應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：一方面，電子郵件在網(wǎng)上的運(yùn)用，各高校各部門既是彼此獨(dú)立的又是相互連接的。各高校與各部門在互聯(lián)網(wǎng)的橋梁作用下有機(jī)地形成了一個(gè)整體。他們之間主要運(yùn)用電子郵件進(jìn)行溝通，這樣既方便又安全。在整個(gè)信息傳遞的過程中，有效地避免了錯(cuò)誤的出現(xiàn)以及延時(shí)等意外情況的出現(xiàn)，大大增強(qiáng)了信息傳遞的準(zhǔn)確性與安全性。另一方面，運(yùn)用電子視頻的方式進(jìn)行遠(yuǎn)程會(huì)議控制。在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，互聯(lián)網(wǎng)使我們每一個(gè)人緊緊聯(lián)系在一起。以往的會(huì)議都是在會(huì)議開始前進(jìn)行很長時(shí)間的會(huì)議準(zhǔn)備，而且要人員到場才能實(shí)現(xiàn)有效的溝通。但是，現(xiàn)代化的電視會(huì)議應(yīng)用超越了時(shí)間與空間的局限性，隨時(shí)隨地都可以參加會(huì)議，并且在線互動(dòng)探討會(huì)議相關(guān)事宜，極大地提高了辦公人員的工作效率與工作能力。

5 結(jié)語

近些年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和科技的更新?lián)Q代，各個(gè)高校所需處理的事情也越來越多，辦公人員所需處理的信息也越來越復(fù)雜。各高校、各部門要清楚自身的實(shí)際，迎著新時(shí)代的春風(fēng)抓緊進(jìn)行信息技術(shù)的改革與創(chuàng)新，并借此推動(dòng)高校教育的改革與發(fā)展。

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